1. Retningslinjer om samarbejde og informationsudveksling mellem kompetente myndigheder, der fører tilsyn med kredit- og finansieringsinstitutter (med henvisning til direktiv 2015/849)

1.1 De kompetente myndigheder bør identificere og registrere følgende:

• a) selskaber, der opererer på tværs af grænserne, som er etableret i deres medlemsstat, og disse selskabers grænseoverskridende virksomheder i andre medlemsstater eller tredjelande
• b) grænseoverskridende virksomheder og EU-virksomheder, som driver virksomhed i deres medlemsstat
• c) tredjelandsvirksomheder, som er forbundet med de EU-virksomheder, der er beskrevet i litra b) ovenfor.

1.2 Med henblik på at kunne udføre registreringen i overensstemmelse med nærværende retningslinjer bør de kompetente myndigheder anvende registreringer:

• a) som de allerede har adgang til i deres egenskab af tilsynsmyndigheder
• b) som formidles til dem af tilsynsmyndigheder
• c) som er indhentet i forbindelse med deres risikobaserede tilsyn, rammerne for hvilke er fastsat i de fælles retningslinjer for kendetegnene ved en risikobaseret tilgang til tilsyn med bekæmpelse af hvidvask og finansiering af terrorisme, og de skridt, der skal tages ved udførelse af tilsyn på et risikofølsomt grundlag (JC 2016 72), offentliggjort den 16. november 2016 ("Retningslinjer for risikobaseret tilsyn").

1.3 De kompetente myndigheder bør sikre, at den registrering, der henvises til i retningslinje 1.2 ovenfor:

• a) indeholder tilstrækkelige oplysninger for de kompetente myndigheder til at sikre deres efterlevelse af disse retningslinjer
• b) støttes af en ML/TF-risikovurdering af selskaber og sektorer inden for deres tilsynsmæssige kompetenceområde.

1.4 I forbindelse med nærværende retningslinjer bør de kompetente myndigheder i forbindelse med registreringen indsamle de nødvendige oplysninger fra alle tilgængelige kilder, herunder, men ikke begrænset til:

• a) deres egne tilsynsaktiviteter, herunder årlig indberetning
• b) andre kompetente myndigheder eller AML/CFT-tilsynsmyndigheder i tredjelande, hvis muligt
• c) offentlige registre over godkendte/licenserede selskaber, herunder Den Europæiske Banktilsynsmyndigheds (EBA) registre
• d) tilsynsmyndigheder, navnlig oplysninger, som de besidder om de selskabs- eller koncernstrukturer i selskaber, som er underlagt deres tilsyn, herunder oplysninger, der er indhentet som en del af godkendelser, passport-notifikationer og etableringen af tilsynskollegier, hvis det er relevant.

1.5 I forbindelse med registreringen bør de kompetente myndigheder anvende skabelonen i bilag I.

1.6 Ved afslutningen af registreringen bør de kompetente myndigheder som minimum inkludere:

• a) navne på alle medlemsstater, EØS- og EFTA-lande eller tredjelande, hvor selskabet, der opererer på tværs af grænserne, har sine grænseoverskridende virksomheder
• b) navne på alle medlemsstater og EØS- og EFTA-lande, hvor tredjelandsvirksomheden har sine virksomheder, i det omfang, at den kompetente myndighed er bekendt hermed
• c) navnet på det tredjeland, hvor den tredjelandsvirksomhed, som er forbundet med EU-virksomhederne, har sit hovedkontor
• d) ML/TF-risikoniveauet forbundet med det selskab, der opererer på tværs af grænserne, de grænseoverskridende virksomheder og EU-virksomhederne, i det omfang, at den kompetente myndighed er bekendt hermed, i overensstemmelse med trin 1 og 2 i retningslinjerne for risikobaseret tilsyn.

1.7 De kompetente myndigheder bør sikre, at registreringen altid er ajourført. De kompetente myndigheder bør gennemgå og opdatere registreringen regelmæssigt og på ad hoc-basis, når de får kendskab til relevante ændringer i ejerskabsstrukturen i selskabet, der opererer på tværs af grænserne, eller i tredjelandsvirksomheden. 1.8 De kompetente myndigheder bør sende registreringen og senere opdateringer hertil til den relevante europæiske tilsynsmyndighed.

2.1 Efter udførelsen af registreringen i overensstemmelse med retningslinje 1 bør den ledende tilsynsmyndighed identificere de selskaber, der opererer på tværs af grænserne, som opfylder betingelserne som omhandlet i retningslinje 2.2 for etableringen af et AML/CFT-kollegium.

2.2 Betingelserne for etablering af et AML/CFT-kollegium er opfyldt, når:

• a) et selskab, der opererer på tværs af grænserne, har etableret grænseoverskridende virksomheder i mindst to andre medlemsstater end den medlemsstat, hvor dets hovedkontor er beliggende, eller
• b) en tredjelandsvirksomhed har etableret EU-virksomheder i mindst tre medlemsstater; filialer af et EU-datterselskab af en tredjelandsvirksomhed, der er etableret i en anden medlemsstat end den, hvor EU-datterselskabet er etableret, tæller som separate virksomheder.

