6.2 Conoscere la propria struttura

L’organo di gestione dovrebbe conoscere e comprendere pienamente la struttura giuridica, organizzativa e operativa dell’ente (c.d. « know your structure ») e garantire che essa sia in linea con la strategia aziendale, la strategia in materia di rischio e la propensione al rischio che l’ente stesso ha approvato e che sia inclusa nel suo quadro di gestione dei rischi.

L’organo di gestione dovrebbe anche rispondere dell’approvazione di strategie e politiche sane per l’istituzione di nuove strutture. Qualora un ente crei molte entità giuridiche all’interno del proprio gruppo, il loro numero e, in modo particolare, i legami e le operazioni che intercorrono tra loro non dovrebbero costituire un problema per la definizione della governance interna dell’ente né per l’efficace gestione e sorveglianza dei rischi del gruppo nel suo complesso. L’organo di gestione dovrebbe garantire che la struttura di un ente e, laddove applicabile, le strutture all’interno di un gruppo, tenuto conto dei criteri specificati alla sezione 7, siano chiare, efficienti e trasparenti per il personale, gli azionisti e le altre parti interessate dell’ente, nonché per l’autorità competente.

L’organo di gestione dovrebbe dirigere la struttura dell’ente, guidarne l’evoluzione e far fronte ai relativi limiti, oltre a garantire che la struttura sia giustificata ed efficiente e non presenti un grado di complessità eccessivo o non appropriato.

L’organo di gestione di un ente consolidante dovrebbe capire non soltanto la struttura giuridica, organizzativa e operativa del gruppo, ma anche il fine e le attività delle diverse entità nonché i legami e le relazioni tra queste ultime. Ciò include la comprensione dei rischi operativi specifici del gruppo, delle esposizioni infragruppo e di come i profili di finanziamento, capitale, liquidità e rischio del gruppo potrebbero esserne influenzati in condizioni normali e in circostanze avverse. L’organo di gestione dovrebbe garantire che l’ente sia in grado di fornire informazioni sul gruppo in maniera tempestiva, relativamente al tipo, alle caratteristiche, all’organigramma, all’assetto proprietario e alle attività di ciascuna entità giuridica, e che gli enti all’interno del gruppo rispettino tutti gli obblighi di segnalazione a fini di vigilanza su base individuale, subconsolidata e consolidata.

L’organo di gestione dell’ente consolidante dovrebbe garantire che le diverse entità del gruppo (incluso l’ente consolidante stesso) ricevano informazioni sufficienti per avere un’idea chiara degli obiettivi, delle strategie e del profilo di rischio del gruppo in termini generali e di come l’entità del gruppo interessata sia incorporata nella struttura e nel funzionamento operativo del gruppo. Tali informazioni e le relative revisioni dovrebbero essere documentate e rese disponibili alle funzioni pertinenti interessate, fra cui l’organo di gestione, le linee di business e le funzioni di controllo interno. I membri dell’organo di gestione di un ente consolidante dovrebbero tenersi informati riguardo ai rischi posti dalla struttura del gruppo, prendendo in considerazione i criteri indicati alla sezione 7 degli orientamenti. Ciò include il ricevimento di:

• a. informazioni sui principali fattori di rischio;
• b. relazioni periodiche che valutino la struttura generale dell’ente e la conformità delle attività delle singole entità alla strategia approvata all’interno dell’intero gruppo;
• c. relazioni periodiche su argomenti per i quali il quadro normativo richiede conformità a livello individuale, subconsolidato e consolidato.