4.1 Unutarnje politike i postupci

Kreditne i financijske institucije trebale bi uspostaviti i održavati politike i postupke kako bi ispunile svoje obveze prema članku 13. stavku 1. točkama (a) i (c) Direktive (EU) 2015/849 u situacijama uvođenja stranke na daljinu. Te politike i postupci trebali bi voditi računa o riziku i određivati barem:

• a) opći opis rješenja koje su kreditne i financijske institucije uspostavile za prikupljanje, provjeru i bilježenje informacija tijekom procesa uvođenja stranaka na daljinu. To bi trebalo uključivati objašnjenje značajki i funkcioniranja rješenja;
• b) situacije u kojima se može upotrijebiti rješenje uvođenja stranaka na daljinu, uzimajući u obzir čimbenike rizika utvrđene i procijenjene u skladu s člankom 8. stavkom 1. Direktive (EU) 2015/849 i u procjeni rizika za cijelo poslovanje, uključujući opis kategorije stranaka, proizvoda i usluga koji su prihvatljivi za uvođenje na daljinu;
• c) koji su koraci potpuno autonomizirani, a koji zahtijevaju ljudsku intervenciju;
• d) uspostavljene kontrole kako bi se osiguralo da se prva transakcija s novouvedenom strankom izvrši tek nakon što se primijene sve početne mjere dubinske analize stranke (CDD);
• e) opis uvoda i redovitih programa osposobljavanja kako bi se osigurala svijest i ažurirano znanje osoblja o funkcioniranju rješenja za uvođenje stranaka na daljinu, povezanim rizicima te politikama i postupcima za uvođenje stranaka na daljinu usmjerenih na ublažavanje takvih rizika.

Politike i postupci, kada se provode, trebali bi omogućiti kreditnim i financijskim institucijama da osiguraju sukladnost s odredbama u odjeljcima od 4.2. do 4.7. ovih Smjernica. 4.1.2 Upravljanje

Uz odredbe navedene u odjeljku 4.2.4. Smjernice EBA - e za službenika za usklađenost³ , službenik za usklađenost sa zakonodavnim paketom o SPNFT - u⁴ trebao bi, kao dio svoje opće dužnosti pripreme politika i postupaka za usklađivanje sa zahtjevima CDD - a, osigurati da se politike i postupci uvođenja stranaka na daljinu učinkovito provode, redovito preispituju i prema potrebi mijenjaju i dopunjuju.

³ Nacrt Smjernica o politikama i postupcima povezanima s upravljanjem usklađenošću te o ulozi i odgovornostima službenika za usklađenost sa zakonodavnim paketom o SPNFT - u prema članku 8. i poglavlju VI. Direktive

⁴ U skladu s kriterijima proporcionalnosti navedenima u odjeljku 4.2.2. Smjernica za službenike za usklađenost

Upravno tijelo kreditne i financijske institucije trebalo bi odobriti politike i postupke uvođenja stranaka na daljinu i nadzirati njihovu pravilnu provedbu.

4.1.3 Procjena rješenja za uvođenje stranaka na daljinu prije njegove provedbe

Kada razmatraju hoće li usvojiti novo rješenje za uvođenje stranaka na daljinu, kreditne i financijske institucije trebale bi provesti procjenu rješenja za uvođenje stranaka na daljinu prije njegove provedbe.

Kreditne i financijske institucije trebale bi u svojim politikama i postupcima utvrditi zahtjeve procjene prije provedbe koji se odnose na opseg, korake i čuvanje zapisa, koji bi trebali obuhvaćati barem:

• a) procjenu primjerenosti rješenja u pogledu potpunosti i točnosti podataka i dokumenata koji se prikupljaju kao i pouzdanosti i neovisnosti izvora informacija koje koristi;
• b) procjenu utjecaja upotrebe rješenja za uvođenje stranaka na daljinu na rizike na razini cijelog poslovanja, uključujući pranje novca i financiranje terorizma, poslovne, reputacijske i pravne rizike;
• c) utvrđivanje mogućih mjera ublažavanja i korektivnih mjera za svaki rizik utvrđen u procjeni pod točkom b);
• d) ispitivanja radi procjene rizika od prijevare, uključujući rizike od prijevare lažnim predstavljanjem i ostale rizike informacijske i komunikacijske tehnologije (IKT) i sigurnosne rizike, u skladu s odredbom 43. Smjernica EBA - e o upravljanju rizicima IKT - a i sigurnosnim rizicima⁵ ;
• e) sveobuhvatno ispitivanje funkcioniranja rješenja usmjerenog na stranku/stranke, proizvod(e) i uslugu/usluge koje su utvrđene u politikama i postupcima za uvođenje stranaka na daljinu.