2.3 Hvis betingelserne for etablering af et AML/CFT-kollegium ikke er opfyldt, bør de kompetente myndigheder som minimum sikre samarbejde og informationsudveksling på et bilateralt grundlag i overensstemmelse med retningslinje 14.

3.1 Hvis de betingelser, der er fastsat i retningslinje 2, er opfyldt, bør den ledende tilsynsmyndighed i samarbejde med de kompetente myndigheder for de grænseoverskridende virksomheder og EU-virksomhederne etablere og vedligeholde et AML/CFT-kollegium.

3.2 Den ledende tilsynsmyndighed bør prioritere etableringen af AML/CFT-kollegier for selskaber, der opererer på tværs af grænserne, og EU-virksomheder, der klassificeres med en høj ML/TF-risiko, efter den risikovurdering, der er udført i tråd med retningslinjerne for risikobaseret tilsyn, og tage relevante oplysninger, der er offentliggjort af EU-Kommissionen, i betragtning, herunder EU-Kommissionens rapport med en supranational risikovurdering, der er offentliggjort i overensstemmelse med artikel 6 i direktiv (EU) 2015/849.

3.3 Såfremt et kollegium ikke er etableret af den ledende tilsynsmyndighed til trods for, at de relevante betingelser i disse retningslinjer er opfyldt, bør de kompetente myndigheder for grænseoverskridende virksomheder og EU-virksomheder af det grænseoverskridende selskab, for hvilket kollegiet ikke er etableret, skrive til den ledende tilsynsmyndighed med angivelse af, hvorfor kollegiet bør etableres. Som led i denne kommunikation bør de kompetente myndigheder fastsætte:

• a) hvorfor de mener, at betingelserne for etablering af et kollegium er opfyldt
• b) den ML/TF-risiko, der er forbundet med den relevante grænseoverskridende virksomhed eller EU-virksomhed, herunder navnlig eventuelle indikationer på overtrædelser eller potentielle overtrædelser af direktivet om bekæmpelse af hvidvask af penge på enheds- eller koncernniveau
• c) den indvirkning, som den manglende etablering af et kollegium ville have på deres tilsynsfunktioner og navnlig deres evne til effektivt at overvåge den grænseoverskridende virksomheds eller EU-virksomhedens efterlevelse af sine AML/CFT-forpligtelser.

Den ledende tilsynsmyndighed bør sende et begrundet svar til de kompetente myndigheder inden for en måned fra modtagelsen af den skriftlige anmodning. Hvis den ledende tilsynsmyndighed ikke etablerer et kollegium, og de kompetente myndigheder er uenige i de angivne årsager, bør de kontakte EBA med en anmodning om ikke-bindende mægling med hensyn til, hvorvidt kollegiet bør etableres.

3.4 Såfremt EBA mener, at der bør etableres et kollegium, og den ledende tilsynsmyndighed ikke etablerer kollegiet:

• a) såfremt den anmodes herom af de kompetente myndigheder for grænseoverskridende virksomheder og EU-virksomheder, bør den ledende tilsynsmyndighed uden unødig forsinkelse sende alle de oplysninger, der er nødvendige for at sætte dem i stand til effektivt at føre tilsyn med de grænseoverskridende virksomheder og EU-virksomhederne inden for deres kompetenceområde
• b) det kan overvejes, hvorvidt artikel 9b i forordning 1093/2010 bør finde anvendelse
• c) den manglende etablering af kollegiet bør betragtes som den ledende tilsynsmyndigheds manglende efterlevelse af disse retningslinjer.

3.5 Såfremt en kompetent myndighed ikke har modtaget de oplysninger, som den anmodede den ledende tilsynsmyndighed om i overensstemmelse med punkt 3.4, litra a), bør den sende en anmodning til EBA om bindende mægling.

4.1 Såfremt et kollegium som omhandlet i direktiv 2013/36/EU eller i direktiv 2009/138/EF er etableret, bør følgende sikres:

• a) Den ledende tilsynsmyndighed bør bestræbe sig på fra den konsoliderende tilsynsmyndighed at indhente de registrerede oplysninger på koncernen, der er udarbejdet i overensstemmelse med artikel 2 i Kommissionens delegerede forordning (EU) 2016/98 og artikel 2 i Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) 2016/99.
• b) Den ledende tilsynsmyndighed bør forelægge den konsoliderende tilsynsmyndighed eller den koncerntilsynsførende registreringerne/oplysningerne, som den har udført/indhentet i overensstemmelse med retningslinje 1.

4.2 Den ledende tilsynsmyndighed bør samarbejde med en konsoliderende tilsynsmyndighed eller formanden for kollegiet af tilsynsmyndigheder og, hvis denne er forskellig, med formanden for AML/CFT-delstrukturen i kollegiet af tilsynsmyndigheder, hvis en sådan delstruktur eksisterer, med henblik på at sikre samarbejdet og informationsudvekslingen mellem AML/CFT og tilsynsmyndigheder som værende relevante for deres opgaver og som fastsat i den gældende lovgivning. Et sådant samarbejde bør:

• a) omfatte udvekslingen af relevante oplysninger mellem AML/CFT-kollegiet og kollegiet bestående af tilsynsmyndigheder for selskabet, der opererer på tværs af grænserne, eller den koncern, for hvilken AML/CFT-kollegiet er etableret
• b) sikre deltagelse i de møder, der foregår i de respektive kollegier, når et emne af relevans for de andre kollegiemedlemmer er på deres dagsorden.

