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A.7.5 Dokumentierte Information
A.7.5.1 Allgemeines
Das Umweltmanagementsystem der Organisation muss beinhalten:
a) die von dieser Internationalen Norm geforderte dokumentierte Information;
b) dokumentierte Information, welche die Organisation als notwendig für die Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems bestimmt hat.
Anmerkung: Der Umfang dokumentierter Information für ein Umweltmanagementsystem kann sich von Organisation zu Organisation unterscheiden, und zwar aufgrund:
— der Größe der Organisation und der Art ihrer Tätigkeiten, Prozesse, Produkte und Dienstleistungen;
— der Notwendigkeit, die Erfüllung ihrer bindenden Verpflichtungen nachzuweisen;
— der Komplexität ihrer Prozesse und deren Wechselwirkungen;
— der Kompetenz der Personen, die unter Aufsicht der Organisation Tätigkeiten verrichten.
A.7.5.2 Erstellen und Aktualisieren
Beim Erstellen und Aktualisieren dokumentierter Information muss die Organisation:
a) angemessene Kennzeichnung und Beschreibung (z. B. Titel, Datum, Autor oder Referenznummer);
b) angemessenes Format (z. B. Sprache, Softwareversion, Grafiken) und Medium (z. B. Papier, elektronisch);
c) angemessene Überprüfung und Genehmigung im Hinblick auf Eignung und Angemessenheit sicherstellen.
A.7.5.3 Lenkung dokumentierter Information
Die für das Umweltmanagementsystem erforderliche und von dieser Internationalen Norm geforderte dokumentierte Information muss gelenkt werden, um sicherzustellen, dass sie:
a) verfügbar und für die Verwendung geeignet ist, wo und wann sie benötigt wird;
b) angemessen geschützt wird (z. B. vor Verlust der Vertraulichkeit, unsachgemäßem Gebrauch oder Verlust der Integrität).
Zur Lenkung dokumentierter Information muss die Organisation, falls zutreffend, folgende Tätigkeiten berücksichtigen:
— Verteilung, Zugriff, Auffindung und Verwendung;
— Ablage/Speicherung und Erhaltung, einschließlich Erhaltung der Lesbarkeit;
— Überwachung von Änderungen (z. B. Versionskontrolle);
— Aufbewahrung und Verfügung über den weiteren Verbleib.
Dokumentierte Information externer Herkunft, die von der Organisation als notwendig für Planung und Betrieb des Umweltmanagementsystems bestimmt wurde, muss angemessen gekennzeichnet und gelenkt werden.
Anmerkung: Zugriff kann eine Entscheidung voraussetzen, mit der die Erlaubnis erteilt wird, dokumentierte Information lediglich zu lesen oder die Erlaubnis und Befugnis zum Lesen und Ändern dokumentierter Information.
A.8 Betrieb
A.8.1 Betriebliche Planung und Steuerung
Die Organisation muss die Prozesse zur Erfüllung der Anforderungen an das Umweltmanagementsystem und zur Durchführung der unter 6.1 und 6.2 ermittelten Maßnahmen aufbauen, verwirklichen, steuern und aufrechterhalten, indem sie:
— betriebliche Kriterien für die Prozesse festlegt;
— die Steuerung der Prozesse in Übereinstimmung mit den betrieblichen Kriterien durchführt.
Anmerkung: Steuerung kann Verfahren und technische Maßnahmen umfassen. Steuerung kann einer Hierarchie folgend (z. B. Beseitigung, Substitution, administrativ) verwirklicht und einzeln oder in Kombination genutzt werden.
Die Organisation muss geplante Änderungen überwachen sowie die Folgen unbeabsichtigter Änderungen beurteilen und, falls notwendig, Maßnahmen ergreifen, um jegliche negativen Auswirkungen zu vermindern.
Die Organisation muss sicherstellen, dass ausgegliederte Prozesse gesteuert oder beeinflusst werden. Die Art und das Ausmaß der Steuerung oder des Einflusses, die auf diese Prozesse angewendet werden, müssen innerhalb des Umweltmanagementsystems festgelegt sein.
Übereinstimmend mit einer Betrachtung des Lebenswegs muss die Organisation:
a) angemessene Steuerungsmaßnahmen aufbauen, um sicherzustellen, dass ihre Umweltanforderungen beim Entwicklungsprozess für das Produkt oder die Dienstleistung unter Berücksichtigung jedes Lebenswegabschnitts betrachtet werden;
b) ihre Umweltanforderungen für die Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen bestimmen, soweit angemessen;
c) ihre wesentlichen Umweltanforderungen an externe Anbieter, einschließlich Vertragspartner, kommunizieren;
d) die Notwendigkeit berücksichtigen, Informationen über mögliche bedeutende Umweltauswirkungen
im Zusammenhang mit dem Transport oder der Lieferung, Nutzung, Behandlung am Ende des Lebenswegs und endgültige Beseitigung der Produkte und Dienstleistungen bereitzustellen.
