4.1 Internal policies and procedures

Kredītiestādēm un finanšu iestādēm ir jāievieš un jāievēro politika un procedūras, lai situācijās, kad klientu piesaistīšana notiek attālināti, izpildītu pienākumus, kas tām noteikti Direktīvas (ES) 2015/849 13. panta 1. punkta a) un c) apakšpunktā. Izstrādājot šīs politikas nostādnes un procedūras, jāņem vērā riska pakāpe un tajās jāiekļauj vismaz:

• a) vispārīgi aprakstīts risinājums, ko kredītiestādes un finanšu iestādes ir ieviesušas, lai klientu attālinātas piesaistīšanas procesā iegūtu, pārbaudītu un ierakstītu informāciju. Tajā ir jāiekļauj skaidrojums par risinājuma īpatnībām un darbību;
• b) situācijas, kurās var izmantot klientu attālinātas piesaistīšanas risinājumu, ņemot vērā riska faktorus, kas apzināti un novērtēti saskaņā ar Direktīvas (ES) 2015/849 8. panta 1. punktu un veicot uzņēmējdarbības riska novērtējumu, iekļaujot attālinātai piesaistīšanai atbilstošas klientu kategorijas, produktus un pakalpojumus;
• c) darbības, kuras ir pilnībā automatizētas, un darbības, kurās vajadzīga cilvēka iejaukšanās;
• d) kontroles pasākumi, kas ieviesti, lai nodrošinātu, ka pirmais darījums ar jaunu piesaistīto klientu tiek izpildīts tikai pēc tam, kad ir piemēroti visi sākotnējās klienta uzticamības pārbaudes (KUP) pasākumi;
• e) instruktāžas un regulāro apmācības programmu apraksts, lai nodrošinātu darbinieku informētību un jaunākās zināšanas par klientu attālinātas piesaistīšanas risinājumiem, ar to saistītajiem riskiem un klientu attālinātas piesaistīšanas politikas nostādnēm un procedūrām, kuru mērķis ir šādu risku mazināšana.

Ieviestajās politikas nostādnēs un procedūrās ir jānodrošina kredītiestāžu un finanšu iestāžu atbilstībai šo pamatnostādņu 4.2. – 4.7. sadaļā minētajām prasībām. 4.1.2 Pārvaldība

Papildus noteikumiem, kas izklāstīti EBI Pamatnostādņu par atbilstības amatpersonām³ 4.2.4. sadaļā, NILL/TFN atbilstības amatpersonai⁴ , pildot vispārējo pienākumu sagatavot politiku un procedūras, lai izpildītu KUP prasības, ir jānodrošina, ka attālinātas klientu piesaistīšanas politikas nostādnes un procedūras tiek ieviestas faktiski, tiek regulāri pārskatītas un vajadzības gadījumā grozītas.

³ Pamatnostādnes par politiku un procedūrām saistībā ar atbilstības pārvaldību un NILL/TFN atbilstības amatpersonas lomu un uzdevumiem saskaņā ar Direktīvas (ES) 2015/849 8. pantu un VI nodaļu.

⁴ Saskaņā ar proporcionalitātes kritēriju, kas noteikts Pamatnostādņu par atbilstības amatpersonām 4.2.2. iedaļā.

Kredītiestādes un finanšu iestādes vadības struktūrai jāapstiprina attālinātas klientu piesaistīšanas politika un procedūras un jāpārrauga to pareiza īstenošana.

4.1.3 Attālinātas klientu piesaistīšanas risinājuma pirmsīstenošanas novērtējums

Apsverot, vai ir jāpieņem jauns attālinātas klientu piesaistīšanas risinājums, kredītiestādēm un finanšu iestādēm jāveic klientu attālinātas piesaistīšanas risinājuma pirmsīstenošanas novērtējums.

Kredītiestādēm un finanšu iestādēm savā politikā un procedūrās jānosaka pirmsīstenošanas novērtējuma piemērošanas joma, posmi un uzskaites prasības, iekļaujot vismaz:

• a) novērtējumu par risinājuma atbilstību attiecībā uz iegūstamo datu un dokumentu pilnīgumu un precizitāti, kā arī tajā izmantoto informācijas avotu ticamību un neatkarību;
• b) novērtējumu par klientu attālinātas piesaistīšanas risinājuma izmantošanu attiecībā uz tā uzņēmējdarbības riskiem, tostarp nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizēšanas / teroristu finansēšanas riskiem;
• c) iespējamos apzinātos risku mazināšanas pasākumus un korektīvos pasākumus attiecībā uz katru risku, kas identificēts, veicot b) apakšpunktā minēto novērtējumu;
• d) testus, ar kuriem novērtē krāpšanas riskus, tostarp krāpniecības riskus saistībā ar identitātes zaudēšanu un citus informācijas un komunikācijas tehnoloģijas (“IKT”) un drošības riskus saskaņā ar 43. noteikumu EBI pamatnostādnēs par IKT un drošības risku pārvaldību⁵ ;
• e) klientu attālinātas piesaistīšanas politikā un procedūrās identificētajiem klientiem, produktiem un pakalpojumiem paredzētā risinājuma darbības pilnīgu testēšanu.

⁵ EBA/GL/2019/04

Kredītiestādēm un finanšu iestādēm jāuzskata, ka 14. punkta a), d) un e) apakšpunktā minētie kritēriji ir izpildīti, ja risinājumā izmanto vienu no šādiem elementiem:

• a) elektroniskās identifikācijas shēmas, kas paziņotas saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 910/2014 9. pantu un kas atbilst uzticamības līmeņiem “būtisks” vai “augsts”, kā definēts minētās regulas 8. pantā;
• b) attiecīgus kvalificētus uzticamības pakalpojumus, kas atbilst prasībām, kuras noteiktas Regulā (EK) Nr. 910/2014, jo īpaši tās III nodaļas 3. iedaļā un 24. panta 1. punkta 2. daļas b) apakšpunktā.

