4.1 Sise-eeskirjad ja -menetlused

Krediidi- ja finantseerimisasutused peaksid kehtestama ja säilitama poliitika ja menetlused, et täita direktiivi (EL) 2015/849 artikli 13 lõike 1 punktidest a ja c tulenevaid kohustusi olukordades, kus klienti kaugtuvastatakse. See poliitika ja need menetlused peaksid olema riskitundlikud ning sisaldama vähemalt järgmist:

• a) sellise lahenduse üldkirjeldus, mille krediidi- ja finantseerimisasutused on kasutusele võtnud, et koguda, kontrollida ja dokumenteerida teavet kogu klientide kaugtuvastamise protsessi jooksul; see peaks hõlmama lahenduse omaduste ja toimimise selgitust;
• b) olukorrad, kus saab kasutada klientide kaugtuvastamise lahendust, arvestades riskitegureid, mis on tuvastatud ja hinnatud direktiivi (EL) 2015/849 artikli 8 lõike 1 kohaselt ning kogu äritegevust hõlmavas riskihindamises, sealhulgas selliste kliendiliikide, toodete ja teenuste kirjeldus, mis sobivad kaugtuvastamiseks;
• c) mis etapid on täielikult autonoomsed ja mis etapid nõuavad inimsekkumist;
• d) kehtestatud kontrollid, millega tagatakse, et esimene tehing äsja registreeritud kliendiga sooritatakse alles siis, kui on kohaldatud kõiki esialgseid kliendi suhtes rakendatavaid hoolsusmeetmeid;
• e) sissejuhatus- ja regulaarsete koolitusprogrammide kirjeldus, et tagada töötajate teadlikkus ja ajakohased teadmised klientide kaugtuvastamise lahenduse toimimisest, seotud riskidest ning klientide kaugtuvastamise selliste riskide maandamise poliitikast ja menetlustest.

Selle poliitika ja nende menetluste rakendamine peaks võimaldama krediidi- ja finantseerimisasutustel tagada käesolevate suuniste punktide 4.2–4.7 sätete järgimise. 4.1.2 Juhtimiskord

Lisaks EBA vastavuskontrolli eest vastutava isiku suuniste³ punkti 4.2.4 sätetele peaks rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise vastavuskontrolli eest vastutav isik⁴ osana oma üldkohustusest koostada kliendi suhtes rakendatavate hoolsusmeetmete nõuete täitmise poliitika ja menetlused tagama, et klientide kaugtuvasta mise poliitikat ja menetlusi rakendatakse tõhusalt, vaadatakse korrapäraselt läbi ja vajaduse korral muudetakse.

³ Direktiivi artikli 8 ja VI peatüki kohase vastavuse haldamise ja rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise vastavuskontrolli eest vastutava isiku rolli ja ülesannetega seotud poliitika ja menetluste suuniste kavand.

⁴ Kooskõlas vastavuskontrolli eest vastutava isiku suuniste punktis 4.2.2 sätestatud proportsionaalsuse kriteeriumidega.

Krediidi- ja finantseerimisasutuste juhtorgan peaks heaks kiitma klientide kaugtuvastamise poliitika ja menetlused ning tegema nende nõuetekohase rakendamise järelevalvet.

4.1.3 Klientide kaugtuvastamise lahenduse rakendamiseelne hindamine

Kui krediidi- ja finantseerimisasutused kaalutlevad, kas võtta kasutusele uus klientide kaugtuvastamise lahendus, peaksid krediidi- ja finantseerimisasutused tegema klientide kaugtuvastamise lahenduse rakendamiseelse hindamise.

Krediidi- ja finantseerimisasutused peaksid oma poliitikas ja menetlustes sätestama rakendamiseelse hindamise ulatuse, etapid ja dokumenteerimise nõuded, mis peaksid hõlmama vähemalt järgmist:

• a) kogutavate andmete ja dokumentide täielikkuse ja õigsuse ning kasutatava teabeallikate usaldusväärsuse ja sõltumatuse hinnang;
• b) hinnang klientide kaugtuvastamise lahenduse kasutamise mõju kohta kogu äritegevust hõlmavatele riskidele, sealhulgas rahapesu ja terrorismi rahastamise, operatsiooni-, maine- ja õiguslikele riskidele;
• c) võimalike leevendus- ja parandusmeetmete tuvastamine iga punkti b kohases hinnangus tuvastatud riski kohta;
• d) pettuse riskide, sealhulgas näosarnasuspettuse riskide ning muu info- ja sidetehnoloogia (IKT) ja turvariskide hindamise testid kooskõlas EBA IKT- ja turvariskide juhtimise suuniste sättega 43⁵ ;
• e) klientide kaugtuvastamise poliitikas ja menetlustes tuvastatud klientidele, toodetele ja teenustele suunatud lahenduse toimimise täielik testimine.

⁵ EBA/GL/2019/04

Krediidi- ja finantseerimisasutused peaksid pidama punkti 14 alapunktides a, d ja e sätestatud kriteeriume täidetuks, kui lahenduses kasutatakse üht järgmistest:

• a) e-identimise süsteemid, millest on teatatud määruse (EL) nr 910/2014 artikli 9 kohaselt ja mis vastavad sama määruse artikli 8 kohastele usaldusväärsuse tasemete „märkimisväärne” või „kõrge” nõuetele;
• b) asjakohased kvalifitseeritud usaldusteenused, mis vastavad määruse (EL) nr 910/2014, eelkõige selle III peatüki 3. jao ja artikli 24 lõike 1 teise lõigu punkti b nõuetele.