Die Organisation muss dokumentierte Information im notwendigen Umfang aufrechterhalten, um darauf vertrauen zu können, dass die Prozesse wie geplant durchgeführt wurden.
A.8.2 Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr
Die Organisation muss die Prozesse aufbauen, verwirklichen und aufrechterhalten, die sie für die Vorbereitung und Reaktion auf mögliche, in 6.1.1 ermittelte, Notfallsituationen benötigt.
Die Organisation muss:
a) sich auf die Gefahrenabwehr durch die Planung von Maßnahmen zur Verhinderung oder Minderung nachteiliger Umweltauswirkungen aufgrund von Notfallsituationen vorbereiten;
b) auf eintretende Notfallsituationen reagieren;
c) dem Ausmaß des Notfalls und der möglichen Umweltauswirkung angemessene Maßnahmen ergreifen, um die Folgen von Notfallsituationen zu verhindern oder zu mindern;
d) regelmäßig die geplanten Gefahrenabwehrmaßnahmen testen, soweit praktikabel;
e) regelmäßig die Prozesse und geplanten Gefahrenabwehrmaßnahmen überprüfen und überarbeiten, insbesondere nach dem Auftreten von Notfallsituationen oder Übungen;
f) relevante Informationen und Schulung über die Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr in angemessener Form den relevanten interessierten Parteien, einschließlich Personen, die unter ihrer Aufsicht Tätigkeiten verrichten, zur Verfügung stellen.
Die Organisation muss dokumentierte Information im notwendigen Umfang aufrechterhalten, um darauf vertrauen zu können, dass die Prozesse wie geplant durchgeführt wurden.
A.9 Bewertung der Leistung
A.9.1. Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung
A.9.1.1 Allgemeines
Die Organisation muss ihre Umweltleistung überwachen, messen, analysieren und bewerten.
Die Organisation muss bestimmen:
a) was überwacht und gemessen werden muss;
b) die Methoden zur Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung, sofern zutreffend, um gültige Ergebnisse sicherzustellen;
c) die Kriterien, anhand derer die Organisation ihre Umweltleistung bewerten wird, und angemessene Kennzahlen;
d) wann die Überwachung und Messung durchzuführen ist;
e) wann die Ergebnisse der Überwachung und Messung zu analysieren und zu bewerten sind.
Die Organisation muss sicherstellen, dass kalibrierte oder geprüfte Überwachungs- und Messgeräte zur Anwendung kommen und diese in angemessener Weise gewartet werden.
Die Organisation muss ihre Umweltleistung und die Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems bewerten.
Die Organisation muss die für ihre Umweltleistung relevanten Informationen sowohl intern als auch extern kommunizieren, wie in ihren Kommunikationsprozessen ausgewiesen und wie aufgrund ihrer bindenden Verpflichtungen erforderlich.
Die Organisation muss geeignete dokumentierte Informationen als Nachweis der Ergebnisse der Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung aufbewahren.
A.9.1.2 Bewertung der Einhaltung von Verpflichtungen
Die Organisation muss die zur Bewertung der Erfüllung ihrer bindenden Verpflichtungen notwendigen Prozesse aufbauen, verwirklichen und aufrechterhalten.
Die Organisation muss:
a) bestimmen, wie häufig die Einhaltung der Verpflichtungen bewertet wird;
b) die Einhaltung ihrer Verpflichtungen bewerten und Maßnahmen ergreifen, falls notwendig;
c) Kenntnisse und Verständnis ihres Status hinsichtlich der Einhaltung der Verpflichtungen aufrechterhalten.
Die Organisation muss dokumentierte Informationen als Nachweis der Ergebnisse der Bewertung der Einhaltung der Verpflichtungen aufbewahren.
A.9.2 Internes Audit
A.9.2.1 Allgemeines
Die Organisation muss in geplanten Abständen interne Audits durchführen, um Informationen darüber zu erhalten, ob das Umweltmanagementsystem
a) die Anforderungen:
1) der Organisation an ihr Umweltmanagementsystem,
2) dieser Internationalen Norm erfüllt;
b) wirksam verwirklicht und aufrechterhalten wird.
A.9.2.2 Internes Auditprogramm
Die Organisation muss ein oder mehrere interne Auditprogramme aufbauen, verwirklichen und aufrechterhalten, einschließlich der Häufigkeit, Methoden, Verantwortlichkeiten, Anforderungen an die Planung sowie Berichterstattung ihrer internen Audits.
