4.1 Politiki u proċeduri interni

L- istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji għandhom jistabbilixxu u jżommu politiki u proċeduri b iex jikkonformaw mal - obbligi tagħhom skont l - Artikolu 13(1)(a) u (c) tad - Direttiva (UE) 2015/849 f’sitwazzjonijiet li fihom isir onboarding b’mod remot tal - klijenti. Dawn il - politiki u l - proċeduri għandhom ikunu sensittivi għar - riskju u jistabbilixxu mill - inqas:

• a) deskrizzjoni ġenerali tas - soluzzjoni li l - istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji stabbilew biex jiġbru, jivverifikaw u jirreġistraw l - informazzjoni matul il - proċess tal - onboarding remot tal - klijenti. Din għandha tinkludi spjegazzjoni tal - karatteristiċi u l - funzjonament tas - soluzzjoni;
• b) is - sitwazzjonijiet li fihom tista’ tintuża s - soluzzjoni għall - onboarding remot tal - klijenti, filwaqt li jitqiesu l - fatturi ta’ riskju identifikati u vvalutati f’konformità mal - Artikolu 8(1) tad - Direttiva (UE) 2015/849 u fil - valutazzjoni tar - riskju min - negozju kollu, inkluż id - deskrizzjoni tal - kategorija tal - klijenti, il - prodotti u s - servizzi li huma eliġibbli għall - onboarding remot;
• c) liema passi huma totalment awtonomi u liema passi jirrikjedu l - intervent mill - bniedem;
• d) il- kontrolli stabbiliti biex jiġi żgurat li l - ewwel tranżazzjoni ma’ klijent li jkun għadu kif għadda mill - proċess ta’ onboarding tiġi eżegwita biss ladarba jkunu ġew applikati l - miżuri inizjali kollha ta’ diliġenza dovuta tal - klijent (CDD);
• e) deskrizzjoni tal - programmi ta’ induzzjoni u ta’ taħriġ regolari biex jiġi żgurat l - għarfien tal - persunal u l - għarfien aġġornat tal - funzjonament tas - soluzzjoni għall - onboarding remot tal - klijenti, ir - riskji assoċjati, u l - politiki u l - proċeduri għall - onboarding remot t al- klijenti li għandhom l - għan li jimmitigaw tali riskji.

Il- politiki u l - proċeduri, meta implimentati, għandhom jippermettu lill - istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji jiżguraw il - konformità mad - dispożizzjonijiet fit - Taqsima 4.2 sa 4.7 ta’ dawn il-Linji Gwida.

4.1.2 Governanza

Minbarra d - dispożizzjonijiet stabbiliti fit - Taqsima 4.2.4 tal - Linji Gwida tal - Uffiċjali għall - Konformità tal - EBA³ , l - Uffiċjal għall - Konformità tal - AML/CFT⁴ għandu, bħala parti mid - dmir ġenerali tiegħu li jħejji politiki u proċeduri biex tintlaħaq konformità mar - rekwiżiti tas - CDD, jiżgura li l - politiki u l - proċeduri għall - onboarding remot tal - klijenti jiġu implimentati b’mod effettiv, rieżaminati regolarment u emendati meta meħtieġ.

³ Abbozz ta’ Linji Gwida dwar politiki u proċeduri b’rabta mal - ġestjoni tal - konformità u r - rwol u r - responsabbiltajiet tal - Uffiċjal għall - Konformità tal - AML/CFT skont l - Artikolu 8 u l -Kap itolu VI tad - Direttiva

⁴ F’konformità mal - Kriterji ta’ proporzjonalità stabbiliti fit - Taqsima 4.2.2 tal - Linji Gwida għall - Uffiċjali għall - Konformità

Il- korp maniġerjali tal - istituzzjoni ta’ kreditu u finanzjarja għandu japprova l - politiki u l - proċeduri għall - onboarding remot tal - klijenti u jissorvelja l - implimentazzjoni korretta tagħhom.

4.1.3 Il-valutazzjoni ta’ qabel l-implimentazzjoni tas- soluzzjoni għall - onboarding remot tal-klijenti

Meta jikkunsidraw jekk jadottawx soluzzjoni ġdida għall - onboarding remot ta’ klijent, l - istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji għandhom iwettqu valutazzjoni ta’ qabel l - implimentazzjoni tas - soluzzjoni għall - onboarding remot tal - klijenti.

L- istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji għandhom jistabbilixxu l - ambitu, il - passi u r - rekwiżiti taż - żamma ta’ rekords tal - valutazzjoni ta’ qabel l - implimentazzjoni fil - politiki u l - proċeduri tagħhom, li għandhom jinkludu mill - inqas:

• a) valutazzjoni tal - adegwatezza tas - soluzzjon i rigward il- kompletezza u l - akkuratezza tad - data u d- dokumenti li għandhom jinġabru, kif ukoll tal - affidabbiltà u l - indipendenza tas - sorsi tal - informazzjoni li tuża;
• b) valutazzjoni tal - impatt tal - użu tas - soluzzjoni għall - onboarding remot tal - klijenti fuq ir- riskji tiegħu għan - negozju kollu, inklużi l - ML/TF, ir - riskji operazzjonali, reputazzjonali u legali;
• c) l- identifikazzjoni ta’ miżuri ta’ mitigazzjoni u azzjonijiet ta’ rimedju possibbli għal kull riskju identifikat fil - valutazzjoni skont il - punt b);
• d) testijiet biex jiġu vvalutati r - riskji ta’ frodi inkluż ir - riskji ta’ frodi bbażata fuq ix - xebh u teknoloġiji tal - informazzjoni u tal - komunikazzjoni (“ICT”) oħrajn u r - riskji għas - sigurtà, f’konformità mad - dispożizzjoni 43 tal - Linji Gwida tal - EBA dwar l - ICT u l - ġestjoni tar - riskju tas - sigurtà⁵ ;
• e) ittestjar minn tarf sa tarf tal - funzjonament tas - soluzzjoni mmirata lejn il - klijent(i), il - prodott(i) u s - servizz(i) identifikati fil - politiki u l - proċeduri għall - onboarding remot tal - klijenti.

⁵ EBA/GL/2019/04

L- istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji għandhom iqisu li l - kriterji fil - paragrafu 14(a)(d) u (e) għandhom jiġu ssodisfati meta s - soluzzjoni tuża wieħed minn dawn li ġejjin:

• a) skemi ta’ identifikazzjoni elettronika notifikati f’konformità mal - Artikolu 9 tar - Regolament (UE) Nru 910/2014 u li jissodisfaw ir - rekwiżiti tal - livelli ta’ assigurazzjoni “sostanzjali” jew “għolja” f’konformità mal - Artikolu 8 ta’ dak ir - Regolament;
• b) servizzi fiduċjarji kwalifikati rilevanti li jissodisfaw ir - rekwiżiti tar - Regolament (UE) Nru 910/2014, b’mod partikolari l - Kapitolu III, it - Taqsima 3 u l- Artikolu 24(1), is - subparagrafu 2, il - punt (b) ta’ dak ir - Regolament.

L- istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji għandhom ikunu jistgħu juru lill - awtorità kompetenti tagħhom liema valutazzjonijiet ikunu wettqu qabel l - implimentazzjoni tas - soluzzjoni għall - onboarding remot tal - klijenti, l - eżitu tal - valutazzjoni tagħhom u kif l - użu tagħha jkun xieraq fid - dawl tar - riskji tal - ML/TF identifikati għat - tipi ta’ klijent(i), servizz(i), ġeografiji u prodott(i) fl - ambitu tagħha.

L- istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji għandhom jibdew jużaw is - soluzzjoni għall - onboarding remot tal - klijenti ladarba biss ikunu sodisfatti li tista’ tiġi integrata fis - sistema ta’ kontroll intern usa’ tal - istituzzjoni, u b’hekk tippermetti lill - istituzzjoni timmaniġġja b’mod adegwat ir - riskji tal - ML/TF li jistgħu jirriżultaw mill - użu tas - soluzzjoni għall - onboarding remot tal - klijenti.

