6.2 «Γνώρισε τη δομή σου»

Σε κάθε περίπτωση, τα ιδρύματα δεν θα πρέπει να δημιουργούν αδιαφανείς ή ασκόπως πολύπλοκες δομές οι οποίες στερούνται σαφούς οικονομικού σκεπτικού ή νομικού σκοπού ή δομές που θα μπορούσαν να εγείρουν ανησυχίες ότι ενδέχεται να χρησιμοποιηθούν για σκοπό που συνδέεται με οικονομικό έγκλημα.

Κατά τη συγκρότηση των δομών αυτών, το διοικητικό όργανο θα πρέπει να κατανοεί τόσο τις δομές όσο και τον σκοπό τους, καθώς και τους συγκεκριμένους κινδύνους που συνδέονται με αυτές, και να εξασφαλίζει τη δέουσα συμμετοχή των λειτουργιών του συστήματος εσωτερικής επιθεώρησης. Οι δομές αυτές θα πρέπει να εγκρίνονται και να διατηρούνται μόνον εάν ο σκοπός τους είναι σαφώς διατυπωμένος και κατανοητός, και εφόσον το διοικητικό όργανο είναι πεπεισμένο ότι έχουν προσδιοριστεί όλοι οι σημαντικοί κίνδυνοι, συμπεριλαμβανομένων των κινδύνων φήμης, ότι είναι δυνατή η αποτελεσματική διαχείριση και η κατάλληλη αναφορά όλων των κινδύνων και ότι έχει εξασφαλιστεί αποτελεσματική εποπτεία. Όσο πιο πολύπλοκη και αδιαφανής είναι η οργανωτική και λειτουργική δομή, και όσο μεγαλύτεροι είναι οι κίνδυνοι, τόσο πιο εντατική θα πρέπει να είναι και η εποπτεία της δομής.

Τα ιδρύματα θα πρέπει να τεκμηριώνουν τις αποφάσεις τους και να είναι σε θέση να αιτιολογούν τις αποφάσεις τους στις αρμόδιες αρχές.

Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να διασφαλίζει τη λήψη ενδεδειγμένων μέτρων για την αποφυγή ή τη μείωση των κινδύνων των δραστηριοτήτων που ασκούνται εντός τέτοιου είδους δομών. Αυτές περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, τη διασφάλιση ότι:

• α. το ίδρυμα διαθέτει επαρκείς πολιτικές και διαδικασίες και καταγεγραμμένες διεργασίες (π.χ. εφαρμοστέα όρια, ροές πληροφόρησης) για την εξέταση, την κανονιστική συμμόρφωση, την έγκριση και τη διαχείριση κινδύνων τέτοιων δραστηριοτήτων, λαμβάνοντας υπόψη τις συνέπειες για την οργανωτική και λειτουργική δομή του ομίλου, το προφίλ κινδύνου και τον κίνδυνο φήμης του·
• β. το ίδρυμα με υποχρέωση ενοποίησης καθώς και οι εσωτερικοί και εξωτερικοί ελεγκτές έχουν δυνατότητα πρόσβασης στις πληροφορίες σχετικά με τις δραστηριότητες αυτές και τους κινδύνους τους, και οι εν λόγω πληροφορίες υποβάλλονται στο διοικητικό όργανο υπό την εποπτική του αρμοδιότητα και στην αρμόδια αρχή που χορήγησε την άδεια λειτουργίας· και
• γ. το ίδρυμα αξιολογεί σε περιοδική βάση τη συνεχιζόμενη ανάγκη διατήρησης τέτοιων δομών.

Οι εν λόγω δομές και δραστηριότητες, συμπεριλαμβανομένης της συμμόρφωσής τους προς τη νομοθεσία και τα επαγγελματικά πρότυπα, θα πρέπει να υπόκεινται σε τακτική επανεξέταση από τη λειτουργία εσωτερικής επιθεώρησης με τη χρήση μιας προσέγγισης βάσει κινδύνου.