Krediidi- ja finantseerimisasutused peaksid suutma tõendada oma pädevale asutusele, mis hindamisi nad on teinud enne klientide kaugtuvastamise lahenduse rakendamist, nende hindamise tulemust ja seda, kuidas on selle kasutamine asjakohane, arvestades rahapesu ja terrorismi rahastamise riske, mis on tuvastatud seoses selle kohaldamisalasse kuuluvate klientide, teenuste, geograafilise ulatuse ja toodetega.

Krediidi- ja finantseerimisasutused peaksid kasutama klientide kaugtuvastamise lahendust alles siis, kui nad on veendunud, et seda saab lõimida krediidi- ja finantseerimisasutuse laiemasse sisekontrollisüsteemi, võimaldades seega krediidi- ja finantseerimisasutusel piisavalt juhtida rahapesu ja terrorismi rahastamise riske, mis võivad tuleneda klientide kaugtuvastamise lahenduse kasutamisest.

4.1.4 Klientide kaugtuvastamise lahenduse pidev seire

Krediidi- ja finantseerimisasutused peaksid pidevalt jälgima klientide kaugtuvastamise lahendust, et tagada selle toimimine kooskõlas krediidi- ja finantseerimisasutuse ootustega. Nad peaksid täiendama punktis 9 kirjeldatud poliitikat ja menetlusi kirjeldades vähemalt järgmise kirjeldusega:

• a) meetmed, mida nad võtavad, et tagada klientide kaugtuvastamise protsessi ajal kogutud andmete pidev kvaliteet, täielikkus, õigsus ja piisavus, mis peaks olema vastavuses rahapesu ja terrorismi rahastamise riskidega, millele on krediidi- ja finantseerimisasutus avatud;
• b) selliste korrapäraste läbivaatamiste ulatus ja sagedus; ning
• c) asjaolud, mis tingivad erakorralise läbivaatamise, mis peaksid hõlmama vähemalt järgmist:
• a. krediidi- ja finantseerimisasutuse rahapesu ja terrorismi rahastamise riskide muutused;
• b. jälgimis-, auditi- või järelevalvetegevuses tuvastatud puudused lahenduse toimimises;
• c. pettuskatsete märgatav suurenemine;
• d. õigus- või regulatiivraamistiku muutused.

Krediidi- ja finantseerimisasutused peaksid oma menetlustes ja protsessides sätestama parandusmeetmed, kui risk on realiseerunud või kui on tuvastatud vead, mis mõjutavad klientide üldise kaugtuvastamise lahenduse tõhusust ja tulemuslikkust. Need mehhanismid peaksid hõlmama vähemalt järgmist:

• a) kõigi mõjutatud ärisuhete läbivaatamine, et hinnata, kas krediidi- ja finantseerimisasutused on piisavalt kohaldanud esialgseid kliendi suhtes rakendatavaid hoolsusmeetmeid, et täita rahapesuvastase direktiivi artikli 13 lõike 1 punkte a, b ja c; krediidi- ja finantseerimisasutused peaksid prioriseerima ärisuhteid, millega kaasneb suurim rahapesu ja terrorismi rahastamise risk;
• b) arvestades eespool nimetatud läbivaatamisel saadud teavet, hinnatakse, kas:
• a. mõjutatud ärisuhete suhtes tuleks kohaldada täiendavaid hoolsusmeetmeid;
• b. mõjutatud ärisuhete suhtes tuleks kohaldada piiranguid, näiteks tehingumahu piiranguid, kui see on riigisisese õigusega lubatud, kuni läbivaatamine on toimunud;
• c. mõjutatud ärisuhted tuleks lõpetada;
• d. mõjutatud ärisuhetest tuleks teatada rahapesu andmebüroole;
• e. mõjutatud ärisuhted tuleks liigitada muusse riskikategooriasse.

Krediidi- ja finantseerimisasutused peaksid kaalutlema, kuidas kõige tõhusamalt jälgida klientide kaugtuvastamise lahenduste jätkuvat asjakohasust ja usaldusväärsust. Nad peaksid kaalutlema muu hulgas üht või mitut järgmistest vahenditest:

• i. kvaliteedi tagamise testimine;
• ii. automaatsed kriitilised hoiatused ja teated;
• iii. regulaarsed automaatsed kvaliteediaruanded;
• iv. pisteline testimine;
• v. käsitsi läbivaatamine.

Seda jaotist kohaldatakse ka siis, kui kasutatakse täisautomaatseid klientide kaugtuvastamise lahendusi, mis sõltuvad suuresti automaatalgoritmidest, inimsekkumiseta või vähese inimsekkumisega.

Krediidi- ja finantseerimisasutused peaksid suutma oma pädevale asutusele tõendada, mis läbivaatamisi nad on teinud ja mis parandusmeetmeid võtnud, et kõrvaldada kõik puudused, mis on tuvastatud klientide kaugtuvastamise lahenduse kogu kasutuskestuse ajal.