4.1 Belső politikák és eljárások

A hitelintézeteknek és a pénzügyi intézményeknek politikákat és eljárásokat kell bevezetniük és fenntartaniuk az (EU) 2015/849 irányelv 13. cikke (1) bekezdésének a) és c) pontja szerinti kötelezettségeik teljesítése érdekében olyan esetekben, amikor az ügyfél befogadására távoli eljárással kerül sor. Ezeknek a politikáknak és eljárásoknak kockázatérzékenységi alapúaknak kell lenniük, és ki kell terjedniük legalább az alábbiakra:

• a) a hitelintézetek és pénzügyi intézmények által a távoli ügyfélbefogadási folyamat során az információk gyűjtésére, ellenőrzésére és rögzítésére bevezetett megoldás általános leírása. A leírásnak tartalmaznia kell a megoldás jellemzőinek és működésének ismertetését;
• b) azokat a helyzeteket, amikor a távoli ügyfélbefogadási megoldás alkalmazható, figyelembe véve az (EU) 2015/849 irányelv 8. cikke (1) bekezdésének megfelelően, valamint az üzleti szintű kockázatértékelés során azonosított és értékelt kockázati tényezőket, beleértve a távoli befogadásra alkalmas ügyfelek, termékek és szolgáltatások kategóriájának leírását;
• c) mely lépések teljes mértékben autonomizáltak, és melyek igényelnek emberi beavatkozást;
• d) azokat a kontrollmechanizmusokat, amelyek biztosítják, hogy az újonnan befogadott ügyféllel kötött első ügyletet csak akkor hajtsák végre, ha valamennyi kötelez ő ügyfél - átvilágítási intézkedés elvégzésre került;
• e) azoknak a bevezető és rendszeres képzési programoknak a leírását, amelyek biztosítják az ügyintézők tudatosságát és naprakész ismereteit a távoli ügyfélbefogadási megoldás működésével, a kapcsolódó kockázatokkal, valamint az ilyen kockázatok mérséklését célzó távoli ügyfélbefogadási politikákkal és eljárásokkal kapcsolatban.

A politikáknak és eljárásoknak végrehajtásuk esetén lehetővé kell tenniük, hogy a hit elintézetek és pénzügyi intézmények biztosítsák az ezen iránymutatások 4.2 – 4.7 szakaszában foglalt rendelkezéseknek való megfelelést.

4.1.2 Irányítás

Az EBH a megfelelési tisztviselőkre vonatkozó iránymutatásainak³ 4.2.4 szakaszában foglalt rendelkezéseken túlm enően az AML/CFT megfelelési tisztviselőnek⁴ – az ügyfél - átvilágítási követelményeknek való megfelelést szolgáló politikák és eljárások kidolgozására vonatkozó általános feladata részeként – gondoskodnia kell arról , hogy az ügyfelek távoli befogadására vo natkozó szabályokat és eljárásokat hatékonyan hajtsák végre, rendszeresen felülvizsgálják és szükség esetén módosítsák.

³ Iránymutatás-tervezet a jogszabályoknak való megfeleléssel kapcsolatos politikákról és eljárásokról, valamint az (EU) 2015/849 irányelv 8. cikke és VI. fejezete szerinti AMF/CFT megfelelési tisztviselő szerepéről és felelősségi köréről

⁴ A megfelelési tisztviselőre vonatkozó iránymutatások 4.2.2 sza kaszában meghatározott arányossági kritériumoknak megfelelően

A hitelintézet és a pénzügyi intézmény vezető testületének jóvá kell hagynia a távoli ügyfélbefogadási politikákat és eljárásokat, és felügyelnie kell azok helyes végrehajtását.

4.1.3 A távoli ügyfélbefogadási megoldás bevezetést megelőző értékelése

Annak mérlegelésekor, hogy alkalmazzanak - e új távoli ügyfélbefogadási megoldást, a hitelintézeteknek és a pénzügyi intézményeknek a bevezetést megelőzően értékelniük kell az ügyfélbefogadásra szolgáló távoli megoldást.

