6.2 Rakenteen tunteminen

Ylimmän hallintoelimen on tunnettava ja ymmärrettävä täysin laitoksen oikeudellinen, hallinnollinen ja toiminnallinen rakenne (know your structure -periaate) ja varmistettava, että se vastaa laitoksen hyväksyttyä liiketoiminta- ja riskistrategiaa ja riskinottohalua ja että laitoksen riskienhallintajärjestelmä kattaa sen.

Ylimmän hallintoelimen on vastattava harkittujen strategioiden ja käytäntöjen hyväksymisestä uusien rakenteiden perustamista varten. Jos laitos luo konserninsa sisällä useita oikeushenkilöitä, niiden lukumäärä ja etenkin niiden keskinäiset suhteet ja liiketoimet eivät saa asettaa merkittäviä haasteita konsernin sisäisen hallinnon ja ohjauksen rakenteelle ja konserniin liittyvien riskien tehokkaalle hallinnalle ja valvonnalle. Ylimmän hallintoelimen tulee varmistaa, että laitoksen rakenne ja tarvittaessa konsernin sisäiset rakenteet ovat 7 jaksossa määritellyt kriteerit huomioon ottaen selkeät, tehokkaat ja avoimet laitoksen henkilöstön, osakkeenomistajien ja muiden sidosryhmien sekä toimivaltaisen viranomaisen näkökulmasta.

Ylimmän hallintoelimen on ohjattava laitoksen rakennetta ja kehitystä sekä sille asetettuja rajoituksia. Sen on varmistettava, että rakenne on perusteltu ja tehokas ja että se ei ole kohtuuttoman tai aiheettoman monimutkainen.

Konsolidoivan laitoksen ylimmän hallintoelimen tulee ymmärtää paitsi konsernin oikeudellinen, hallinnollinen ja toiminnallinen rakenne, myös sen eri yksiköiden tarkoitus ja toiminnot sekä niiden väliset yhteydet ja suhteet. Sen on oltava perillä myös konsernikohtaisista operatiivisista riskeistä, konsernin sisäisistä vastuista ja siitä, kuinka ne voivat vaikuttaa konsernin rahoitukseen, pääomaan, likviditeettiin ja riskiprofiiliin tavanomaisissa ja epäsuotuisissa olosuhteissa. Ylimmän hallintoelimen tulee varmistaa, että laitos kykenee antamaan oikea-aikaisesti tietoa konsernin kunkin oikeushenkilön tyypistä, ominaispiirteistä, organisaatiokaaviosta, omistusrakenteesta ja liiketoiminnasta. Lisäksi sen on varmistettava, että konserniin kuuluvat laitokset noudattavat kaikkia valvontaan liittyviä raportointivaatimuksia yksittäisenä laitoksena, alakonsolidointiryhmän tasolla ja konsolidoinnin perusteella.

Konsolidoivan laitoksen ylimmän hallintoelimen tulee varmistaa, että konsernin eri yksiköt (mukaan luettuna konsolidoiva yksikkö itse) saavat riittävästi tietoa saadakseen selvän kuvan konsernin yleisistä tavoitteista, strategioista ja riskiprofiilista ja siitä, mikä kyseisen konsernin yksikön asema on konsernin rakenteessa ja toiminnassa. Nämä tiedot ja niitä koskevat tarkistukset tulee dokumentoida ja saattaa asianmukaisten toimintojen, kuten ylimmän hallintoelimen, eri liiketoiminta-alueiden ja sisäisten valvontatoimintojen, käyttöön. Konsolidoivan laitoksen ylimmän hallintoelimen jäsenten tulee huolehtia siitä, että heillä on ajantasaiset tiedot konsernin rakenteesta johtuvista riskeistä ottaen huomioon näiden ohjeiden 7 jaksossa määritellyt kriteerit. Tämä tarkoittaa sitä, että heidän tulee saada

• a. tiedot tärkeimmistä riskitekijöistä
• b. säännöllisiä raportteja, joissa arvioidaan laitoksen kokonaisrakennetta ja yksittäisten yksiköiden toiminnan yhdenmukaisuutta hyväksytyn konserninlaajuisen strategian kanssa
• c. säännöllisiä raportteja sellaisista aiheista, joiden osalta vaaditaan sääntelykehyksen noudattamista yksittäisenä laitoksena, alakonsolidointiryhmän tasolla ja konsolidoidusti.