4.4 Abgleich der Kundenidentität im Rahmen des Überprüfungsverfahrens

Die von den Kredit- und Finanzinstituten implementierten Anwendungen für den Fern-Kundenannahmeprozess sollten im Rahmen des Überprüfungsverfahrens mindestens folgende Kontrollen ermöglichen:

• a) ob die sichtbaren Informationen über die natürliche Person mit den vorgelegten Unterlagen übereinstimmen;
• b) wenn es sich bei dem Kunden um eine juristische Person handelt, ob diese gegebenenfalls in ein öffentliches Register eingetragen ist;
• c) wenn es sich bei dem Kunden um eine juristische Person handelt, ob die natürliche Person, die sie vertritt, berechtigt ist, in ihrem Namen zu handeln.

Wenn die Anwendung für den Fern-Kundenannahmeprozess die Verwendung biometrischer Daten zur Überprüfung der Identität des Kunden einschließt, sollten die Kredit- und Finanzinstitute sicherstellen, dass die biometrischen Daten ausreichend eindeutig sind, um sie unmissverständlich einer einzigen natürlichen Person zuzuordnen. Die Kredit- und Finanzinstitute sollten leistungsstarke und zuverlässige Algorithmen verwenden, um die Übereinstimmung zwischen den biometrischen Daten, die auf dem übermittelten Ausweisdokument angegeben sind, und dem neuen Kunden, mit dem eine Geschäftsbeziehung aufgenommen wird, zu überprüfen. In Fällen, in denen die Anwendung nicht das erforderliche Maß an Zuverlässigkeit bietet, sollten zusätzliche Kontrollen durchgeführt werden.

Wenn die vorgelegten Nachweise von unzureichender Qualität sind, was zu Unklarheiten oder Unsicherheiten führt, sodass die Durchführung von Fernkontrollen beeinträchtigt wird, sollte das jeweilige Verfahren zum Fern-Kundenannahmeprozess unterbrochen und erneut eingeleitet oder zu einer persönlichen Überprüfung weiterverwiesen werden.

Wenn die Kredit- und Finanzinstitute unbegleitete Anwendungen für den Fern-Kundenannahmeprozess nutzen, bei denen der Kunde im Rahmen des Überprüfungsverfahrens nicht mit einem Mitarbeiter interagiert, sollten sie

• a) sicherstellen, dass Fotos oder Videos unter angemessenen Lichtverhältnissen aufgenommen werden und dass die erforderlichen Merkmale mit der notwendigen Klarheit erfasst werden, damit die Identität des Kunden ordnungsgemäß überprüft werden kann;
• b) sicherstellen, dass alle Fotos oder Videoaufnahmen zu dem Zeitpunkt aufgenommen werden, zu dem der Kunde das Überprüfungsverfahren durchführt;
• c) eine Lebendigkeitserkennung durchführen, die Verfahren einschließen kann, bei denen eine bestimmte Handlung des Kunden erforderlich ist, um zu überprüfen, ob er tatsächlich anwesend ist, oder die auf der Analyse der erhaltenen Daten basieren kann, ohne dass eine spezifische Handlung des Kunden erforderlich ist;
• d) leistungsstarke und zuverlässige Algorithmen verwenden, um zu überprüfen, ob die Fotos oder Videoaufnahmen mit den Bildern übereinstimmen, die aus dem amtlichen Dokument oder den amtlichen Dokumenten des Kunden abgerufen wurden.

Wenn die Kredit- und Finanzinstitute begleitete Anwendungen für den Fern-Kundenannahmeprozess nutzen, bei denen der Kunde im Rahmen des Überprüfungsverfahrens mit einem Mitarbeiter interagiert, sollten sie

• a) sicherstellen, dass die Bild- und Audioqualität ausreichend ist, um eine ordnungsgemäße Überprüfung der Identität des Kunden zu ermöglichen, und dass zuverlässige technische Systeme eingesetzt werden;
• b) die Mitwirkung eines Mitarbeiters vorsehen, der über ausreichende Kenntnisse der geltenden Verordnung zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung und der Sicherheitsaspekte der Fernüberprüfung verfügt sowie ausreichend geschult ist, um den vorsätzlichen oder absichtlichen Einsatz von Täuschungstechniken im Zusammenhang mit einer Fernüberprüfung zu antizipieren und zu verhindern und im Falle eines solchen Vorgehens zu reagieren;
• c) einen Interviewleitfaden ausarbeiten, in dem die weiteren Schritte im Rahmen der Fernüberprüfung sowie die vom Mitarbeiter durchzuführenden Maßnahmen festgelegt werden. Der Interviewleitfaden sollte Leitlinien für die Beobachtung und Ermittlung psychologischer Faktoren oder anderer Merkmale enthalten, die für verdächtiges Verhalten bei der Fernüberprüfung kennzeichnend sein können.

Sofern möglich, sollten Kredit- und Finanzinstitute Anwendungen für den Fern-Kundenannahmeprozess nutzen, die Zufälligkeit bei der Reihenfolge der vom Kunden zu Überprüfungszwecken durchzuführenden Maßnahmen einschließt, um sich gegen Risiken wie die Verwendung synthetischer Identitäten oder Nötigung zu schützen. Sofern möglich, sollten die Kredit- und Finanzinstitute dem für die Fernüberprüfung verantwortlichen Mitarbeiter auch Aufträge nach dem Zufallsprinzip erteilen, um Absprachen zwischen dem Kunden und dem verantwortlichen Mitarbeiter zu vermeiden.

Darüber hinaus sollten die Kredit- und Finanzinstitute zur Verbesserung der Zuverlässigkeit des Überprüfungsverfahrens eine oder mehrere der nachfolgend genannten Kontrollen oder eine vergleichbare Maßnahme anwenden, sofern sie dem mit der Geschäftsbeziehung verbundenen Risiko hinsichtlich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung angemessen sind. Diese Kontrollen oder Maßnahmen können unter anderem Folgendes einschließen:

• a) Die erste Zahlung erfolgt über ein Einzel- oder Gemeinschaftskonto des Kunden bei einem regulierten Kredit- oder Finanzinstitut mit Sitz innerhalb des EWR oder in einem Drittland, dessen Anforderungen an die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung mindestens den Vorgaben der Richtlinie (EU) 2015/849 entsprechen.
• b) Dem Kunden wird ein nach dem Zufallsprinzip erstelltes Passwort übermittelt, um die Anwesenheit während der Fernüberprüfung zu bestätigen. Das Passwort sollte ein einmalig zu verwendender und zeitlich begrenzter Code sein.
• c) Es werden biometrische Daten erfasst, um sie mit Daten zu vergleichen, die über andere unabhängige und zuverlässige Quellen erhoben wurden.
• d) Telefonkontakte mit dem Kunden.
• e) Direktmailings (elektronisch und per Post) an den Kunden.

Die Kredit- und Finanzinstitute sollten die in den Absätzen 38 bis 43 genannten Kriterien als erfüllt betrachten, wenn der Anwendung eine der folgenden Optionen zugrunde liegt:

• a) elektronische Identifizierungssysteme, die gemäß Artikel 9 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 notifiziert wurden und die Anforderungen an die Sicherheitsniveaus „substanziell“ bzw. „hoch“ gemäß Artikel 8 dieser Verordnung erfüllen;
• b) relevante qualifizierte Vertrauensdienste, die die Anforderungen der Verordnung (EU) Nr. 910/2014, insbesondere Kapitel III Abschnitt 3 und Artikel 24 Absatz 1 Unterabsatz 2 Buchstabe b der genannten Verordnung erfüllen.