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A.7.5. Informations documentées
A.7.5.1. Généralités
Le système de management environnemental de l'organisme doit inclure:
a) les informations documentées exigées par la présente norme internationale;
b) les informations documentées que l'organisme juge nécessaires à l'efficacité du système de management environnemental.
Note: L'étendue des informations documentées dans le cadre d'un système de management environnemental peut différer selon l'organisme en fonction de:
— la taille de l'organisme, de ses domaines d'activité et de ses processus, produits et services,
— le besoin de démontrer le respect de ses obligations de conformité,
— la complexité des processus et de leurs interactions,
— la compétence des personnes effectuant un travail sous le contrôle de l'organisme.
A.7.5.2. Création et mise à jour des informations documentées
Lors de la création et de la mise à jour, l'organisme doit veiller à assurer que:
a) l'identification et la description des informations documentées (leur titre, date, auteur, numéro de référence, par exemple);
b) leur format (langue, version logicielle, graphiques, par exemple) et support (électronique, papier, par exemple);
c) la revue effectuée (pour en déterminer la pertinence et l'adéquation) et leur approbation sont appropriées.
A.7.5.3. Maîtrise des informations documentées
Les informations documentées exigées par le système de management environnemental et par la présente norme internationale doivent être maîtrisées pour assurer:
a) qu'elles sont disponibles et conviennent à l'utilisation, quand et là où elles sont nécessaires;
b) qu'elles sont convenablement protégées (par exemple de toute perte de confidentialité, utilisation inappropriée ou perte d'intégrité).
Pour maîtriser les informations documentées, l'organisme doit mettre en œuvre les activités suivantes, quand elles sont applicables:
— distribution, accès, récupération et utilisation,
— stockage et protection, y compris préservation de la lisibilité,
— maîtrise des modifications (par exemple contrôle des versions),
— conservation et élimination.
Les informations documentées d'origine externe que l'organisme juge nécessaires à la planification et au fonctionnement du système de management environnemental doivent être identifiées comme il convient et maîtrisées.
Note: L'accès peut impliquer une décision relative à l'autorisation de consulter les informations documentées uniquement, ou l'autorisation et l'autorité de consulter et modifier les informations documentées.
A.8. Réalisation des activités opérationnelles
A.8.1. Planification et maîtrise opérationnelles
L'organisme doit établir, mettre en œuvre, maîtriser et tenir à jour les processus nécessaires pour satisfaire aux exigences relatives au système de management environnemental et réaliser les actions identifiées en 6.1 et 6.2, en:
— établissant des critères opérationnels pour le ou les processus,
— mettant en œuvre la maîtrise du ou des processus, conformément aux critères opérationnels.
Note: Les moyens de maîtrise peuvent inclure des moyens techniques et des procédures. Les moyens de maîtrise peuvent être mis en œuvre suivant une hiérarchie (par exemple élimination, substitution, gestion administrative) et peuvent être utilisés séparément ou par combinaison.
L'organisme doit maîtriser les modifications prévues, analyser les conséquences des modifications imprévues et, si nécessaire, mener des actions pour limiter tout effet négatif.
Il doit s'assurer que les processus externalisés sont maîtrisés ou influencés. Le type et le degré de maîtrise ou d'influence à appliquer au(x) processus doivent être définis au sein du système de management environnemental.
En cohérence avec la perspective du cycle de vie, l'organisme doit:
a) établir des moyens de maîtrise, de façon appropriée, pour s'assurer que son ou ses exigences environnementales sont prises en compte dans le processus de conception et de développement du produit ou service, en prenant en considération chaque phase de son cycle de vie;
b) déterminer son ou ses exigences environnementales relatives à l'acquisition de produits et services, de façon appropriée;
c) communiquer son ou ses exigences environnementales pertinentes aux fournisseurs externes, y compris les sous-traitants;
d) prendre en considération la nécessité de fournir des informations sur les impacts environnementaux significatifs potentiels liés au transport ou à la livraison, à l'utilisation, au traitement en fin de vie et à l'élimination finale de ses produits et services.
L'organisme doit tenir à jour des informations documentées dans une mesure suffisante pour avoir l'assurance que les processus ont été réalisés comme prévu.
A.8.2. Préparation et réponse aux situations d'urgence
L'organisme doit établir, mettre en œuvre et tenir à jour les processus nécessaires pour se préparer et répondre aux situations d'urgence potentielles identifiées en 6.1.1.