Permanente medlemmer

5.1 Den ledende tilsynsmyndighed bør altid opfordre følgende myndigheder til at deltage i AML/CFT-kollegiet som permanente medlemmer:

• a) alle kompetente myndigheder med ansvar for AML/CFT-tilsyn med alle grænseoverskridende virksomheder af det selskab, der opererer på tværs af grænserne
• b) de kompetente myndigheder, der er ansvarlige for AML/CFT-tilsynet med alle EU-virksomheder
• c) den relevante ESA (EBA, ESMA eller EIOPA).

5.2 Den ledende tilsynsmyndighed bør være ansvarlig for at identificere de permanente medlemmer, som der henvises til i retningslinje 5.1, og for at registrere deres navne og kontaktoplysninger i kontaktlisten for det relevante AML/CFT-kollegium i overensstemmelse med retningslinje 6. Med henblik på at identificere de kompetente myndigheder kan den ledende tilsynsmyndighed henvise til registret for kompetente myndigheder, der er offentliggjort af Kommissionen i overensstemmelse med artikel 48, stk. 1, litra a), i direktiv (EU) 2015/849. 5.3 Efter modtagelsen af opfordringen til at deltage i AML/CFT-kollegiet bør de permanente medlemmer bekræfte deres deltagelse skriftligt til den ledende tilsynsmyndighed inden for 10 arbejdsdage.

Observatører

5.4 Den ledende tilsynsmyndighed bør sende en opfordring om at deltage i AML/CFT-kollegiet som observatører til tilsynsmyndighederne for selskaber, der opererer på tværs af grænserne, de grænseoverskridende virksomheder og EU-virksomhederne samt til AML/CFT-myndighederne i tredjelande, hvor grænseoverskridende virksomheder opererer. Den kan også opfordre tilsynsmyndighederne i tredjelande, hvor grænseoverskridende virksomheder opererer, og den finansielle efterretningsenhed i den medlemsstat, hvor den ledende tilsynsmyndighed er beliggende, til at deltage.

5.5 Den ledende tilsynsmyndighed bør være ansvarlig for at identificere de observatører, der omhandles i retningslinje 5.4, og registrere deres navne og kontaktoplysninger i kontaktlisten for det relevante AML/CFT-kollegium i overensstemmelse med retningslinje 6. Med det formål at identificere de relevante myndigheder kan den ledende tilsynsmyndighed høre de europæiske tilsynsmyndigheder.

5.6 Ved beslutningen om, hvorvidt der skal sendes en opfordring til en bestemt observatør, bør den ledende tilsynsmyndighed udarbejde en liste over potentielle observatører i overensstemmelse med retningslinje 5.5. I den forbindelse bør den ledende tilsynsmyndighed overveje alle forslag, der er modtaget skriftligt fra permanente medlemmer, inden for en rimelig tidsfrist og deres begrundelse for at opfordre en bestemt observatør til at deltage i AML/CFT-kollegiet. Med henblik på at foreslå en observatør bør den ledende tilsynsmyndighed eller det permanente medlem, som foreslår opfordringen til observatøren, udføre følgende:

• a) En vurdering af ækvivalensen af de fortrolighedsregler, der gælder for et tredjelands ordning for bekæmpelse af hvidvask af penge og finansiering af terrorisme eller tilsynsmyndighed. Som en del af denne vurdering kan den ledende tilsynsmyndighed eller et permanent medlem henvise til henstillingen om ækvivalensen af ikke-EU-myndigheder for deltagelse i tilsynskollegier, der er offentliggjort på EBA's websted, hvilket kan være et vigtigt input til den samlede ækvivalensvurdering af tredjelandsmyndigheden. Derudover kan EU-Kommissionens ækvivalensafgørelser inden for Solvens II-direktivets område⁴ og afgørelser om databeskyttelsesniveauets tilstrækkelighed også inddrages⁵ , hvor det er relevant.
• b) En vurdering af den indvirkning, som observatørens deltagelse kan have på AML/CFT-kollegiets funktionsmåde.
• c) En vurdering af tredjelandets AML/CFT eller tilsynsmyndighedens evne og parathed til at underskrive bilaterale samarbejdsaftaler med alle permanente medlemmer i henhold til artikel 57a, stk. 5, i direktivet om bekæmpelse af hvidvask af penge.

5.7 Den ledende tilsynsmyndighed bør dele en liste over potentielle observatører sammen med resultatet af den vurdering, der er udført i overensstemmelse med retningslinje 5.6, med alle permanente medlemmer af AML/CFT-kollegiet og de eksisterende observatører.

5.8 Permanente medlemmer bør fremsætte eventuelle bemærkninger og gøre eventuelle indsigelser mod de foreslåede observatører, der opfordres til at deltage i AML/CFT-kollegiet inden for den tidsfrist, der er fastsat af den ledende tilsynsmyndighed. Disse observationer og indsigelser bør ledsages af en skriftlig begrundelse, som indeholder grundlaget for disse observationer og indsigelser, og hvordan, efter det permanente medlems opfattelse, den foreslåede observatørs deltagelse i AML/CFT-kollegiet kunne påvirke kollegiets procedurer.

