4.1 Вътрешни политики и процедури

Кредитните и финансовите институции следва да въведат и поддържат политики и процедури за изпълнение на задълженията си по член 13, параграф 1, букви а) и в) от Директива (ЕС) 2015/849 в случаите, когато с клиента са установени делови взаимоотношения дистанционно. Тези политики и процедури следва да бъдат чувствителни към риска и да съдържат най - малко:

• а) общо описание на решението, което кредитните и финансовите институции са въвели, за да събират, проверяват и записват информация по време на процеса на дистанционно установяване на делови взаимоотношения с клиенти. Това следва да включва обяснение на характеристиките и функционирането на решението;
• б) ситуациите, при които може да се използва решение за дистанционно установяване на делови взаимоотношения с клиенти, като се вземат предвид рисковите фактори, установени и оценени в съответствие с член 8, параграф 1 от Директива (ЕС) 2015/849 и в оценката на риска за цялостната дейност, включително описание на категорията клиенти, продукти и услуги, които отговарят на условията за дистанционно установяване на делови взаимоотношения;
• в) кои стъпки са напълно автономни и кои стъпки изискват човешка намеса;
• г) въведените механизми за контрол , за гарантиране, че първата операция с нов клиент се извършва едва след като са били приложени всички мерки за първоначална комплексна проверка на клиента;
• д) описание на въвеждащите и редовните програми за обучение, за да се гарантира информираността на персонала и актуалните познания за функционирането на решението за дистанционно установяване на делови взаимоотношения с клиенти, свързаните с това рискове, както и за политиките и процедурите за дистанционно установяване на делови взаимоотношения с клиенти, насочени към редуциране на тези рискове.

Политиките и процедурите, когато се прилагат, следва да дават възможност на кредитните и финансовите институции да гарантират спазването на разпоредбите на раздели 4.2 — 4.7 от настоящите насоки.

4.1.2 Управление

В допълнение към разпоредбите, посочени в раздел 4.2.4 от Насоките за ролята и отговорностите на служителя , отговорен за нормативното съответствие на ЕБО³ , служителят , отговорен за нормативното съответствие във връзка с борбата с изпирането на пари/финансирането на тероризма БИП/БФТ)⁴ следва, като част от общото си задължение да изготвя политики и процедури за спазване на изискванията за КПК, да гарантира, че политиките и процедурите за дистанционно установяване на делови взаимоотношения с клиенти се прилагат ефективно, редовно се преразглеждат и изменят, когато е необходимо.

³ Насоки относно политиките и процедурите, свързани с управление на нормативното съответствие, и ролята и отговорностите на служителя, отговорен за нормативното съответствие във връзка с БИП/БФТ, съгласно член 8 и глава VI от Директива (ЕС) 2015/849.

⁴ В съответствие с критериите за пропорционалност, определени в раздел 4.2.2 от Насоките относно ролята и отговорностите на служителя , отговорен за нормативното съответствие

Ръководният орган на кредитната и финансовата институция следва да одобрява политиките и процедурите за дистанционно установяване на делови взаимоотношения с клиенти и да следи за правилното им прилагане.

4.1.3 Предварителната оценка на въвеждането на решението за дистанционното установяване на делови взаимоотношения с клиенти

Когато преценяват дали да приемат ново решение за дистанционно установяване на делови взаимоотношения с клиенти, кредитните и финансовите институции следва да извършат предварителна оценка на въвеждането на решението за дистанционно установяване на делови взаимоотношения с клиенти .

Кредитните и финансовите институции следва да определят в своите политики и процедури обхвата, етапите и изискванията за водене на документация на предварителната оценка на решението за дистанционно установяване на делови взаимоотношения, които следва да включват най - малко:

• а) оценка на адекватността на решението по отношение на пълнотата и точността на данните и документите, които трябва да бъдат събрани, както и на надеждността и независимостта на източниците на информация, които то използва;
• б) оценка на въздействието на използването на решението за дистанционно установяване на делови взаимоотношения с клиенти върху неговите свързани с цялостната дейност рискове, включително рискове от ИП/ФТ, операционни, репутационни и правни рискове;
• в) определяне на възможни смекчаващи мерки и коригиращи действия за всеки риск, установен в оценката по буква б);
• г) тестове за оценка на рисковете от измами, включително рисковете от измами с фалшива самоличност и други информационни и комуникационни технологии (ИКТ) и рисковете за сигурността, в съответствие с разпоредба 43 от Насоките на ЕБО относно управлението на риска в областта на ИКТ и сигурността⁵ ;
• д) цялостно тестване на функционирането на решението, насочено към клиент(и), продукт(и) и услуга(и), идентифицирано(и) в политиките и процедурите за дистанционно установяване на делови взаимоотношения с клиенти.

