4.1 Vnitřní zásady a postupy

Úvěrové a finanční instituce by měly zavést a udržovat určité zásady a postupy, aby splnily své povinnosti podle čl. 13 odst. 1 písm. a) a c) směrnice (EU) 2015/849 v situacích, kdy onboarding klienta probíhá na dálku. Tyto zásady a postupy by měly zohledňovat rizika a měly by přinejmenším stanovit:

• a) obecný popis řešení, které úvěrové a finanční instituce zavedly za účelem shromažďování, ověřování a zaznamenávání informací v průběhu procesu onboardingu klientů na dálku. To by mělo zahrnovat vysvětlení vlastností a fungování daného řešení;
• b) situace, ve kterých lze použít řešení pro onboarding klientů na dálku, s přihlédnutím k rizikovým faktorům zjištěným a posouzeným v souladu s čl. 8 odst. 1 směrnice (EU) 2015/849 a v posouzení rizik v rámci celé instituce, včetně popisu kategorie klientů, produktů a služeb, které jsou způsobilé pro onboarding na dálku;
• c) které kroky jsou plně autonomní a které vyžadují zásah člověka;
• d) zavedené kontrolní mechanismy, které zajistí, že první transakce s nově onboardovaným klientem bude provedena až po uplatnění všech opatření hloubkové kontroly klienta;
• e) popis programů úvodního a pravidelného školení k zajištění informovanosti a aktuálních znalostí pracovníků o fungování řešení pro onboarding klientů na dálku,
• o souvisejících rizicích a o zásadách a postupech pro onboarding klientů na dálku, jejichž cílem je tato rizika zmírnit.

Zavedené zásady a postupy by měly úvěrovým a finančním institucím umožnit zajistit dodržování ustanovení uvedených v oddílech 4.2 až 4.7 těchto obecných pokynů. 4.1.2 Správa a řízení

Kromě ustanovení uvedených v oddíle 4.2.4 obecných pokynů orgánu EBA ke kontrolorovi dodržování předpisů³ by měl kontrolor dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu⁴ v rámci své obecné povinnosti vypracovat zásady a postupy pro splnění požadavků hloubkové kontroly klienta zajistit, aby byly zásady a postupy pro onboarding klientů na dálku účinně prováděny, pravidelně přezkoumávány a v případě potřeby měněny.

³ Návrh obecných pokynů k zásadám a postupům v souvislosti s kontrolou dodržování předpisů a úlohou a povinnostmi kontrolora dodržování předpisů v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu podle článku 8 a kapitoly VI směrnice (EU) 2015/849.

⁴ V souladu s kritérii proporcionality stanovenými v oddíle 4.2.2 obecných pokynů ke kontrolorovi dodržování předpisů.

Vedoucí orgán úvěrové a finanční instituce by měl schválit zásady a postupy pro onboarding klientů na dálku a dohlížet na jejich správné provádění.

4.1.3 Posouzení řešení pro onboarding klientů na dálku před jeho zavedením

Úvěrové a finanční instituce by měly při zvažování, zda přijmou nové řešení pro onboarding klientů na dálku, provést posouzení tohoto řešení před jeho zavedením.

Pokud jde o posouzení před zavedením, úvěrové a finanční instituce by měly ve svých zásadách a postupech stanovit jeho rozsah, kroky a požadavky na vedení záznamů, které by měly přinejmenším zahrnovat:

• a) posouzení přiměřenosti řešení, pokud jde o úplnost a přesnost shromažďovaných údajů a dokumentů, jakož i spolehlivost a nezávislost zdrojů informací, které využívá;
• b) posouzení dopadu používání řešení pro onboarding klientů na dálku, pokud jde
• o rizika v rámci celé instituce, včetně rizik praní peněz a financování terorismu, operačních rizik, reputačních rizik a právních rizik;
• c) určení možných zmírňujících a nápravných opatření pro každé riziko identifikované v posouzení podle písmene b);
• d) testy k posouzení rizik podvodu, včetně rizik podvodu s vydáváním se za jinou osobu, a dalších rizik v oblasti informačních a komunikačních technologií (IKT) a bezpečnosti v souladu s odstavcem 43 obecných pokynů orgánu EBA pro řízení rizik v oblasti IKT a bezpečnosti⁵ ;
• e) testování celého systému fungování řešení se zaměřením na klienta (klienty), produkt (produkty) a službu (služby) určené v zásadách a postupech pro onboarding klientů na dálku.

⁵ EBA/GL/2019/04.

