6.2 „ Poznaj swoją strukturę”

Organ zarządzający powinien w pełni znać i rozumieć strukturę prawną, organizacyjną i operacyjną instytucji (zasada „P oznaj swoją strukturę”) oraz zapewnić jej zgodność z zatwierdzoną strategią biznesową i strategią w zakresie ryzyka, jak też gotowością do podejmowania ryzyka, a także objęcie tej struktury ramami zarządzania ryzykiem.

Organ zarządzający powinien być odpowiedzialny za zatwierdzanie prawidłowych strategii i polityki ustanawiania nowych struktur. W przypadku gdy instytucja ustanawia w obrębie swojej grupy wiele podmiotów prawnych, ich liczba, a zwłaszcza wzajemne powiązania i transakcje między nimi nie powinny utrudniać projektowania jej zarządzania wewnętrznego oraz skutecznego zarządzania ryzykiem grupy jako całości i nadzoru nad nim. Organ zarządzający powinien zapewnić, aby struktura instytucji, a w stosownych przypadkach również struktury w obrębie grupy, z uwzględnieniem kryteriów określonych w sekcji 7, były jasne, efektywne i przejrzyste dla pracowników instytucji, jej akcjonariuszy i innych zainteresowanych stron, a także dla właściwego organu.

Organ zarządzający powinien kształtować strukturę instytucji, jej rozwój i ograniczenia, jak też zapewnić, aby struktura ta była uzasadniona i efektywna oraz nie cechowała się nadmierną lub nieodpowiednią złożonością.

Organ zarządzający instytucji konsolidującej powinien rozumieć nie tylko strukturę prawną, organizacyjną i operacyjną grupy, ale także cel poszczególnych podmiotów, ich działalność oraz związki i relacje między nimi. Oznacza to zrozumienie rodzajów ryzyka operacyjnego specyficznych dla grupy, ekspozycji wewnątrzgrupowych oraz sposobu, w jaki normalne i niekorzystne okoliczności mogą wpłynąć na finansowanie grupy, jej kapitał, płynność oraz profil ryzyka. Organ zarządzający powinien także zapewnić zdolność instytucji do przedstawiania w terminowy sposób informacji na temat grupy w odniesieniu do rodzaju, charakterystyki, struktury organizacyjnej, struktury własnościowej i działalności każdego podmiotu prawnego, a także zgodność instytucji wchodzących w skład grupy ze wszystkimi wymogami nadzorczymi w zakresie sprawozdawczości w ujęciu indywidualnym, subskonsolidowanym oraz skonsolidowanym.

Organ zarządzający instytucji konsolidującej powinien zapewnić poszczególnym podmiotom w obrębie grupy (w tym samej instytucji konsolidującej) wystarczającą ilość informacji, aby wszystkie uzyskały jasny ogląd ogólnych celów grupy, jej strategii i profilu ryzyka, a także tego, w jaki sposób dany podmiot grupy wpisuje się w jej strukturę i funkcjonowanie operacyjne. Takie informacje oraz ich zmiany powinny być dokumentowane i udostępniane stosownym komórkom, w tym organowi zarządzającemu, liniom biznesowym i komórkom kontroli wewnętrznej. Członkowie organu zarządzającego instytucji konsolidującej powinni zasięgać informacji o ryzyku wynikającym ze struktury grupy, uwzględniając kryteria określone w sekcji 7 wytycznych. Obejmuje to otrzymywanie:

• a. informacji na temat najważniejszych czynników ryzyka;
• b. regularnych sprawozdań zawierających ocenę ogólnej struktury instytucji i zgodności działalności poszczególnych podmiotów z zatwierdzoną strategią grupową; oraz
• c. regularnych sprawozdań dotyczących kwestii, w przypadku których na mocy ram regulacyjnych wymagana jest zgodność na poziomie indywidualnym, subskonsolidowanym i skonsolidowanym.