5.9 Den ledende tilsynsmyndighed kan kun opfordre en observatør til at deltage i AML/CFT-kollegiet, hvis ingen af de permanente medlemmer gør indsigelser, og hvis den potentielle observatør accepterer at ville overholde betingelserne for deltagelse af observatører, som bør udarbejdes individuelt af den ledende tilsynsmyndighed og aftales med de relevante myndigheder for hver enkelt observatør.

5.10 EBA kan høres eller handle på eget initiativ for at imødekomme eller mægle i forhold til ethvert problem, der måtte opstå med hensyn til opfordringen til og deltagelsen af observatører.

Opfordrede deltagere

5.11 Den ledende tilsynsmyndighed kan enten på eget initiativ eller på anmodning af et permanent medlem overveje at opfordre andre relevante deltagere til at være med i en bestemt session af mødet i AML/CFT-kollegiet, såfremt:

• a) disse deltageres medvirken ville gavne AML/CFT-kollegiet; sådanne deltagere kan omfatte, men er ikke begrænset til, selskabet, andre FIU'er end den FIU, der er fastsat i retningslinje 5.4, auditører eller konsulenter, eller
• b) særlige sager, der drøftes i AML/CFT-kollegiet, kan have en indvirkning på det arbejde, der udføres af den opfordrede deltager; sådanne deltagere kan vejledende omfatte afviklingsmyndigheder, Den Fælles Afviklingsinstans eller indskudsgarantiordninger.

5.12 Den ledende tilsynsmyndighed bør vurdere alle skriftlige forslag fra permanente medlemmer om potentielle deltagere og deres begrundelse for at opfordre dem til at deltage. Den ledende tilsynsmyndighed bør høre og modtage godkendelse fra alle permanente medlemmer, inden disse deltagere opfordres til at deltage i en bestemt session af mødet i AML/CFT-kollegiet, og informere observatører om en sådan beslutning. 5.13 Permanente medlemmer bør give udtryk for eventuelle bekymringer om eller indsigelser mod de foreslåede deltagere inden for den tidsfrist, der er fastsat af den ledende tilsynsmyndighed, og bør underbygge dem med en skriftlig begrundelse, som indeholder grundlaget for disse bekymringer eller indsigelser.

⁴ Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2009/138/EF af 25. november 2009 om adgang til og udøvelse af forsikrings- og genforsikringsvirksomhed.

⁵ Se artikel 45, stk. 3, i forordning (EU) 2016/679 eller artikel 36, stk. 3, i direktiv (EU) 2016/680.

6.1 Den ledende tilsynsmyndighed bør vedligeholde en kontaktliste over alle permanente medlemmer og observatører ved at udfylde en skabelon, der er vedlagt aftalen om samarbejde og informationsudveksling i bilag II, og gennemgå den regelmæssigt.

6.2 Den ledende tilsynsmyndighed bør dele den udarbejdede liste i overensstemmelse med retningslinje 6.1 med alle permanente medlemmer og observatører.

6.3 Permanente medlemmer og observatører bør fremsende deres kontaktoplysninger til den ledende tilsynsmyndighed og informere den om eventuelle ændringer uden unødig forsinkelse.

Planlagte møder

7.1 Den ledende tilsynsmyndighed bør i samråd med permanente medlemmer fastlægge formen og hyppigheden af møderne i AML/CFT-kollegiet under hensyntagen til som minimum følgende faktorer:

• a) den ledende tilsynsmyndigheds vurdering af den ML/TF-risiko, der er forbundet med selskabet og dets grænseoverskridende virksomheder eller EU-virksomheder, i forbindelse med hvilke AML/CFT-kollegiet er etableret, som den ledende tilsynsmyndighed har besluttet i overensstemmelse med ESA's retningslinjer for risikobaseret tilsyn og retningslinjerne for risikofaktorer
• b) permanente medlemmers synspunkter
• c) sagens hastende karakter og aktualitet
• d) permanente medlemmers tilgængelighed
• e) indvirkningen på AML/CFT-kollegiets effektivitet og funktionsmåde
• f) eventuelle væsentlige ændringer i forhold til det ML/TF-risikoniveau, der er forbundet med selskaberne eller deres grænseoverskridende virksomheder eller EU-virksomheder, for hvilke ML/CFT-kollegiet er etableret.

7.2 Det første møde i et hvilket som helst nyetableret AML/CFT-kollegium bør være et fysisk møde, medmindre de permanente medlemmer og den ledende tilsynsmyndighed bliver enige om, at en anden form for møde er hensigtsmæssig under hensyntagen til de faktorer, der er fastsat i retningslinje 7.1, litra a)-e), ovenfor.

7.3 Såfremt den ledende tilsynsmyndighed i betragtning af de synspunkter, som de permanente medlemmer fremfører, fastslår, at selskabet, der opererer på tværs af grænserne, eller EU-virksomhederne udgør en høj ML/TF-risiko, bør den ledende tilsynsmyndighed indkalde til mindst ét fysisk møde i AML/CFT-kollegiet pr. år, medmindre de permanente medlemmer bliver enige om en anden hyppighed eller form for mødet under hensyntagen til de faktorer, der er fastsat i retningslinje 7.1.