A hitelintézeteknek és pénzügyi intézményeknek politikáikban és eljárásaikban meg kell határozniuk a végrehajtást megelőző értékelés hatókörét, lépéseit és a nyilvántart ás vezetésére vonatkozó követelményeket, amelyeknek ki kell terjedniük legalább az alábbiakra:

• a) a megoldás megfelelőségének értékelése az összegyűjtendő adatok és dokumentumok teljessége és pontossága, valamint a felhasznált információforrások megbízhatósága és függetlensége tekintetében;
• b) annak értékelése, hogy a távoli ügyfélbefogadási megoldás alkalmazása milyen hatást gyakorol a vállalkozás egészét érintő kockázatokra, beleértve a pénzmosással és a terrorizmus finanszírozásával kapcsolatos, operatív, repu tációs és jogi kockázatokat;
• c) a b) pont szerinti értékelés során azonosított valamennyi kockázatra vonatkozó lehetséges kockázatmérséklő intézkedések és korrekciós intézkedések meghatározása;
• d) a csalás kockázatainak – többek között a személyazonosság-lopással kapcsolatos és más információs és kommunikációs technológiai (IKT) és biztonsági kockázatok – értékelésére szolgáló tesztek, az EBH IKT és biztonsági kockázatok kezelésről szóló iránymutatásainak 43. pontjával összhangban⁵ ;
• e) a távoli ügyfélbefogadásra vo natkozó politikákban és eljárásokban meghatározott ügyfelekre, termékekre és szolgáltatásokra irányuló megoldás működésének végponttól végpontig terjedő tesztelése.

⁵ EBA/GL/2019/04

A hitelintézetek és pénzügyi intézmények a (14) bekezdés a), d) és e) pontjában foglalt kri tériumokat abban az esetben tekinthetik teljesítettnek, ha a megoldás tartalmazza az alábbiak valamelyikét:

• a) a 910/2014/EU rendelet 9. cikkének megfelelően bejelentett elektronikus azonosítási rendszerek, amelyek megfelelnek az említett rendelet 8. cikke sz erinti „jelentős” vagy „magas” biztonsági szintek követelményeinek;
• b) a 910/2014/EU rendelet és különösen annak III. fejezete 3. szakaszának 24. cikke (1) bekezdése második albekezdésének b) pontjában foglalt követelményeknek megfelelő releváns minősített bi zalmi szolgáltatások.

A hitelintézeteknek és pénzügyi intézményeknek képesnek kell lenniük arra, hogy a hatáskörrel rendelkező felügyeleti hatóságuk felé bizonyítsák, hogy a távoli ügyfélbefogadási megoldás bevezetése előtt milyen értékeléseket végeztek, é s be kell tudni mutatniuk az értékelésük eredményét, valamint azt, hogy a megoldás alkalmazása megfelel az érintett ügyféltípus(ok), szolgáltatás(ok), földrajzi jellemző(k) és termék(ek) tekintetében azonosított pénzmosási és a terrorizmus finanszírozásáva l kapcsolatos kockázatoknak.

A hitelintézetek és pénzügyi intézmények kizárólag abban az esetben használhatnak távoli ügyfélbefogadási megoldást, ha meggyőződtek arról, hogy a megoldás integrálható az intézmény tágabb belső kontroll- rendszerébe, és lehetővé teszi az intézmény számára, hogy megfelelően kezelje a távoli ügyfélbefogadási megoldás alkalmazásából eredő, a pénzmosással és a terrorizmus finanszírozásával összefüggő kockázatokat.

