4.4 Asiakkaan henkilöllisyyden todentaminen osana todentamisprosessia

Luotto- ja finanssilaitosten toteuttamien asiakassuhteen perustamiseen käytettävien etätunnistamisratkaisujen olisi mahdollistettava vähintään seuraavien seikkojen toteaminen osana asiakkaan henkilöllisyyden todentamisprosessia:

• a) luonnollisen henkilön näkyvät tiedot ja toimitetut asiakirjat täsmäävät
• b) jos asiakas on oikeushenkilö, se on mahdollisuuksien mukaan julkisesti rekisteröity
• c) jos asiakas on oikeushenkilö, sitä edustavalla luonnollisella henkilöllä on oikeus toimia sen puolesta.

Jos asiakassuhteen perustamiseen käytettävään etätunnistamiseen sisältyy biometristen tietojen käyttö asiakkaan henkilöllisyyden todentamiseen, luotto- ja finanssilaitosten olisi varmistettava, että biometriset tiedot ovat riittävän ainutkertaisia, jotta ne voidaan yksiselitteisesti yhdistää yhteen luonnolliseen henkilöön. Luotto- ja finanssilaitosten tulisi käyttää vahvoja ja luotettavia algoritmeja todentaakseen, että toimitetussa henkilöllisyysasiakirjassa annetut biometriset tiedot vastaavat kyseistä asiakasta. Tilanteissa, joissa ratkaisu ei tarjoa vaadittua luotettavuustasoa, olisi toteutettava lisätarkastuksia.

Tilanteissa, joissa toimitetut todisteet ovat laadultaan riittämättömiä, mikä aiheuttaa tulkinnanvaraa tai epävarmuutta niin, että se vaikuttaa etätarkastusten suorittamiseen, kyseinen etätunnistamisella toteutettava asiakassuhteen perustaminen olisi keskeytettävä ja aloitettava uudelleen tai se olisi toteutettava henkilökohtaisen todentamisen avulla.

Jos luotto- ja finanssilaitokset käyttävät etätunnistamisenratkaisuja, joissa työntekijä ei ole läsnä ja asiakas ei ole vuorovaikutuksessa työntekijän kanssa todentamisprosessin toteuttamiseksi, niiden olisi

• a) varmistettava, että valokuva(t) tai video otetaan asianmukaisissa valaistusolosuhteissa ja että vaaditut ominaisuudet tallentuvat riittävän selkeästi, jotta asiakkaan henkilöllisyys voidaan todentaa asianmukaisesti
• b) varmistettava, että valokuva(t) tai video otetaan asiakkaan suorittaessa todentamisprosessia
• c) suoritettava tarkistuksia reaaliaikaisen läsnäolon toteamiseksi; näihin voi sisältyä menettelyjä, joissa asiakkaan on toteutettava tietty toimi sen varmistamiseksi, että hän on läsnä viestintäistunnossa, tai ne voivat perustua vastaanotettujen tietojen analysointiin edellyttämättä asiakkaalta erityisiä toimia;
• d) käytettävä vahvoja ja luotettavia algoritmeja, joilla todennetaan, vastaavatko otetut valokuvat tai video asiakkaalle kuuluvista virallisista asiakirjoista saatuja kuvia.

Jos luotto- ja finanssilaitokset käyttävät asiakassuhteen perustamisessa etätunnistamisratkaisuja, joissa asiakas on vuorovaikutuksessa todentamisprosessin toteuttavan työntekijän kanssa, niiden olisi

• a) varmistettava, että kuvan ja äänen laatu on riittävä asiakkaan henkilöllisyyden todentamiseksi ja että käytetään luotettavia teknisiä järjestelmiä
• b) varmistettava, että menettelyyn osallistuvalla työntekijällä on riittävät tiedot sovellettavasta rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa koskevasta sääntelystä ja etätodennuksen turvallisuusnäkökohdista sekä riittävä koulutus etätodentamiseen liittyvien vilpillisten tekniikoiden tarkoituksellisen tai tietoisen käytön estämiseksi sekä niiden havaitsemiseksi ja niihin reagoimiseksi
• c) laadittava haastatteluopas, jossa määritellään etätodentamisprosessin seuraavat vaiheet sekä työntekijältä edellytettävät toimet. Haastatteluoppaassa olisi oltava ohjeita sellaisten psykologisten tekijöiden tai muiden piirteiden havainnoinnista ja tunnistamisesta, jotka saattavat merkitä epäilyttävää käyttäytymistä etätodentamisen aikana.

Luotto- ja finanssilaitosten olisi mahdollisuuksien mukaan käytettävä asiakassuhteen perustamisessa etätunnistamisratkaisuja, joissa asiakkaalta edellytetään todentamiseen tarvittavia toimia satunnaisessa järjestyksessä. Näin suojauduttaisiin keinotekoisten henkilöllisyyksien käytön ja käyttöön pakottamisen kaltaisilta riskeiltä. Luotto- ja finanssilaitosten olisi mahdollisuuksien mukaan myös annettava etätodentamisprosessia koskevat tehtävät sattumanvaraisesti niistä vastaavalle työntekijälle, jotta vältetään asiakkaan ja työntekijän välinen vilpillinen yhteistoiminta.

Edellä esitetyn lisäksi ja jos se on oikeassa suhteessa liikesuhteeseen liittyvään rahanpesun ja terrorismin rahoituksen riskiin, luotto- ja finanssilaitosten olisi käytettävä yhtä tai useampaa seuraavista tarkastuksista tai vastaavaa toimenpidettä todentamisprosessin luotettavuuden lisäämiseksi. Tarkastuksiin tai toimenpiteisiin voivat kuulua muun muassa seuraavat:

• a) ensimmäinen maksu suoritetaan asiakkaan nimissä yksin tai jaetusti olevalta maksutililtä, joka on ETA-säännellyssä luotto- tai finanssilaitoksessa tai kolmannessa maassa, jonka rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa koskevat vaatimukset ovat vähintään direktiivin (EU) 2015/849 mukaisia
• b) asiakkaalle lähetetään sattumanvaraisesti luotu koodi, jolla vahvistetaan läsnäolo etätodentamisprosessin aikana. Koodin on oltava kertakäyttöinen ja ajallisesti rajoitettu
• c) biometristen tietojen kerääminen, jotta niitä voidaan verrata muista riippumattomista ja luotettavista lähteistä kerättyihin tietoihin
• d) puhelinyhteys asiakkaaseen
• e) suorapostitukset asiakkaalle (sekä sähköisesti että postitse).

Luotto- ja finanssilaitosten tulisi katsoa 38–43 kohdassa esitettyjen kriteerien täyttyvän, jos ratkaisussa käytetään jotakin seuraavista:

• a) sähköisen tunnistamisen järjestelmät, joista on ilmoitettu asetuksen (EU) N:o 910/2014 9 artiklan mukaisesti ja jotka täyttävät mainitun asetuksen 8 artiklan mukaiset korotetun tai korkean varmuustason kriteerit
• b) asiaankuuluvat hyväksytyt luottamuspalvelut, jotka täyttävät asetuksen (EU) N:o 910/2014 ja erityisesti sen III luvun 3 jakson ja 24 artiklan 1 kohdan toisen kappaleen b alakohdan vaatimukset.