4.1 Politici și proceduri interne

Instituțiile de credit și financiare trebuie să instituie și să mențină politici și proceduri pentru a se conforma obligațiilor care le revin în temeiul articolului 13 alineatul (1) literele (a) și (c) din Directiva (UE) 2015/849 în situațiile în care clientul este înregistrat de la distanță. Aceste politici și proceduri trebuie să fie stabilite în funcție de riscuri și să stabilească cel puțin următoarele:

• a) o descriere generală a soluției pe care o utilizează instituțiile de credit și financiare pentru a colecta, verifica și înregistra informații pe tot parcursul procesului de înregistrare la distanță a clienților. Aceasta trebuie să includă o explicație a elementelor și funcționării soluției;
• b) situațiile în care poate fi utilizată soluția de înregistrare la distanță a clienților, ținând seama de factorii de risc identificați și evaluați în conformitate cu articolul 8 alineatul (1) din Directiva (UE) 2015/849 și în cadrul evaluării riscurilor la nivelul întregii întreprinderi, inclusiv descrierea categoriei de clienți, produse și servicii eligibile pentru înregistrare de la distanță;
• c) etapele care sunt complet autonomizate și etapele care necesită intervenție umană;
• d) controalele instituite pentru a se asigura că prima tranzacție cu un client nou înregistrat este executată numai după ce au fost aplicate toate măsurile inițiale de precauție privind clientela;
• e) descrierea programelor de inițiere și de formare periodică pentru a asigura sensibilizarea personalului și informarea continuă și înțelegerea funcționării soluției de înregistrare la distanță a clienților, a riscurilor asociate, precum și a politicilor și procedurilor de înregistrare la distanță a clienților care vizează atenuarea acestor riscuri .

Atunci când sunt puse în aplicare, politicile și procedurile trebuie să permită instituțiilor de credit și financiare să asigure respectarea dispozițiilor din secțiunile 4.2 - 4.7 din prezentul ghid. 4.1.2 Guvernanță

Pe lângă dispozițiile prevăzute în secțiunea 4.2.4 din Ghidul ABE privind coordonatorul funcției de conformitate³ , coordonatorul funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului⁴ trebuie, ca parte a obligației sale generale de a elabora politici și proceduri pentru a se conforma cerințelor de precauție privind clientela, să se asigure că politicile și procedurile de înregistrare la distanță a clienților sunt puse în aplicare în mod eficace, revizuite periodic și modificate, dacă este necesar.

³ Proiect de ghid privind politicile și procedurile legate de gestionarea conformității și rolul și responsabilitățile coordonatorului funcției de conformitate în materie de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului în temeiul articolului 8 și al capitolului VI din directivă.

⁴ În conformitate cu criteriile de proporționalitate prevăzute în secțiunea 4.2.2 din Ghidul privind coordonatorul funcției de conformitate.

Organul de conducere al instituției de credit și financiare trebuie să aprobe politicile și procedurile de înregistrare la distanță a clienților și să supravegheze punerea corectă în aplicare a acestora.

4.1.3 Evaluarea prealabilă punerii în aplicare a soluției de înregistrare la distanță a clienților

Atunci când analizează dacă să adopte o nouă soluție de înregistrare la distanță a clienților, instituțiile de credit și financiare trebuie să efectueze o evaluare prealabilă punerii în aplicare a soluției de înregistrare la distanță a clienților.

Instituțiile de credit și financiare trebuie să stabilească domeniul de aplicare, etapele și cerințele în materie de evidență a datelor pentru evaluarea prealabilă punerii în aplicare în politicile și procedurile lor, care trebuie să includă cel puțin următoarele elemente:

• a) evaluarea caracterului adecvat al soluției în ceea ce privește exhaustivitatea și acuratețea datelor și documentelor care trebuie colectate, precum și fiabilitatea și independența surselor de informații pe care le utilizează;
• b) evaluarea impactului utilizării soluției de înregistrare la distanță a clienților asupra riscurilor la nivelul întregii sale activități, inclusiv asupra riscurilor de spălare a banilo r și de finanțare a terorismului, a riscurilor operaționale, reputaționale și juridice;
• c) identificarea unor posibile măsuri de atenuare și de remediere pentru fiecare risc identificat în evaluarea prevăzută la litera (b);
• d) teste de evaluare a riscurilor de fraudă, inclusiv a riscurilor de fraudă prin uzurparea identității și a altor riscuri legate de tehnologia informației și comunicațiilor („TIC”) și de securitate, în conformitate cu dispoziția de la punctul 43 din Ghidul ABE privind administrarea riscurilor TIC și de securitate⁵ ;
• e) o testare de la un capăt la altul a funcționării soluției care vizează clientul (clienții), produsul (produsele) și serviciul (serviciile) identificat(e) în politicile și procedurile de înregistrare la distanță a clienților.

⁵ EBA/GL/2019/04.