7.4 I den udstrækning at dette er relevant og muligt, bør den ledende tilsynsmyndighed i samråd med de permanente medlemmer arrangere et fysisk møde i AML/CFT-kollegiet umiddelbart inden, efter eller samtidig med mødet i kollegiet for tilsynsmyndigheder for at fremme udvekslingen af oplysninger mellem de kompetente myndigheder og tilsynsmyndighederne.

7.5 I alle tilfælde, der ikke behandles i retningslinje 7.3, bør den ledende tilsynsmyndighed i samråd med de permanente medlemmer blive enige om hyppigheden eller formen for mødet under hensyntagen til de faktorer, der er fastsat i retningslinje 7.1.

7.6 Den ledende tilsynsmyndighed bør sikre, at planlagte møder i AML/CFT-kollegiet mindst omfatter:

• a) udveksling af oplysninger vedrørende selskabet, der opererer på tværs af grænserne, og dets grænseoverskridende virksomheder eller EU-virksomhederne, herunder:
• i) permanente medlemmers vurdering af ML/TF-risikoprofilen for selskabet, der opererer på tværs af grænserne, eller EU-virksomhederne
• ii) tidlig varsling af opståede ML/TF-risici
• iii) fremkomne ML/TF-risici og bredere tilsynsresultater (eller foreløbige resultater, hvor alvorlige overtrædelser er identificeret) vedrørende AML/CFT-politikker og -procedurer, herunder anvendelsen af politikker og procedurer på koncernniveau, af selskabet, der opererer på tværs af grænserne, eller EU-virksomheder, herunder et antal og analyse af indberetninger af mistænkelige transaktioner, såfremt sådanne oplysninger foreligger
• iv) planlagte eller nyligt afsluttede AML/CFT- tilsynsforanstaltninger, herunder inspektioner på stedet og eksterne inspektioner
• v) sanktioner eller andre korrigerende foranstaltninger, der er blevet overvejet eller indført i forbindelse med overtrædelser af AML/CFT-forpligtelser
• vi) andre tilsyns- eller håndhævelsesforanstaltninger, herunder foranstaltninger anvendt af tilsynsmyndigheder, hvis det er relevant, såsom kapitaltillæg baseret på ML/TF-risiko, eller foranstaltninger og beslutninger truffet på baggrund af ML/TF-risiko med hensyn til godkendelse, kvalificerede andele, governanceordninger, interne kontroller samt egnethed og hæderlighed.
• b) en overvejelse af behovet for en fælles tilgang og koordineret indsats i overensstemmelse med retningslinje 12 og 13.

Ad hoc-møder

7.7 Den ledende tilsynsmyndighed bør enten på eget initiativ eller på anmodning fra en eller flere permanente medlemmer arrangere et ad hoc-møde i AML/CFT-kollegiet, såfremt der er fremkommet en ML/TF-risiko eller opstået en alvorlig ML/TF-risiko, f.eks.:

• a) en påstået deltagelse af enten selskabet, der opererer på tværs af grænserne, eller den grænseoverskridende virksomhed eller EU-virksomheden i en international ML/TF-ordning, eller
• b) et højt niveau af manglende efterlevelse for enten det selskab, der opererer på tværs af grænserne, eller den grænseoverskridende virksomhed eller EU-virksomheden af AML/CFT-standarder, som kunne have en indvirkning i andre jurisdiktioner.

7.8 Den ledende tilsynsmyndighed bør arrangere et møde som beskrevet i retningslinje 7.7 uden forsinkelse og i samråd med permanente medlemmer fastlægge den mest hensigtsmæssige form for mødet.

7.9 Såfremt det ikke lykkes for den ledende tilsynsmyndighed at arrangere et ad hoc-møde i AML/CFT-kollegiet som beskrevet i retningslinje 7.8, bør et eller flere permanente medlemmer arrangere mødet eller sikre, at andre permanente medlemmer gøres opmærksom på mødet og de spørgsmål, der skal drøftes.

7.10 Såfremt der er fremkommet en ML/TF-risiko, og der er brug for en hurtig indsats, kan et eller flere permanente medlemmer arrangere et ad hoc-møde uden forsinkelse og sikre, at andre permanente medlemmer gøres opmærksom på mødet.

7.11 Retningslinje 7.6 i disse retningslinjer finder ikke anvendelse for så vidt angår ad hoc-møder.

8.1 For hvert AML/CFT-kollegium bør den ledende tilsynsmyndighed og de permanente medlemmer have en skriftlig aftale om samarbejde og informationsudveksling ("AML/CFT-samarbejdsaftalen") på plads, og bør, for så vidt angår de permanente medlemmer, som minimum adressere:

• a) omfanget af gensidig bistand, samarbejde og informationsudveksling
• b) den procedure, der skal følges i forbindelse med ydelse af gensidig bistand, herunder anmodninger om samarbejde og informationsudveksling
• c) koordinering af tilsynsforanstaltninger (herunder fælles inspektioner)
• d) krav med hensyn til fortrolighed og tilladelse til at anvende oplysninger
• e) reglerne om bilæggelse af tvister
• f) det sprog, der bør anvendes ved kommunikation inden for AML/CFT-kollegiet.