⁵ EBA/GL/2019/04

Кредитните и финансовите институции следва да считат, че критериите по точка 14, букви а), г) и д) са изпълнени, когато решението използва едно от следните:

• а) схеми за електронна идентификация, за които е извършено уведомяване в съответствие с член 9 от Регламент (ЕС) № 910/2014 и отговарящи на изискванията за нива на осигуреност „значително“ или „високо“ в съответствие с член 8 от същия Регламент;
• б) съответните квалифицирани удостоверителни услуги, които отговарят на изискванията на Регламент (ЕС) № 910/2014, по - специално глава III, раздел 3 и член 24, параграф 1, алинея 2, буква б) от същия регламент.

Кредитните и финансовите институции следва да могат да докажат на своя компетентен орган какви оценки са извършили преди прилагането на решението за дистанционно установяване на делови взаимоотношения с клиенти, резултатите от тяхната оценка и по какъв начин използването му е подходящо с оглед на рисковете от ИП/ФТ, установени за видовете клиенти, услуги, географски райони и продукт(и) в неговия обхват.

Кредитните и финансовите институции следва да започнат да използват решение за дистанционно установяване на делови взаимоотношения с клиенти само след като се уверят, че то може да бъде интегрирано в по - широката система за вътрешен контрол на институцията, като по този начин се даде възможност на институцията да управлява адекватно рисковете от ИП/ФТ, които могат да възникнат от използването на решение за дистанционно установяване на делови взаимоотношения с клиенти.

4.1.4 Текущо наблюдение на решението за дистанционно установяване на делови взаимоотношения с клиенти

Кредитните и финансовите институции следва да наблюдават непрекъснато решението за дистанционно одобряване на клиенти, за да се гарантира, че то функционира в съответствие с очакванията на кредитните и финансовите институции. Те следва да допълват своите политики и процедури, посочени в точка 9, с описание най - малко на:

• а) стъпките, които те ще предприемат, за да бъдат удовлетворени от текущото качество, пълнота, точност и адекватност на данните, събирани по време на процеса на дистанционно установяване на делови взаимоотношения с клиенти, които следва да бъдат съизмерими с рисковете от ИП/ФТ, на които е изложена кредитната и финансовата институция;
• б) обхвата и честотата на тези редовни прегледи; и
• в) обстоятелствата, които ще доведат до ad hoc прегледи, които следва да включват най - малко:
• а. промени в излагането на риск от ИП/ФТ на кредитната и финансовата институция;
• б. недостатъци по отношение на функционирането на решението, установени в хода на дейностите по наблюдение, одит или надзор;
• в. забележимо увеличение на опитите за измама;
• г. промени в правната или регулаторната рамка.

Кредитните и финансовите институции следва да определят в своите процедури и процеси коригиращи мерки, когато е възникнал риск или когато са установени грешки, които оказват въздействие върху ефикасността и ефективността на общото решение за дистанционно установяване на делови взаимоотношения с клиенти. Тези мерки следва да включват най - малко следното:

• а) преглед на всички засегнати делови взаимоотношения, за да се прецени дали кредитните и финансовите институции са приложили достатъчна първоначална КПК, за да спазят разпоредбите на член 13, параграф 1, букви а), б) и в) от Директивата за предотвратяване използването на финансовата система за целите на изпирането на пари и финансирането на тероризма. Кредитните и финансовите институции следва да дават приоритет на тези делови взаимоотношения, които носят най - висок риск от ИП/ФТ;
• б) като вземат предвид информацията, получена при гореспоменатия преглед, се прави оценка на това дали засегнатите делови взаимоотношения следва да:
• а. подлежат на допълнителни мерки за комплексна проверка;
• б. бъдат обект на ограничения, например лимити върху обема на операцията, когато това е разрешено от националното законодателство, до момента на извършване на преразглеждането;
• в. бъдат прекратени;
• г. бъдат докладвани на ЗФР;
• д. бъдат прекласифицирани в различна рискова категория.

Кредитните и финансовите институции следва да обмислят най - ефективния начин за наблюдение на текущата адекватност и надеждност на решенията за дистанционно установяване на делови взаимоотношения с клиенти. Те следва да вземат предвид едно или повече от следните средства, но не само:

• i. тестване за гарантиране на качеството;
• ii. автоматизирани критични сигнали и уведомления;
• iii. редовни автоматизирани доклади за качеството;
• iv. тестване на извадки;
• v. ръчни прегледи.

Този раздел се прилага и когато се използват напълно автоматизирани решения за дистанционно установяване на делови взаимоотношения с клиенти, които са силно зависими от автоматизирани алгоритми, без или с малка човешка намеса.

Кредитните и финансовите институции следва да могат да демонстрират пред своя компетентен орган какви прегледи са извършили, както и коригиращите мерки, които са предприели за отстраняване на всички недостатъци, установени през целия жизнен цикъл на решението за дистанционно установяване на делови взаимоотношения с клиенти.