4.1 Vnútorné politiky a postupy

Úverové a finančné inštitúcie by mali zaviesť a udržiavať politiky a postupy na plnenie svojich povinností podľa článku 13 ods. 1 písm. a) a c) smernice (EÚ) 2015/849 v situáciách, keď sa zmluvný vzťah s klientom uzatvára na diaľku. Tieto politiky a postupy by mali zohľadňovať mieru rizika a mali by stanovovať aspoň:

• a) všeobecný p opis riešenia, ktoré úverové a finančné inštitúcie zaviedli na zhromažďovanie, overovanie a zaznamenávanie informácií počas celého procesu uzatvárania zmluvných vzťahov s klientmi na diaľku. To by malo zahŕňať vysvetlenie vlastností a fungovania riešenia;
• b) situácie, v ktorých sa môže použiť riešenie pre uzatváranie zmluvných vzťahov s klientmi na diaľku, s prihliadnutím na rizikové faktory identifikované a hodnotené v súlade s článkom 8 ods. 1 smernice (EÚ) 2015/849 a v rámci celopodnikového hodnotenia rizík vrátane p opisu kategórie klientov, produktov a služieb, ktoré sú oprávnené na uzatváranie zmluvných vzťahov na diaľku;
• c) ktoré kroky sú plne autonómne a ktoré si vyžadujú ľudský zásah;
• d) kontroly zavedené na zabezpečenie, že prvá transakcia po uzatvorení zmluvného vzťahu s novým klientom sa vykoná až po vykonaní všetkých opatrení počiatočnej povinnej starostlivosti vo vzťahu ku klientovi;
• e) p opis programov úvodného a pravidelného školenia na zabezpečenie informovanosti a aktuálnych znalostí zamestnancov o fungovaní riešenia pre uzatváranie zmluvných vzťahov s klientmi na diaľku, o súvisiacich rizikách a o politikách a postupoch týkajúcich sa uzatvárania zmluvných vzťahov s klientmi na diaľku zameraných na zmiernenie týchto rizík.

Uplatňované politiky a postupy by mali úverovým a finančným inštitúciám umožniť, aby zabezpečili dodržiavanie ustanovení v oddieloch 4.2 až 4.7 týchto usmernení. 4.1.2 Riadenie

Okrem ustanovení uvedených v oddiele 4.2.4 usmernení EBA o pracovníkoch zodpovedných za dodržiavanie súladu s predpismi³ by mal pracovník zodpovedný za dodržiavanie súladu s predpismi v oblasti boja proti praniu špinavých peňazí a financovaniu terorizmu⁴ v rámci svojej všeobecnej povinnosti prípravy politík a postupov na dodržiavanie požiadaviek povinnej starostlivosti vo vzťahu ku klientovi zabezpečiť, aby sa politiky a postupy pre uzatváranie zmluvných vzťahov s klientmi na diaľku účinne uplatňovali, pravidelne revidovali a v prípade potreby menili.

³ Návrh usmernení o zásadách a postupoch vo vzťahu k riadeniu dodržiavania súladu s predpismi a o úlohe a povinnostiach pracovníka zodpovedného za dodržiavanie súladu s predpismi v oblasti boja proti praniu špinavých peňazí a financovaniu terorizmu podľa článku 8 a kapitoly VI smernice.

⁴ V súlade s kr itériami proporcionality stanovenými v oddiele 4.2.2 Usmernení pre úradníka pre dohľad nad dodržiavaním predpisov.

Riadiaci orgán úverovej a finančnej inštitúcie by mal schváliť politiky a postupy pre uzatváranie zmluvných vzťahov s klientmi na diaľku a dohliadať na ich správne vykonávanie.

4.1.3 Posúdenie riešenia pre uzatváranie zmluvných vzťahov s klientmi na diaľku pred jeho zavedením

Úverové a finančné inštitúcie by pri zvažovaní, či prijať nové riešenie pre uzatváranie zmluvných vzťahov s klientmi na diaľku, mali vykonať posúdenie riešenia uzatvárania takých zmluvných vzťahov pred jeho zavedením.

Pokiaľ ide o posúdenie pred zavedením, úverové a finančné inštitúcie by mali vo svojich politikách a postupoch stanoviť rozsah, kroky a požiadavky na vedenie záznamov, ktoré by mali zahŕňať aspoň:

• a) posúdenie primeranosti riešenia, pokiaľ ide o úplnosť a presnosť údajov a dokumentov, ktoré sa majú zozbierať , ako aj spoľahlivosť a nezávislosť zdrojov informácií, ktoré sa používajú;
• b) posúdenie vplyvu používania riešenia pre uzatváranie zmluvných vzťahov s klientmi na diaľku na celopodnikové riziká vrátane rizík prania špinavých peňazí a financovania terorizmu, operačných rizík, reputačných rizík a právnych rizík;
• c) identifikáciu možných zmierňujúcich opatrení a nápravných opatrení pre každé riziko identifikované v posúdení podľa písmena b);
• d) testy na hodnotenie rizík podvodu vrátane rizík podvodu zneužit ia identity a iných rizík v oblasti informačných a komunikačných technológií (ďalej len „IKT“) a bezpečnosti v súlade s ustanovením 43 usmernení EBA o riadení rizík v oblasti IKT a bezpečnosti⁵ ;
• e) komplexné testovanie fungovania riešenia zameraného na klienta( - ov), produkt( - y) a službu( - y) identifikované v politikách a postupoch pre uzatváranie zmluvných vzťahov s klientmi na diaľku.

⁵ EBA/GL/2019/04.