Kredītiestādēm un finanšu iestādēm jāspēj savai kompetentajai iestādei pierādīt, kādus novērtējumus tās veikušas pirms klientu attālinātas piesaistīšanas risinājuma ieviešanas, sava novērtējuma rezultātus un to, kā tas ir piemērots, ņemot vērā NIIL/TF riskus, kas risinājuma darbības jomā identificēti attiecībā uz klientu, pakalpojumu, ģeogrāfiju un produktu veidiem.

Kredītiestādēm un finanšu iestādēm klientu attālinātas piesaistīšanas risinājums jāsāk izmantot tikai pēc tam, kad tās ir pārliecinājušās, ka to var iekļaut plašākā iestādes iekšējas kontroles sistēmā, tādējādi nodrošinot iestādei iespēju pienācīgi pārvaldīt NIIL/TF riskus, kas varētu rasties, izmantojot klientu attālinātas piesaistīšanas risinājumu.

4.1.4 Klientu attālinātas piesaistīšanas risinājuma pastāvīga uzraudzība

Kredītiestādēm un finanšu iestādēm pastāvīgi jāuzrauga klientu attālinātas piesaistīšanas risinājums, lai nodrošinātu, ka tas darbojas atbilstoši kredītiestāžu un finanšu iestāžu vēlmēm. Kredītiestādēm un finanšu iestādēm ir jāpapildina pamatnostādņu 9. punktā minētās politikas nostādnes un procedūras, iekļaujot tajās vismaz:

• a) darbības, ko tās veiks, lai pastāvīgi nodrošinātu kvalitāti, pilnīgumu, precizitāti un atbilstību datiem, kas iegūti attālinātas klientu piesaistīšanas procesā, kam jābūt saderīgam ar NIIL/TF riskiem, kuriem kredītiestāde un finanšu iestāde ir pakļauta;
• b) regulāras pārskatīšanas tvērumu un biežumu; un
• c) apstākļus, saistībā ar kuriem jāveic ad hoc pārskatīšana, iekļaujot vismaz šādus elementus:
• a. kredītiestāžu un finanšu iestāžu NIIL/TF risku ekspozīcijas izmaiņas;
• b. risinājuma darbības nepilnības, kas atklātas, veicot uzraudzības, revīzijas vai pārraudzības darbības;
• c. ievērojamu krāpšanas mēģinājumu pieaugumu;
• d. normatīvo aktu un tiesiskā regulējuma izmaiņas.

Kredītiestādēm un finanšu iestādēm savās procedūrās un procesos ir jānosaka novēršanas pasākumi gadījumiem, kad risks ir īstenojies vai ir atklātas kļūdas, kas ietekmē vispārējā klientu attālinātas piesaistīšanas risinājuma efektivitāti un lietderību. Šajos pasākumos jāiekļauj vismaz:

• a) visu attiecīgu darījumu attiecību pārskatīšana, lai novērtētu, vai kredītiestādes un finanšu iestādes ir veikušas pietiekamu sākotnējo klienta uzticamības pārbaudi, lai izpildītu prasības, kas noteiktas Direktīvas (ES) 2015/849 13. panta 1. punkta a), b) un c) apakšpunktā. Kredītiestādēm un finanšu iestādēm jānosaka prioritāte tām darījumu attiecībām, kas ietver visaugstāko NIIL/TF risku;
• b) ņemot vērā minētajā pārskatīšanā iegūto informāciju – novērtējums par to, vai:
• a. attiecīgajām darījumu attiecībām jāpiemēro papildu izpētes pasākumi;
• b. attiecīgajām darījumu attiecībām jāpiemēro ierobežojumi, piemēram, darījumu apjoma ierobežojumi, ja tas ir atļauts valsts tiesību aktos, līdz brīdim, kad ir notikusi pārskatīšana;
• c. attiecīgās darījumu attiecības ir jāizbeidz;
• d. par attiecīgajām darījumu attiecībām jāziņo FIU ;
• e. ir jāmaina attiecīgo darījumu attiecību riska kategorija.

Kredītiestādēm un finanšu iestādēm jāapsver, kā visefektīvāk iespējams uzraudzīt klientu attālināto piesaistīšanas risinājumu pastāvīgu atbilstību un ticamību. Tām jāapsver iespēja, ka tiek izmantots viens vai vairāki šādi līdzekļi:

• i. kvalitātes nodrošināšanas testēšana;
• ii. automatizēti svarīgi brīdinājumi un paziņojumi;
• iii. regulāri automatizēti kvalitātes ziņojumi;
• iv. izlases pārbaudes;
• v. manuāla pārskatīšana.

Šī sadaļa attiecas arī uz gadījumiem, kad izmanto pilnīgi automatizētus klientu attālinātas piesaistīšanas risinājumus, kas lielā mērā ir atkarīgi no automatizētiem algoritmiem bez cilvēka iejaukšanās vai ar niecīgu cilvēka iejaukšanos.

Kredītiestādēm un finanšu iestādēm jāspēj savai kompetentajai iestādei pierādīt, kādu pārskatīšanu tās ir veikušas un kādi riska mazināšanas pasākumi ir veikti, lai novērstu visas nepilnības, kas apzinātas visā klientu attālinātas piesaistīšanas risinājumu izmantošanas darbības laikā.