8.2 Den ledende tilsynsmyndighed bør udarbejde en skabelon for den AML/CFT-samarbejdsaftale, der er indeholdt i bilag II, for alle AML/CFT-kollegier. Når skabelonen til AML/CFT-samarbejdsaftalen anvendes, er det ikke nødvendigt med en forudgående godkendelse fra permanente medlemmer. Den ledende tilsynsmyndighed bør kommunikere den færdiggjorte AML/CFT-samarbejdsaftale til alle permanente medlemmer og observatører og til den konsoliderende myndighed, hvor det er relevant.

8.3 Den ledende tilsynsmyndighed bør ændre den AML/CFT-samarbejdsaftale, som der henvises til i retningslinje 8.2, hvis den finder det nødvendigt eller på anmodning fra et eller flere permanente medlemmer. Den ledende tilsynsmyndighed bør overføre den ændrede AML/CFT-samarbejdsaftale til alle permanente medlemmer og observatører. Den ledende tilsynsmyndighed bør færdiggøre den skriftlige aftale under hensyntagen til eventuelle synspunkter, som de permanente medlemmer giver udtryk for, i det mindste i det omfang, at de blev modtaget inden for en fastsat tidsfrist. Den ledende tilsynsmyndighed bør kommunikere den endelige AML/CFT-samarbejdsaftale til alle permanente medlemmer og observatører.

8.4 Den ledende tilsynsmyndighed bør løbende gennemgå AML/CFT-samarbejdsaftalen som omhandlet i retningslinje 8.2 eller 8.3 og om nødvendigt opdatere den efter forudgående samråd med de permanente medlemmer.

9.1 Permanente medlemmer og, såfremt dette er fastsat i de betingelser for deltagelse, der er indeholdt i bilaget til AML/CFT-samarbejdsaftalen, observatører bør forsyne hinanden med den mest fyldestgørende gensidige bistand i alle sager, der er relevante for AML/CFT-tilsynet eller AML/CFT-relaterede aspekter af tilsynet med selskabet, der opererer på tværs af grænserne, eller EU-virksomheder, for hvilke AML/CFT-kollegiet er etableret. Gensidig bistand omfatter samarbejde og informationsudveksling i relation til selskabet, der opererer på tværs af grænserne, den grænseoverskridende virksomhed eller EU-virksomheden i den udstrækning, at en sådan informationsudveksling er tilladt i henhold til den gældende lovgivning under samtidig henvisning til artikel 50a og artikel 57a, stk. 4, i direktivet om bekæmpelse af hvidvask af penge, i relation til, men ikke begrænset til:

• a) tilsynet med det selskab, den grænseoverskridende virksomhed eller EU-virksomheden i overensstemmelse med retningslinjerne for risikobaseret tilsyn, navnlig:
• i) ved testning af anvendelsen af AML/CFT-politikker og -procedurer, herunder anvendelsen af AML/CFT-politikker og -procedurer på koncernniveau, hvis det er relevant
• ii) ved afgivelse af konklusioner vedrørende manglende overholdelse af AML/CFT-politikker og procedurer på koncernniveau, hvis det er relevant
• iii) ved udførelse af inspektioner på stedet
• iv) ML/TF-risikoprofilen
• b) udførelsen af (fælles) inspektioner på stedet i en anden medlemsstat
• c) undersøgelsen af formodede, forsøgte eller begåede overtrædelser af AML/CFT-forpligtelser eller mangler i de interne forvaltningsordninger
• d) indførte sanktioner eller foranstaltninger, f.eks. ved vurdering af virkningen af sanktioner for overtrædelser af AML/CFT-forpligtelser
• e) opståede eller fremkomne ML/TF-risici.

10.1 Permanente medlemmer og observatører, i det omfang det er fastsat i deres betingelser for deltagelse, der er vedlagt som bilag til AML/CFT-samarbejdsaftalen, kan anmode om gensidig bistand, herunder tilsynssamarbejde og informationsudveksling, fra andre permanente medlemmer og, i det omfang det er fastsat i betingelserne for deltagelse, der er vedlagt som bilag til AML/CFT-samarbejdsaftalen, observatører.

10.2 Det opfordrende permanente medlem bør sende sin opfordring skriftligt til de andre permanente medlemmer (eller observatører) og sende en kopi af denne opfordring til den ledende tilsynsmyndighed inden for tre arbejdsdage fra den dag, hvor det opfordrende permanente medlem (eller observatør) sendte opfordringen.

10.3 Anmodningen bør fastsætte, hvilke oplysninger eller hvilken type af gensidig bistand der anmodes om, og årsagen til anmodningen. Under ekstraordinære omstændigheder, hvor der fremsættes en mundtlig anmodning, bør den følges op af en skriftlig bekræftelse så hurtigt som muligt.

10.4 Ved modtagelse af en anmodning om gensidig bistand fra et permanent medlem eller en observatør bør det anmodede permanente medlem yde den nødvendige bistand, herunder oplysninger om dets ML/TF-risikovurdering, uden unødig forsinkelse og på en udførlig måde. Såfremt det anmodede permanente medlem afviser at efterkomme en anmodning om bistand, bør det forklare årsagen hertil og, hvor det er muligt, fremhæve alternative måder at opnå den anmodede bistand på.

10.5 Såfremt oplysninger ikke er tilgængelige på det sprog, der er angivet i den skriftlige aftale om samarbejde og informationsudveksling, bør det anmodede medlem overveje at give en kort redegørelse på det sprog, som kollegiet anvender.