4.1.4 Monitoraġġ kontinwu tas - soluzzjoni għall - onboarding remot tal -klijenti

L- istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji għandhom jimmonitorjaw is - soluzzjoni għall - onboarding remot tal - klijenti fuq bażi kontinwa biex jiżguraw li topera f’konformità mal - aspettattivi tal - istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji. Huma għandhom jikkomplementaw il - politiki u l - proċeduri tagħhom deskritti fil - paragrafu 9 b’deskrizzjoni ta’ mill - inqas:

• a) il- passi li se jieħdu biex ikunu sodisfatti f’dik li hija l - kwalità, il - kompletezza, l - akkuratezza u l - adegwatezza kontinwi tad - data miġbura matul il - proċess tal - onboarding remot tal - klijenti, li għandhom jkunu proporzjonati għar - riskji tal - ML/TF li għalihom hija esposta l - istituzzjoni ta’ kreditu u finanzjarja;
• b) l- ambitu u l - frekwenza ta’ tali rieżamijiet regolari; u
• c) iċ - ċirkostanzi li se jwasslu għar -ri eżamijiet ad hoc , li għandhom jinkludu mill - inqas:
• a. bidliet fl - iskopertura għar - riskju tal - ML/TF tal - istituzzjoni ta’ kreditu u finanzjarja;
• b. nuqqasijiet fil - funzjonament tas - soluzzjoni identifikati matul l - attivitajiet ta’ monitoraġġ, awditjar jew superviżjoni;
• c. Żieda perċepita fit - tentattivi ta’ frodi;
• d. bidliet fil - qafas legali jew regolatorju.

Fil- proċeduri u l - proċessi tagħhom, l - istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji għandhom jistabbilixxu miżuri ta’ rimedju meta jkun immaterjalizza riskju, jew meta jkunu ġew identifikati żbalji li jkollhom impatt fuq l - effiċjenza u l - effettività tas - soluzzjoni għall - onboarding remot ġenerali tal - klijent. Dawn il - miżuri għandhom jinkludu mill - inqas:

• a) rieżami tar - relazzjonijiet kummerċjali affettwati kollha, biex jiġi vvalutat jekk ġiex applikat biżżejjed CDD inizjali mill - istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji sabiex jikkonformaw mal - Artikolu 13(1), (a), (b) u (c) tal - AMLD. L - istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji għandhom jagħtu prijorità lil dawk ir - relazzjonijiet kummerċjali li jġibu magħhom l - ogħla riskju ta’ ML/TF;
• b) filwaqt li jqisu l - informazzjoni miksuba fir - rieżami msemmi hawn fuq, valutazzjoni ta’ jekk relazzjoni kummerċjali affettwata għandhiex tkun:
• a. soġġetta għall - miżuri addizzjonali ta’ diliġenza dovuta;
• b. soġġetta għal - limitazzjonijiet, bħal - limiti fuq il - volum tat - tranżazzjoni, meta permessi skont il - liġi nazzjonali, sakemm ikun sar rieżami;
• c. itterminata;
• d. irrappurtata lill - FIU;
• e. riklassifikata f’kategorija ta’ riskju differenti.

L- istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji għandhom jikkunsidraw l - aktar mod effettiv biex jimmonitorjaw l - adegwatezza u l - affidabbiltà kontinwi tas - soluzzjonijiet għall - onboarding remot tal - klijenti. Għandhom iqisu wieħed jew aktar mill - mezzi li ġejjin, iżda mhux limitati għalihom:

• i. l- ittestjar tal - assigurazzjoni tal - kwalità;
• ii. it - twissijiet u n - notifiki kritiċi awtomatizzati;
• iii. rapporti tal - kwalità awtomatizzati regolari;
• iv. l- ittestjar tal - kampjun;
• v. rieżamijiet manwali.

Din it - taqsima tapplika wkoll meta jintużaw soluzzjonijiet kompletament awtomatizzati għall - onboarding remot tal - klijenti li jiddependu ħafna minn algoritmi awtomatizzati, mingħajr jew bi ftit intervent mill - bniedem.

L- istituzzjonijiet ta’ kreditu u finanzjarji għandhom ikunu jistgħu juru lill - awtorità kompetenti tagħhom liema rieżami twettaq u l - passi ta’ rimedju li jkunu ħadu biex jikkoreġu kwalunkwe nuqqas identifikat matul il - ħajja tas - soluzzjoni għall - onboarding remot tal - klijenti.