4.4 Corelarea identității clienților în cadrul procesului de verificare

Soluțiile de înregistrare la distanță a clienților puse în aplicare de o instituție de credit și financiară trebuie, ca cerință minimă, să permită următoarele elemente, ca parte a procesului lor de verificare:

• a) există o concordanță între informațiile vizibile ale persoanei fizice și documentația furnizată;
• b) în cazul în care clientul este o persoană juridică, aceasta este înregistrată public, după caz;
• c) în cazul în care clientul este o persoană juridică, persoana fizică care îl reprezintă are dreptul de a acționa în numele său.

În cazul în care soluția de înregistrare la distanță a clienților implică utilizarea de date biometrice pentru a verifica identitatea clientului, instituțiile de credit și financiare trebuie să se asigure că datele biometrice sunt suficient de particulare pentru a fi legate fără echivoc de

• o singură persoană fizică. Instituțiile de credit și financiare trebuie să utilizeze algoritmi puternici și fiabili pentru a verifica concordanța dintre datele biometrice furnizate în documentul de identitate prezentat și clientul care este înregistrat. În situațiile în care soluția nu oferă nivelul necesar de încredere, trebuie aplicate controale suplimentare.

În situațiile în care dovezile furnizate sunt de o calitate insuficientă, conducând la ambiguitate sau incertitudine, astfel încât este afectată efectuarea controalelor la distanță, procesul individual de înregistrare la distanță a clienților trebuie întrerupt și reinițiat sau redirecționat către o verificare față în față.

În cazul în care instituțiile de credit și financiare utilizează soluții de înregistrare la distanță neasistate, în care clientul nu interacționează cu un angajat pentru a efectua procesul de verificare, acestea trebuie:

• a) să se asigure că orice fotografie (fotografii) sau înregistrare video este realizată (sunt realizate) în condiții de iluminare adecvate și că proprietățile necesare sunt captate cu claritatea necesară pentru a permite verificarea corespunzătoare a identității clientului;
• b) să se asigure că orice fotografie (fotografii) sau înregistrare video este realizată (sunt realizate) în momentul în care clientul efectuează procesul de verificare;
• c) să efectueze verificări de detectare a mișcării clientului, care pot include proceduri în cadrul cărora este necesară o acțiune specifică din partea clientului pentru a verifica dacă acesta este prezent la sesiunea de comunicare sau care se pot baza pe analiza datelor primite și nu necesită o acțiune specifică din partea clientului;
• d) să utilizeze algoritmi puternici și fiabili pentru a verifica dacă fotografia (fotografiile) sau înregistrarea video realizată (realizate) corespunde (corespund) fotografiei (fotografiilor) extrase din documentul (documentele) oficial(e) aparținând clientului.

În cazul în care instituțiile de credit și financiare utilizează soluții de înregistrare la distanță a clienților care beneficiază de asistență, în cadrul cărora clientul interacționează cu un angajat pentru a efectua procesul de verificare, acestea trebuie:

• a) să se asigure că imaginea și materialul audio sunt de o calitate suficientă pentru a permite verificarea corespunzătoare a identității clientului și că sunt utilizate sisteme tehnologice fiabile;
• b) să prevadă participarea unui angajat care are suficiente cunoștințe despre reglementările aplicabile în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului și despre aspectele de securitate ale verificării la distanță și care este suficient de instruit pentru a anticipa și a preveni utilizarea intenționată sau deliberată a tehnicilor de înșelăciune legate de verificarea la distanță, precum și pentru a detecta și a reacționa în cazul apariției acestora;
• c) să elaboreze un ghid de interviu care să definească etapele ulterioare ale procesului de verificare la distanță, precum și acțiunile necesare din partea angajatului. Ghidul interviului trebuie să includă orientări privind observarea și identificarea factorilor psihologici sau a altor caracteristici care ar putea caracteriza comportamentul suspect în timpul verificării la distanță.

Atunci când este posibil, instituțiile de credit și financiare trebuie să utilizeze soluții de înregistrare la distanță a clienților care să includă elemente aleatorii în seria de acțiuni care trebuie întreprinse de client în scopul verificării, pentru a preveni riscuri precum utilizarea de identități false sau constrângerea. Atunci când este posibil, instituțiile de credit și financiare trebuie să desemneze, de asemenea, sarcini aleatorii angajatului responsabil de procesul de verificare la distanță, pentru a evita coluziunea dintre client și angajatul responsabil.

În plus față de acțiunile menționate anterior și atunci când acest lucru este proporțional cu riscul de spălare a banilor sau de finanțare a terorismului asociat relației de afaceri, instituțiile de credit și financiare trebuie să utilizeze unul sau mai multe dintre următoarele controale sau o măsură similară pentru a spori fiabilitatea procesului de verificare. Aceste controale sau măsuri pot include următoarele, fără a se limita la acestea:

• a) efectuarea primei plăți într - un cont de plăți deținut în nume unic sau comun de către client într - o instituție de credit sau financiară reglementată din SEE sau dintr - o țară terță în care există cerințe de combatere a spălării banilor sau a finanțării terorismului nu mai puțin ferme decât cele prevăzute în Directiva (UE) 2015/849;
• b) trimiterea către client a unui cod de acces generat aleatoriu pentru a confirma prezența acestuia în timpul procesului de verificare la distanță. Codul de acces trebuie să fie un cod de unică folosință și pentru o perioadă limitată de timp;
• c) colectarea de date biometrice pentru a le compara cu datele colectate din alte surse independente și fiabile;
• d) contacte telefonice cu clientul;
• e) corespondență directă (atât electronică, cât și poștală) către client.

Instituțiile de credit și financiare trebuie să ia în considerare îndeplinirea criteriilor de la punctele 38 - 43 în cazul în care soluția utilizează unul dintre următoarele elemente:

• a) sistemele de identificare electronică notificate în conformitate cu articolul 9 din Regulamentul (UE) nr. 910/2014 și care îndeplinesc cerințele privind nivelurile de asigurare „substanțial” sau „ridicat” în conformitate cu articolul 8 din regulamentul respectiv;
• b) serviciile de încredere calificate relevante care îndeplinesc cerințele Regulamentului (UE) nr. 910/2014, în special capitolul III secțiunea 3 și articolul 24 alineatul (1) al doilea paragraf litera (b) din regulamentul respectiv.