Ikke-offentlige oplysninger

11.1 Alle permanente medlemmer af AML/CFT-kollegiet bør holde alle ikke-offentlige oplysninger, der er opnået i dette kollegium, fortrolige. Ikke-offentlige oplysninger omfatter anmodninger om gensidig bistand.

11.2 Såfremt et permanent medlem modtager en anmodning om gensidig bistand fra en kompetent myndighed, der ikke er permanent medlem eller observatør i dette AML/CFT-kollegium, og hvis besvarelsen af denne anmodning ville kræve videregivelse af ikke-offentlige oplysninger, bør det permanente medlem, som modtog anmodningen, gøre følgende:

• a) høre de permanente medlemmer eller observatører, hvorfra de oplysninger, der er genstand for anmodningen om oplysninger, stammede, og den ledende tilsynsmyndighed
• b) afholde sig fra at videregive ikke-offentlige oplysninger, medmindre der er indgået en skriftlig aftale herom med de permanente medlemmer og/eller observatører, hvorfra de ikke-offentlige oplysninger stammede
• c) afholde sig fra at videregive, i det tilladte omfang, ikke-offentlige oplysninger, hvis de permanente medlemmer og/eller observatører, hvorfra oplysningerne stammede, mener, at videregivelse ikke er berettiget. I sådanne tilfælde bør det anmodede permanente medlem anmode den anmodende kompetente myndighed om at overveje at trække sin anmodning om gensidig bistand tilbage eller ændre den på en sådan måde, så behovet for videregivelse af ikke-offentlige oplysninger fjernes.

11.3 Såfremt overførslen af fortrolige oplysninger, der er opnået inden for rammerne af AML/CFT-kollegiet, til en opfordret deltager er tilladt i henhold til den gældende lovgivning, og en sådan overførsel foreslås, bør den ledende tilsynsmyndighed indhente udtrykkeligt forudgående samtykke fra de permanente medlemmer eller observatører, der fremsendte disse oplysninger til AML/CFT-kollegiet. Såfremt den gældende lovgivning kræver, at en sådan overførsel kun kan ske, hvis den opfordrede deltager er underlagt et specifikt krav om tavshedspligt, bør den ledende tilsynsmyndighed vurdere, hvorvidt kravet er opfyldt, og knytte denne vurdering til anmodningen om forudgående samtykke som omhandlet i dette stykke, første punktum. De opfordrede deltagere bør underskrive en fortrolighedsaftale, som sikrer, at eventuelle fortrolige oplysninger, der drøftes på et møde i kollegiet, ikke videregives til en person eller enhed uden for AML/CFT-kollegiet, medmindre loven kræver og tillader det.

11.4 Den ledende tilsynsmyndighed bør sikre, at fortrolige oplysninger altid udveksles inden for AML/CFT-kollegiet via sikre kanaler, medmindre sådanne oplysninger udveksles under mødet i kollegiet.

11.5 Informationsudveksling mellem den ledende tilsynsmyndighed, permanente medlemmer og observatører skal være i overensstemmelse med gældende lovgivning om databeskyttelse.⁶

Tilladelse til at anvende oplysninger

11.6 Permanente medlemmer bør anvende de oplysninger, der er indhentet i AML/CFT-kollegiet, uden forudgående samtykke, til de formål, der er fastsat i 57a i direktiv (EU) 2015/849, og navnlig med henblik på:

• a) at sikre, at selskabet, der opererer på tværs af grænserne, eller EU-virksomheder overholder bestemmelserne i direktiv (EU) 2015/849; eller
• b) informere om deres ML/FT-risikovurdering af sektoren.

11.7 Hvis et permanent medlem beslutter sig for at videregive de oplysninger, der er opnået i AML/CFT-kollegiet til andre formål end dem, der er fastsat i direktiv (EU) 2015/849 eller angivet i disse retningslinjer, bør det indhente forudgående skriftligt samtykke fra de permanente medlemmer eller observatører, som oplysningerne stammede fra, eller som kan blive påvirket af videregivelsen af disse oplysninger.

⁶ For nationale myndigheder Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF og nationale gennemførelseslove i denne forordning, og for Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2018/1725 af 23. oktober 2018 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i Unionens institutioner, organer, kontorer og agenturer og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af forordning (EF) nr. 45/2001 og afgørelse nr. 1247/2002/EF.

12.1 Permanente medlemmer bør blive enige om en fælles tilgang for at sikre, at selskabet, der opererer på tværs af grænserne, og dets grænseoverskridende virksomheder eller EU-virksomheder overholder bestemmelserne i direktiv (EU) 2015/849, og at der føres ensartet tilsyn hermed i alle jurisdiktioner. 12.2 Under visse omstændigheder kan to eller flere permanente medlemmer blive enige om en fælles tilgang. F.eks.:

• a) såfremt et spørgsmål kun vedrører en grænseoverskridende virksomhed eller EU-virksomhed i én medlemsstat, kan det være tilstrækkeligt for det permanente medlem, der har ansvaret for tilsynet med denne virksomhed, og den ledende tilsynsmyndighed at blive enige om den fælles tilgang; eller
• b) såfremt et problem vedrører selskabets eller en grænseoverskridende virksomheds eller EU-virksomheds anvendelse af politikker og procedurer på koncernniveau, kan det være mere hensigtsmæssigt med en aftale om den fælles tilgang mellem alle permanente medlemmer.