⁵ EBA/GL/2019/04

Kreditne i financijske institucije trebaju smatrati da su kriteriji iz stavka 14. točaka (a), (d) i (e) ispunjeni ako rješenje upotrebljava jedno od sljedećeg:

• a) sheme elektroničke identifikacije prijavljene u skladu s člankom 9. Uredbe (EU) br. 910/2014, a koje ispunjavaju zahtjeve „značajne” ili „visoke” razine sigurnosti u skladu s člankom 8. te Uredbe;
• b) relevantne kvalificirane usluge povjerenja koje ispunjavaju zahtjeve Uredbe (EU) br. 910/2014, posebno poglavlja III. odjeljka 3. i članka 24. stavka 1. podstavka 2. točke
• (b) te Uredbe.

Kreditne i financijske institucije trebale bi biti u mogućnosti dokazati svom nadležnom tijelu koje su procjene provele prije provedbe rješenja za uvođenje stranaka na daljinu, ishod njihove procjene i na koji je način njihova upotreba prikladna u odnosu na rizike od pranja novca i financiranja terorizma utvrđene za vrste stranaka, usluga, zemljopisnih područja i proizvoda u njihovom opsegu.

Kreditne i financijske institucije trebale bi početi koristiti rješenje za uvođenje stranaka na daljinu tek nakon što se uvjere da se ono može integrirati u širi sustav interne kontrole institucije, čime se instituciji omogućuje prikladno upravljanje rizicima od pranja novca i financiranja terorizma koji mogu proizaći iz upotrebe rješenja za uvođenje stranaka na daljinu.

4.1.4 Kontinuirano praćenje rješenja za uvođenje stranaka na daljinu

Kreditne i financijske institucije trebale bi kontinuirano pratiti rješenje za uvođenje stranaka na daljinu kako bi osigurale da ono funkcionira u skladu s očekivanjima kreditnih i financijskih institucija. Trebale bi svoje politike i postupke opisane u stavku 9. dopuniti barem opisom sljedećega:

• a) koraka koje će poduzeti kako bi se uvjerili u stalnu kvalitetu, cjelovitost, točnost i primjerenost podataka prikupljenih tijekom postupka uvođenja stranaka na daljinu, koji bi trebali biti razmjerni rizicima pranja novca i financiranja terorizma kojima je kreditna i financijska institucija izložena;
• b) opsega i učestalosti takvih redovitih pregleda; i
• c) okolnosti koje će pokrenuti trenutne preglede, koji trebaju uključivati barem:
• a. promjene u izloženosti riziku od pranja novca i financiranja terorizma kreditne i financijske institucije;
• b. nedostatke u funkcioniranju rješenja otkrivene tijekom aktivnosti praćenja, revizije ili nadzora;
• c. uočen porast pokušaja prijevare;
• d. promjene zakonskog ili regulatornog okvira.

Kreditne i financijske institucije trebale bi u svojim postupcima i procesima odrediti mjere otklanjanja ako je rizik materijaliziran ili ako su utvrđene pogreške koje utječu na učinkovitost i djelotvornost općeg rješenja za uvođenje stranaka na daljinu. Te mjere trebale bi uključivati barem:

• a) pregled svih zahvaćenih poslovnih odnosa, radi procjene jesu li kreditne i financijske institucije primijenile dovoljan početni CDD kako bi bile u skladu s člankom 13. stavkom 1. točkama (a), (b) i (c) Direktive o sprečavanju korištenja financijskog sustava u svrhu pranja novca ili financiranja terorizma. Kreditne i financijske institucije trebale bi dati prvenstvo onim poslovnim odnosima koji nose najveći rizik od pranja novca i financiranja terorizma;
• b) uzimajući u obzir informacije dobivene u gore navedenom pregledu, procjenu potrebe da zahvaćeni poslovni odnosi budu:
• a. predmet dodatnih mjera dubinske analize;
• b. predmet ograničenja, kao što su ograničenja obujma transakcija, gdje je to dopušteno nacionalnim pravom, do trenutka kada se izvrši pregled;
• c. raskinuti;
• d. prijavljeni financijsko - obavještajnoj jedinici;
• e. razvrstani u različitu kategoriju rizika.

Kreditne i financijske institucije trebale bi razmotriti najučinkovitiji način praćenja kontinuirane primjerenosti i pouzdanosti rješenja za uvođenje stranaka na daljinu. Trebale bi razmotriti jedno od sljedećih sredstava ili njih nekoliko, ne ograničavajući se na:

• i. ispitivanje osiguranja kvalitete;
• ii. automatizirana ključna upozorenja i obavijesti;
• iii. redovita automatizirana izvješća o kvaliteti;
• iv. ispitivanje uzorka;
• v. ručni pregledi.

Ovaj se odjeljak također primjenjuje ako se koriste potpuno automatizirana rješenja za uvođenje stranaka na daljinu koja uvelike ovise o automatiziranim algoritmima, bez ili uz malo ljudske intervencije.

Kreditne i financijske institucije trebale bi moći dokazati svojim nadležnim tijelima koje su preglede provele i koje su mjere otklanjanja poduzele kako bi otklonile sve nedostatke uočene tijekom životnog vijeka rješenja za uvođenje stranaka na daljinu.