Beim Aufbau des internen Auditprogramms muss die Organisation die umweltbezogene Bedeutung der betroffenen Prozesse, Änderungen, welche die Organisation beeinflussen, und die Ergebnisse vorheriger Audits berücksichtigen.
Die Organisation muss:
a) für jedes Audit die Auditkriterien sowie den Umfang festlegen;
b) Auditoren so auswählen und Audits so durchführen, dass die Objektivität und Unparteilichkeit des Auditprozesses sichergestellt ist;
c) sicherstellen, dass die Ergebnisse des Audits gegenüber der zuständigen Leitung berichtet werden.
Die Organisation muss dokumentierte Information als Nachweis der Verwirklichung des Auditprogramms und der Ergebnisse des Audits aufbewahren.
A.9.3 Managementbewertung
Die oberste Leitung muss das Umweltmanagementsystem der Organisation in geplanten Abständen bewerten, um dessen fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit sicherzustellen.
Die Managementbewertung muss folgende Aspekte berücksichtigen:
a) den Status von Maßnahmen vorheriger Managementbewertungen;
b) Veränderungen bei:
1) externen und internen Themen, die das Umweltmanagementsystem betreffen;
2) den Erfordernissen und Erwartungen interessierter Parteien, einschließlich bindender Verpflichtungen;
3) bedeutenden Umweltaspekten;
4) Risiken und Chancen
c) den erreichten Erfüllungsgrad der Umweltziele;
d) Informationen über die Umweltleistung der Organisation, einschließlich Entwicklungen bei:
1) Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen;
2) Ergebnissen von Überwachungen und Messungen;
3) Erfüllung ihrer bindenden Verpflichtungen;
4) Auditergebnissen;
e) Angemessenheit von Ressourcen;
f) relevante Äußerungen interessierter Parteien, einschließlich Beschwerden;
g) Möglichkeiten zur fortlaufenden Verbesserung.
Die Ergebnisse der Managementbewertung müssen enthalten:
— Schlussfolgerungen zur fortdauernden Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit des Umweltmanagementsystems;
— Entscheidungen zu Möglichkeiten der fortlaufenden Verbesserung;
— Entscheidungen zu jeglichem Änderungsbedarf am Umweltmanagementsystem, einschließlich Ressourcen;
— Maßnahmen bei Nichterreichen der Umweltziele, sofern erforderlich;
— Möglichkeiten, die Integration des Umweltmanagementsystems mit anderen Geschäftsprozessen zu verbessern, falls benötigt;
— jegliche Folgerungen für die strategische Ausrichtung der Organisation.
Die Organisation muss dokumentierte Informationen als Nachweis der Ergebnisse der Managementbewertung aufbewahren.
A.10 Verbesserung
A.10.1 Allgemeines
Die Organisation muss Möglichkeiten zur Verbesserung (siehe 9.1, 9.2 und 9.3) bestimmen und notwendige Maßnahmen verwirklichen, um die beabsichtigten Ergebnisse ihres Umweltmanagementsystems zu erreichen.
A.10.2 Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen
Wenn eine Nichtkonformität auftritt, muss die Organisation:
a) darauf reagieren und falls zutreffend:
1) Maßnahmen zur Überwachung und zur Korrektur ergreifen;
2) mit den Folgen umgehen, einschließlich der Verminderung nachteiliger Umweltauswirkungen
b) die Notwendigkeit von Maßnahmen zur Beseitigung der Ursache von Nichtkonformitäten bewerten, damit diese nicht erneut oder an anderer Stelle auftreten, und zwar durch:
1) Überprüfen der Nichtkonformität;
2) Bestimmen der Ursachen der Nichtkonformität,
3) Bestimmen, ob vergleichbare Nichtkonformitäten bestehen oder möglicherweise auftreten könnten;
c) jegliche erforderliche Maßnahme verwirklichen;
d) die Wirksamkeit jeglicher ergriffener Korrekturmaßnahme überprüfen;
e) sofern erforderlich, das Umweltmanagementsystem ändern.
Korrekturmaßnahmen müssen der Bedeutung der Auswirkungen der aufgetretenen Nichtkonformitäten angemessen sein, einschließlich der Umweltauswirkungen.
Die Organisation muss dokumentierte Information aufbewahren, als Nachweis von:
— der Art der Nichtkonformität sowie jeder daraufhin getroffenen Maßnahme;
— der Ergebnisse jeder Korrekturmaßnahme.
A.10.3 Fortlaufende Verbesserung
Die Organisation muss die Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit ihres Umweltmanagementsystems fortlaufend verbessern, um die Umweltleistung zu verbessern.
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