12.3 Såfremt de permanente medlemmer er enige om, at en fælles tilgang er påkrævet for at løse problemet, men ikke kan nå til enighed om, hvordan den skal anvendes, er det den ledende tilsynsmyndigheds beslutning, der har forrang.

12.4 Permanente medlemmer skal forpligte sig til at anvende den tilgang i praksis, der er beskrevet i retningslinje 12.1 og 12.2, såfremt denne tilgang ikke berører de beføjelser og forpligtelser, de er blevet tillagt i kraft af deres nationale love.

12.5 Såfremt et permanent medlem har accepteret at følge den fælles tilgang og ikke handler i overensstemmelse med denne, bør andre permanente medlemmer kontakte den ansvarlige europæiske tilsynsmyndighed.

13.1 Den fælles tilgang, der er beskrevet i retningslinje 12, kan medføre en koordineret tilsynsforanstaltning, som kan omfatte koordinerede eller fælles inspektioner af nogle eller alle permanente medlemmer. Ved beslutningen om, hvorvidt der skal udføres en koordineret tilsynsforanstaltning, bør de permanente medlemmer tage hensyn til:

• a) karakteren og niveauet af den ML/TF-risiko, som den fælles aktion er designet til at vurdere eller afhjælpe
• b) de specifikke risici eller lovgivningsmæssige eller administrative bestemmelser, der er genstand for den koordinerede indsats, og eventuelle forskelle i den gældende lovgivningsmæssige og administrative ramme
• c) de tilgængelige tilsynsressourcer og den planlagte tildeling af tilsynsressourcer.

13.2 Hvis der opnås enighed om en koordineret indsats, bør de deltagende permanente medlemmer som minimum skriftligt fastsætte følgende:

• a) det permanente medlem, der har ansvaret for at koordinere en foranstaltning, hvis det er nødvendigt
• b) en handlingsplan, herunder karakteren og typen af den koordinerede indsats, der skal iværksættes af det enkelte permanente medlem, tidsplanen for det arbejde, der skal udføres af det enkelte permanente medlem, og fremgangsmåden ved informationsudveksling, herunder deling af oplysninger, der er indsamlet under og som et resultat af den koordinerede indsats
• c) mulighederne for en eventuel koordineret opfølgning, herunder, hvis det er relevant, koordinerede håndhævelsesforanstaltninger.

14.1 Med henblik på at fastlægge deres forbindelser, såfremt der ikke er etableret et AML/CFT-kollegium, bør de kompetente myndigheder anvende processer, der fremmer et effektivt og virkningsfuldt samarbejde og informationsudveksling med andre kompetente myndigheder, tilsynsmyndigheder fra tredjelande, hvis det er muligt, og tilsynsmyndigheder via bilaterale forbindelser. I den forbindelse bør de kompetente myndigheder anvende, hvis det er relevant, de bestemmelser, der er fastsat i:

• a) retningslinje 9 i relation til omfanget af den gensidige bistand
• b) retningslinje 10 i relation til processen i forbindelse med den gensidige bistand
• c) retningslinje 11 i relation til tilladelse til at anvende oplysninger
• d) retningslinje 12 og 13 i relation til en fælles tilgang og koordinerede tilsynsforanstaltninger.

14.2 Såfremt de kompetente myndigheder i overensstemmelse med artikel 57a, stk. 2, i direktiv (EU) 2015/849 har underskrevet en aftale med Den Europæiske Centralbank, bør de også henvise til denne aftale i forbindelse med den praktiske fremgangsmåde ved samarbejde og udveksling af oplysninger mellem dem.

15.1 Enhver konflikt, der udspringer af anvendelsen af disse retningslinjer, mellem permanente medlemmer og observatører, herunder hvis et AML/CFT-kollegium ikke etableres, eller en anmodning om gensidig bistand er blevet afvist eller ikke helt opfyldt, bør henvises til de europæiske tilsynsmyndigheder (ESA'erne) af alle involverede kompetente myndigheder.

16.1 Den ledende tilsynsmyndighed bør bestræbe sig bedst muligt på så hurtigt som muligt at etablere et AML/CFT-kollegium for alle selskaber og EU-virksomheder, som opfylder betingelserne i retningslinje 2. Den bør først etablere kollegier for de selskaber, der vurderes at udgøre en høj ML/TF-risiko i tråd med retningslinjerne for risikobaseret tilsyn, og sikre, at der etableres kollegier for alle andre godkendte selskaber inden for to år fra datoen for anvendelsen af disse retningslinjer.

16.2 I denne overgangsperiode bør de kompetente myndigheder informere EBA om eventuelle problemer i forbindelse med anvendelsen af disse retningslinjer.

[denne skabelon bør anvendes ved registrering af selskaber med grænseoverskridende virksomheder, der er godkendt i din medlemsstat, og som har grænseoverskridende virksomheder i andre medlemsstater]

[denne skabelon bør anvendes ved registrering af grænseoverskridende virksomheder, der opererer i medlemsstaten, af et selskab, der er etableret i en anden medlemsstat]

Bilag II — Skabelon til AML/CFT-samarbejdsaftale