4.4 Accertamento della corrispondenza dell’identità del cliente nel quadro del processo di verifica

Le soluzioni di onboarding a distanza del cliente poste in essere dagli enti creditizi e gli istituti finanziari dovrebbero, come minimo, consentire di accertare quanto segue, nel quadro del processo di verifica:

• a) che vi sia una corrispondenza tra le informazioni visibili della persona fisica e la documentazione fornita;
• b) nel caso in cui il cliente sia una persona giuridica, che sia registrato presso un’autorità pubblica, se applicabile;
• c) nel caso in cui il cliente sia una persona giuridica, che la persona fisica che lo rappresenta sia autorizzata ad agire per suo conto.

Se la soluzione di onboarding remoto del cliente prevede il ricorso a dati biometrici per verificare l’identità del cliente, gli enti creditizi e gli istituti finanziari dovrebbero assicurare che i dati biometrici siano sufficientemente univoci da essere inequivocabilmente collegati a un’unica persona fisica. Gli enti creditizi e gli istituti finanziari dovrebbero utilizzare algoritmi efficaci e affidabili per verificare la corrispondenza tra i dati biometrici indicati nel documento d’identità presentato e il cliente oggetto di onboarding. Laddove la soluzione non fornisca il livello di garanzia necessario, dovrebbero essere effettuati controlli aggiuntivi.

Qualora le informazioni fornite siano di qualità insufficiente, con una conseguente ambiguità

• o incertezza tali da compromettere la corretta esecuzione dei controlli a distanza, il singolo processo di onboarding a distanza del cliente dovrebbe essere interrotto e riavviato o reindirizzato a una verifica de visu.

Se gli enti creditizi e gli istituti finanziari utilizzano soluzioni di onboarding a distanza non presenziate, in cui il cliente non interagisce con un dipendente per l’esecuzione del processo di verifica, essi dovrebbero:

• a) assicurare che le fotografie o i video siano realizzati in condizioni di illuminazione adeguate e che le caratteristiche richieste siano acquisite con la necessaria chiarezza per consentire la corretta verifica dell’identità del cliente;
• b) assicurare che le fotografie o i video siano realizzati nel momento in cui l’acquirente esegue il processo di verifica;
• c) eseguire verifiche per accertare che il cliente sia un essere umano vivo, che possono includere procedure in cui è richiesta un’azione specifica da parte del cliente per verificare la sua presenza nella sessione di comunicazione o che possono essere basate sull’analisi dei dati ricevuti e non richiedere un’azione specifica da parte del cliente;
• d) utilizzare algoritmi efficaci e affidabili per verificare se la/le fotografia/fotografie o i video realizzati corrispondono alla/alle immagine/immagini ottenute dai documenti ufficiali del cliente.

Se gli enti creditizi e gli istituti finanziari utilizzano soluzioni di onboarding a distanza del cliente assistite, in cui il cliente interagisce con un dipendente per l’esecuzione del processo di verifica, essi dovrebbero:

• a) assicurare che la qualità dell’immagine e dell’audio sia sufficiente a consentire la corretta verifica dell’identità del cliente e che siano utilizzati sistemi tecnologici affidabili;
• b) prevedere la partecipazione di un dipendente che abbia una conoscenza sufficiente della normativa AML/CFT applicabile e degli aspetti di sicurezza della verifica a distanza e che abbia una formazione sufficiente per essere in grado di prevedere ed evitare l’uso intenzionale o deliberato di tecniche di inganno associate alla verifica a distanza, nonché per individuarle e reagire in caso siano utilizzate;
• c) elaborare una guida al colloquio che definisca le fasi successive del processo di verifica a distanza e le azioni che il dipendente dovrebbe intraprendere. La guida al colloquio dovrebbe includere indicazioni sull’osservazione e sull’individuazione di fattori psicologici o di altri elementi che potrebbero caratterizzare un comportamento sospetto durante la verifica a distanza.

Ove possibile, gli enti creditizi e gli istituti finanziari dovrebbero utilizzare soluzioni di onboarding a distanza del cliente che includano la casualità nella sequenza di azioni che il cliente deve compiere ai fini della verifica, per proteggersi da rischi quali l’uso di identità sintetiche o la coercizione. Ove possibile, gli enti creditizi e gli istituti finanziari dovrebbero anche prevedere l’assegnazione casuale degli incarichi al dipendente responsabile del processo di verifica a distanza, al fine di evitare la collusione tra il cliente e il dipendente responsabile.

In aggiunta a quanto sopra, e se commisurato al rischio ML/TF associato al rapporto d’affari, gli enti creditizi e gli istituti finanziari dovrebbero utilizzare uno o più dei seguenti controlli o una misura analoga per aumentare l’affidabilità del processo di verifica. Tali controlli o misure possono includere, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, quanto segue:

• a) esecuzione del primo pagamento a valere su un conto intestato o cointestato al cliente presso un ente creditizio o finanziario regolamentato in un paese dello Spazio economico europeo o in un paese terzo nel quale vigono obblighi di AML/CFT di livello analogo a quelli previsti dalla direttiva (UE) 2015/849;
• b) invio al cliente di un codice di accesso generato in modo casuale per confermare la presenza durante il processo di verifica a distanza. Il codice di accesso dovrebbe essere monouso e limitato nel tempo;
• c) acquisizione di dati biometrici per confrontarli con i dati raccolti attraverso altre fonti indipendenti e affidabili;
• d) contatti telefonici con il cliente;
• e) invio diretto di comunicazioni (per via sia elettronica che postale) al cliente.

Gli enti creditizi e gli istituti finanziari dovrebbero considerare soddisfatti i criteri di cui ai paragrafi da 38 a 43 se la soluzione utilizza uno dei seguenti elementi:

• a) regimi di identificazione elettronica notificati ai sensi dell’articolo 9 del regolamento (UE) n. 910/2014 che soddisfano i requisiti relativi a livelli di garanzia «significativi»
• o «elevati» ai sensi dell’articolo 8 di tale regolamento;
• b) servizi fiduciari qualificati pertinenti che soddisfano i requisiti del regolamento (UE)
• n. 910/2014, in particolare il capo III, sezione 3 e l’articolo 24, paragrafo 1, comma 2, lettera b), di tale regolamento.