Instituțiile de credit și financiare trebuie să ia în considerare îndeplinirea criteriilor de la punctul 14 literele (a), (d) și (e) în cazul în care soluția utilizează unul dintre următoarele elemente:

• a) sistemele de identificare electronică notificate în conformitate cu articolul 9 din Regulamentul (UE) nr. 910/2014 și care îndeplinesc cerințele privind nivelurile de asigurare „substanțial” sau „ridicat” în conformitate cu articolul 8 din regulamentul respectiv;
• b) serviciile de încredere calificate relevante care îndeplinesc cerințele Regulamentului (UE) nr. 910/2014, în special capitolul III secțiunea 3 și articolul 24 alineatul (1) al doilea paragraf litera (b) din regulamentul respectiv.

Instituțiile de credit și financiare trebuie să fie în măsură să demonstreze autorității lor competente care sunt evaluările pe care le - au efectuat prealabil punerii în aplicare a soluției de înregistrare la distanță a clienților, rezultatul evaluării lor și modul în care utilizarea acesteia este adecvată având în vedere riscurile de spălare a banilor sau de finanțare a terorismului identificate pentru tipurile de client (clienți), serviciu (servicii), delimitări geografice și produs(e) inclus(e) în domeniul său de aplicare.

Instituțiile de credit și financiare trebuie să înceapă să utilizeze o soluție de înregistrare la distanță a clienților numai după ce se asigură că aceasta poate fi integrată în sistemul mai amplu de control intern al instituției, permițând astfel instituției să gestioneze în mod adecvat riscurile de spălare a banilor sau de finanțare a terorismului care pot apărea ca urmare a utilizării soluției de înregistrare la distanță a clienților.

4.1.4 Monitorizarea continuă a soluției de înregistrare la distanță a clienț ilor

Instituțiile de credit și financiare trebuie să monitorizeze în permanență soluția de înregistrare la distanță a clienților, pentru a se asigura că aceasta funcționează în conformitate cu așteptările instituțiilor de credit și financiare. Acestea trebuie să își completeze politicile și procedurile descrise la punctul 9 cu o descriere a cel puțin următoarelor elemente:

• a) măsurile pe care le vor lua pentru a se asigura de calitatea, exhaustivitatea, acuratețea și caracterul adecvat al datelor colectate în timpul procesului de înregistrare la distanță a clienților, care trebuie să fie proporționale cu riscurile de spălare a banilor sau de finanțare a terorismului la care este expusă instituția de credit și financiară;
• b) domeniul de aplicare și frecvența unor astfel de revizuiri periodice și
• c) circumstanțele care vor declanșa revizuiri ad - hoc, care trebuie să includă cel puțin următoarele:
• a. modificări ale expunerii la riscul de spălare a banilor sau de finanțare a terorismului al instituției de credit și financiare;
• b. deficiențe privind funcționarea soluției detectate în cursul activităților de monitorizare, audit sau supraveghere;
• c. o creștere percepută a tentativelor de fraudă;
• d. modificări ale cadrului juridic sau de reglementare.

Instituțiile de credit și financiare trebuie să prevadă în procedurile și procesele lor măsuri de remediere în cazul în care s - a materializat un risc sau în cazul în care au fost identificate erori care au un impact asupra eficienței și eficacității soluției generale de înregistrare la distanță a clienților. Aceste măsuri trebuie să cuprindă cel puțin următoarele:

• a) analiza a tuturor relațiilor de afaceri afectate, pentru a evalua dacă instituțiile de credit și financiare au aplicat suficiente măsuri inițiale de precauție privind clientela pentru a se conforma cu cerințele articolului 13 alineatul (1) literele (a), (b) și (c) din Directiva privind combaterea spălării banilor. Instituțiile de credit și financiare trebuie să acorde prioritate relațiilor de afaceri care prezintă cel mai ridicat risc de spălare a banilor sau de finanțare a terorismului;
• b) ținând cont de informațiile obținute în cadrul revizuirii menționate anterior, o evaluare pentru a stabili dacă o relație de afaceri afectată trebuie:
• a. să facă obiectul unor măsuri suplimentare de precauție;
• b. să facă obiectul unor limitări, cum ar fi limitarea volumului tranzacției, în cazul în care legislația națională permite acest lucru, până la efectuarea unei revizuiri;
• c. să fie încetată;
• d. să fie raportată către unitatea de informații financiare;
• e. să fie reclasificată în altă categorie de risc.

Instituțiile de credit și financiare trebuie să ia în considerare cea mai eficace modalitate de a monitoriza adecvarea și fiabilitatea continuă a soluțiilor de înregistrare la distanță a clienților. Acestea trebuie să ia în considerare unul sau mai multe dintre următoarele mijloace, dar fără a se limita la acestea:

• i. testare pentru asigurarea calității;
• ii. alerte și notificări critice automatizate;
• iii. rapoarte periodice automate privind calitatea;
• iv. testare de eșantioane;
• v. revizuiri manuale.

Această secțiune se aplică, de asemenea, în cazul în care sunt utilizate soluții complet automatizate de înregistrare la distanță a clienților, care depind în mare măsură de algoritmi automatizați, fără intervenție umană sau cu o intervenție umană redusă.

Instituțiile de credit și financiare trebuie să fie în măsură să demonstreze autorității lor competente care sunt analizele pe care le - au efectuat și măsurile de remediere pe care le - au luat pentru a corecta deficiențele identificate pe parcursul duratei de viață a soluției de înregistrare la distanță a clienților.