4.1.4 A távoli ügyfélbefogadási megoldás folyamatos ellenőrzése

A hitelintézeteknek és a pénzügyi intézményeknek folyamatosan ellenőrizniük kell a távoli ügyfélbefogadási megoldást annak biztosítása érdekében, hogy az a hitelintézetek és pénzügyi intézmények saját elvárásainak megfelelően működjön. A 9. pontban ismerte tett politikáikat és eljárásaikat legalább a következők bemutatásával kell kiegészíteniük:

• a) a távoli ügyfélbefogadási folyamat során gyűjtött adatok minőségének, teljességének, pontosságának és megfelelőségének folyamatos biztosítása érdekében tett lépések, amelyeknek arányban kell állniuk a hitelintézetet, illetve a pénzügyi intézményt érintő, pénzmosással és a terrorizmus finanszírozásával kapcsolatos kockázatokkal;
• b) az említett rendszeres felülvizsgálatok hatóköre és gyakorisága; valamint
• c) az eseti felülvizsgálatokra okot adó körülmények, amelyek között szerepelniük kell legalább a következőknek:
• a. a hitelintézetet/pénzügyi intézményt érintő, pénzmosással/terrorizmus finanszírozásával kapcsolatos kockázatoknak való kitettségben bekövetkezett változások ;
• b. a mego ldás működésében a monitoring - , audit - vagy felügyeleti tevékenységek során feltárt hiányosságok;
• c. a visszaélési kísérletek érzékelhető fokozódása;
• d. a jogi vagy szabályozási keretrendszer változása.

A hitelintézeteknek és pénzügyi intézményeknek eljárásaikba n és folyamataikban korrekciós intézkedéseket kell meghatározniuk arra az esetre, ha kockázat merül fel, vagy ha olyan hibákat tárnak fel, amelyek hatással vannak az általános távoli ügyfélbefogadási megoldás hatékonyságára és eredményességére. Az említett intézkedéseknek ki kell terjedniük legalább az alábbiakra:

• a) az összes érintett üzleti kapcsolat felülvizsgálata annak értékelése céljából, hogy a hitelintézetek és pénzügyi intézmények megfelelő kezdeti ügyfél - átvilágítást alkalmaztak-e a pénzmosási irányelv (AMLD) 13. cikke (1) bekezdése a), b) és c) pontjának való megfelelés érdekében. A hitelintézeteknek és pénzügyi intézményeknek elsősorban azokat az üzleti kapcsolatokat kell megvizsgálniuk, amelyek esetén a pénzmosással és terrorizmus finanszírozásával kapcsolatos kockázat a legmagasabb;
• b) figyelembe véve a fent említett felülvizsgálat során szerzett információkat, annak értékelése, hogy az érintett üzleti kapcsolatok esetében:
• a. szükség van - e további átvilágítási intézkedésekre;
• b. szükség va n- e korlátozásokra, például az ügylet volumenére vonatkozó korlátozásokra, amennyiben az ilyen korlátozást a nemzeti jog lehetővé teszi, mindaddig, amíg felülvizsgálatra nem kerül sor;
• c. szükség van - e azok felmondására;
• d. szükséges -e bejelentést tenni róluk a pénzügyi információs egység felé;
• e. szükséges -e másik kockázati kategóriába átsorolni azokat.

A hitelintézeteknek és a pénzügyi intézményeknek lehetőség szerint a távoli ügyfélbefogadási megoldások folyamatos megfelelőségének és megbízhatóságának nyo mon követésére szolgáló leghatékonyabb módszert kell alkalmazniuk. Meg kell fontolniuk többek között az alábbi nem kizárólagos eszközök közül legalább egynek az alkalmazását:

• i. minőségbiztosítási tesztek ;
• ii. automatizált kritikus riasztások és értesítések;
• iii. a mi nőségre vonatkozó rendszeres, automatizált jelentések;
• iv. mintavételen alapuló vizsgálat;
• v. manuális felülvizsgálatok.

Ezt a szakaszt kell alkalmazni abban az esetben is, ha a távoli ügyfélbefogadásra nagyrészt automatizált algoritmusoktól függő, emberi beavatkozás nélkül vagy minimális emberi beavatkozással működő, teljesen automatizált megoldást használnak.

A hitelintézeteknek és pénzügyi intézményeknek képesnek kell lenniük arra, hogy bemutassák a hatáskörrel rendelkező hatóságuknak, milyen felülvizsgálatokat és korrekciós intézkedéseket hajtottak végre a távoli ügyfélbefogadási megoldás teljes élettartama alatt feltárt hiányosságok orvoslására.