Úverové a finančné inštitúcie by mali považovať kritériá uvedené v odseku 14 písm. a), d) a e) za splnené, ak sa v rámci riešenia využíva jeden z týchto prvkov:

• a) systémy elektronickej identifikácie oznámené v súlade s článkom 9 nariadenia (EÚ) č. 910/2014 a spĺňajúce požiadavky na úroveň zabezpečenia „pokročilá“ alebo „vysoká“ v súlade s článkom 8 uvedeného nariadenia;
• b) príslušné kvalifikované dôveryhodné služby, ktoré spĺňajú požiadavky nariadenia (EÚ) č. 910/2014, najmä kapitoly III oddielu 3 a článku 24 ods. 1 pododseku 2 písm. b) uvedeného nariadenia.

Úverové a finančné inštitúcie by mali byť schopné preukázať svojmu príslušnému orgánu, aké posúdenia vykonali pred zavedením riešenia uzatvárania zmluvných vzťahov s klientmi na diaľku, výsledok svojho posúdenia a ako je jeho použitie vhodné vzhľadom na zistené riziká prania špinavých peňazí a financovania terorizmu pre typy klientov, služby, geografické oblasti a produkty v ich pôsobnosti.

Úverové a finančné inštitúcie by mali začať používať riešenie uzatvárania zmluvných vzťahov s klientmi na diaľku až po tom, ako sa presvedčia, že je možné ho integrovať do širšieho systému vnútornej kontroly inštitúcie, čo inštitúcii umožní primerane riadiť riziká prania špinavých peňazí a financovania terorizmu, ktoré môžu vzniknúť v dôsledku používania riešenia uzatvárania zmluvných vzťahov s klientmi na diaľku.

4.1.4 Priebežné monitorovanie riešenia uzatvárania zmluvných vzťahov s klientmi na diaľku

Úverové a finančné inštitúcie by mali priebežne monitorovať riešenie uzatvárania zmluvných vzťahov s klientmi na diaľku, aby sa zabezpečilo, že funguje v súlade s očakávaniami úverových a finančných inštitúcií. Svoje politiky a postupy opísané v odseku 9 by mali doplniť aspoň o p opis:

• a) krokov, ktoré podniknú, aby sa presvedčili o priebežnej kvalite, úplnosti, presnosti a primeranosti údajov získaných počas procesu uzatvárania zmluvných vzťahov s klientmi na diaľku, ktoré by mali byť primerané rizikám prania špinavých peňazí a financovania terorizmu, ktorým je úverová a finančná inštitúcia vystavená;
• b) rozsahu a frekvencie takýchto pravidelných preskúmaní a
• c) okolností, ktoré budú podnetom na preskúmanie ad hoc, ktoré by malo zahŕňať aspoň:
• a. zmeny vystavenia úverovej a finančnej inštitúcie riziku prania špinavých peňazí a financovania terorizmu;
• b. nedostatky vo fungovaní riešenia zistené počas monitorovania, auditu alebo dohľadu;
• c. vnímaný nárast počtu pokusov o podvod;
• d. zmeny právneho alebo regulačného rámca.

Úverové a finančné inštitúcie by mali vo svojich postupoch a procesoch stanoviť nápravné opatrenia v prípade, že sa vyskytlo riziko alebo boli zistené chyby, ktoré majú vplyv na efektívnosť a účinnosť všeobecného riešenia pre uzatváranie zmluvných vzťahov s klientmi na diaľku. Tieto opatrenia by mali obsahovať aspoň:

• a) preskúmanie všetkých dotknutých obchodných vzťahov s cieľom posúdiť, či úverové a finančné inštitúcie vykonali dostatočné počiatočné opatrenia povinnej starostlivosti vo vzťahu ku klientovi pre dosiahnutie súladu s článkom 13 ods. 1 písm. a), b) a c) smernice o boji proti praniu špinavých peňazí a financovaniu terorizmu. Úverové a finančné inštitúcie by mali prioritne preskúmať tie obchodné vzťahy, ktoré nesú najvyššie riziko prania špinavých peňazí a financovania terorizmu;
• b) p osúdenie – s prihliadnutím na informácie získané v rámci uvedeného preskúmania
• – , či by dotknuté obchodné vzťahy mali:
• a. podliehať dodatočným opatreniam povinnej starostlivosti;
• b. podliehať obmedzeniam, ako napríklad obmedzeniam objemu transakcie, ak to vnútroštátne právne predpisy povoľujú, a to až do vykonania preskúmania;
• c. byť ukončené;
• d. byť nahlásené finančnej spravodajskej jednotke (FIU);
• e. byť preradené do inej rizikovej kategórie.

Úverové a finančné inštitúcie by mali zvážiť najefektívnejší spôsob priebežného monitorovania primeranosti a spoľahlivosti riešení pre uzatváranie zmluvných vzťahov s klientmi na diaľku. Mali by zvážiť, okrem iného, jeden alebo viacero z týchto prostriedkov:

• i. testovanie zabezpečenia kvality;
• ii. automatické výstražné upozornenia a oznámenia;
• iii. pravidelné automatické správy o kvalite;
• iv. testovanie vzoriek;
• v. manuálne kontroly.

Tento oddiel sa vzťahuje aj na prípady, keď sa používajú plne automatizované riešenia pre uzatváranie zmluvných vzťahov s klientmi na diaľku, ktoré sú do veľkej miery závislé od automatizovaných algoritmov bez ľudského zásahu alebo s malým ľudským zásahom.

Úverové a finančné inštitúcie by mali byť schopné preukázať svojmu príslušnému orgánu, aké preskúmania vykonali a aké nápravné opatrenia prijali na odstránenie akýchkoľvek zistených nedostatkov počas celej doby životnosti riešenia pre uzatváranie zmluvných vzťahov s klientmi na diaľku.