Úvěrové a finanční instituce by měly považovat kritéria uvedená v odst. 14 písm. a), d) a e) za splněná, pokud řešení využívá jednu z těchto možností:

• a) systémy elektronické identifikace oznámené v souladu s článkem 9 nařízení (EU) č. 910/2014 a splňující požadavky na úroveň záruky „značná“ nebo „vysoká“ v souladu s článkem 8 uvedeného nařízení;
• b) příslušné kvalifikované služby vytvářející důvěru, které splňují požadavky nařízení (EU) č. 910/2014, zejména kapitoly III oddílu 3 a čl. 24 odst. 1 pododstavce 2 písm. b) uvedeného nařízení.

Úvěrové a finanční instituce by měly být schopny svému příslušnému orgánu prokázat, jaká posouzení provedly před zavedením řešení pro onboarding klientů na dálku, jaký je výsledek jejich posouzení a jak je použití řešení vhodné s ohledem na rizika praní peněz a financování terorismu zjištěná u typů klientů, služeb, zeměpisných oblastí a produktů v jeho působnosti.

Úvěrové a finanční instituce by měly začít používat řešení pro onboarding klientů na dálku až poté, co se ujistí, že je lze integrovat do širšího systému vnitřní kontroly dané instituce, což instituci umožní odpovídajícím způsobem řídit rizika praní peněz a financování terorismu, která mohou vzniknout v důsledku používání řešení pro onboarding klientů na dálku.

4.1.4 Průběžné monitorování řešení pro onboarding klientů na dálku

Úvěrové a finanční instituce by měly řešení pro onboarding klientů na dálku průběžně sledovat, aby zajistily, že funguje v souladu s jejich očekáváním. Své zásady a postupy popsané v odstavci 9 by měly doplnit přinejmenším o popis:

• a) opatření, která přijmou, aby se ujistily o průběžné kvalitě, úplnosti, přesnosti a dostatečnosti údajů shromážděných během procesu onboardingu klientů na dálku, které by měly být přiměřené rizikům praní peněz a financování terorismu, jimž je úvěrová a finanční instituce vystavena;
• b) rozsahu a četnosti těchto pravidelných přezkumů a
• c) okolností, které povedou k přezkumu ad hoc , jež by měly zahrnovat přinejmenším:
• a. změny expozice úvěrové a finanční instituce vůči riziku praní peněz a financování terorismu;
• b. nedostatky ve fungování řešení zjištěné v průběhu monitorování, auditu nebo dohledu;
• c. vnímaný nárůst počtu pokusů o podvod;
• d. změny právního nebo regulačního rámce.

Úvěrové a finanční instituce by měly ve svých postupech a procesech stanovit nápravná opatření v případě, že se riziko naplní, nebo v případě, že byly zjištěny chyby, které mají dopad na účinnost a efektivitu obecného řešení pro onboarding klientů na dálku. Tato opatření by měla zahrnovat přinejmenším:

• a) přezkoumání všech dotčených obchodních vztahů s cílem posoudit, zda úvěrové a finanční instituce použily dostatečnou počáteční hloubkovou kontrolu klienta, aby splnily požadavky čl. 13 odst. 1 písm. a), b) a c) směrnice o boji proti praní peněz. Úvěrové a finanční instituce by měly upřednostnit obchodní vztahy, které nesou nejvyšší riziko praní peněz a financování terorismu;
• b) posouzení – s přihlédnutím k informacím získaným při výše uvedeném přezkumu – , zda by dotčené obchodní vztahy měly:
• a. podléhat dodatečným opatřením hloubkové kontroly;
• b. podléhat omezením, jako jsou limity objemu transakcí, pokud to vnitrostátní právní předpisy umožňují, a to až do doby, než proběhne přezkum;
• c. být ukončeny;
• d. být nahlášeny finanční zpravodajské jednotce;
• e. být přeřazeny do jiné kategorie rizik.

Úvěrové a finanční instituce by měly zvážit nejefektivnější způsob průběžného sledování přiměřenosti a spolehlivosti řešení pro onboarding klientů na dálku. Měly by zvážit mimo jiné jednu nebo více z těchto možností:

• i. testování záruky kvality;
• ii. automatická výstražná upozornění a oznámení;
• iii. pravidelné automatické zprávy o kvalitě;
• iv. testování vzorků;
• v. manuální kontroly.

Tento oddíl se vztahuje i na případy, kdy se používají plně automatizovaná řešení pro onboarding klientů na dálku, která jsou do značné míry závislá na automatizovaných algoritmech, bez lidského zásahu nebo jen s malým lidským zásahem.

Úvěrové a finanční instituce by měly být schopny svému příslušnému orgánu prokázat, jaké kontroly provedly a jaké nápravné kroky učinily k odstranění zjištěných nedostatků po celou dobu fungování řešení pro onboarding klientů na dálku.