L'organisme doit:
a) préparer sa réponse en planifiant des actions pour prévenir ou atténuer les impacts environnementaux négatifs dus aux situations d'urgence;
b) répondre aux situations d'urgence réelles;
c) entreprendre des actions pour prévenir ou atténuer les conséquences des situations d'urgence, appropriées à l'ampleur de l'urgence et à l'impact environnemental potentiel;
d) soumettre périodiquement à essai les actions de réponse planifiées lorsque cela est réalisable;
e) revoir et réviser périodiquement le ou les processus ainsi que les actions de réponse planifiées, notamment après la survenue de situations d'urgence ou la réalisation d'essais;
f) fournir des informations et des formations pertinentes relatives à la préparation et à la réponse aux situations d'urgence, de façon appropriée, aux parties intéressées pertinentes, y compris les personnes effectuant un travail sous le contrôle de l'organisme.
L'organisme doit tenir à jour des informations documentées dans une mesure suffisante pour avoir l'assurance que le ou les processus sont réalisés comme prévu.
A.9. Évaluation des performances
A.9.1. Surveillance, mesure, analyse et évaluation
A.9.1.1. Généralités
L'organisme doit surveiller, mesurer, analyser et évaluer sa performance environnementale.
L'organisme doit déterminer:
a) ce qu'il est nécessaire de surveiller et mesurer;
b) les méthodes de surveillance, de mesure, d'analyse et d'évaluation, selon le cas, pour assurer la validité des résultats;
c) les critères selon lesquels l'organisme évaluera sa performance environnementale, ainsi que les indicateurs appropriés;
d) quand la surveillance et la mesure doivent être effectuées;
e) quand les résultats de la surveillance et de la mesure doivent être analysés et évalués.
L'organisme doit s'assurer que des équipements de surveillance et de mesure étalonnés ou vérifiés sont utilisés et entretenus de manière appropriée.
L'organisme doit évaluer sa performance environnementale, ainsi que l'efficacité du système de management environnemental.
L'organisme doit communiquer les informations pertinentes relatives à sa performance environnementale en interne et en externe, comme identifié dans son ou ses processus de communication et requis par ses obligations de conformité.
L'organisme doit conserver des informations documentées pertinentes comme preuves des résultats de surveillance, de mesure, d'analyse et d'évaluation.
A.9.1.2. Évaluation de la conformité
L'organisme doit établir, mettre en œuvre et tenir à jour les processus nécessaires à l'évaluation du respect de ses obligations de conformité.
L'organisme doit:
a) déterminer la fréquence à laquelle la conformité sera évaluée;
b) évaluer la conformité et entreprendre des actions si nécessaire;
c) maintenir la connaissance et la compréhension de son état de conformité.
L'organisme doit conserver des informations documentées comme preuves du ou des résultats d'évaluation de la conformité.
A.9.2. Audit interne
A.9.2.1. Généralités
L'organisme doit réaliser des audits internes à des intervalles planifiés pour fournir des informations permettant de déterminer si le système de management environnemental:
a) est conforme:
1) aux propres exigences de l'organisme concernant le système de management environnemental;
2) aux exigences de la présente norme internationale;
b) est efficacement mis en œuvre et tenu à jour.
A.9.2.2. Programme d'audit interne
L'organisme doit établir, mettre en œuvre et maintenir un ou des programmes d'audit interne, couvrant notamment la fréquence, les méthodes, les responsabilités, les exigences de planification et le compte rendu de ses audits internes.
Lors de l'établissement du programme d'audit interne, l'organisme doit prendre en considération l'importance environnementale des processus concernés, les changements ayant une incidence sur l'organisme, et les résultats des audits précédents.
L'organisme doit:
a) définir les critères d'audit et le domaine d'application de chaque audit;
b) sélectionner des auditeurs et réaliser des audits pour assurer l'objectivité et l'impartialité du processus d'audit;
c) veiller à ce que les résultats des audits soient rapportés à la direction concernée.
L'organisme doit conserver des informations documentées comme preuves de la mise en œuvre du programme d'audit et des résultats d'audit.
A.9.3. Revue de direction
À des intervalles planifiés, la direction doit procéder à la revue du système de management environnemental mis en place par l'organisme, afin de s'assurer qu'il est toujours approprié, adapté et efficace.
La revue de direction doit prendre en compte:
a) l'état d'avancement des actions décidées à l'issue des revues de direction précédentes;
b) les modifications:
1) des enjeux externes et internes pertinents pour le système de management environnemental;
2) des besoins et attentes des parties intéressées, y compris des obligations de conformité;
3) des aspects environnementaux significatifs;
4) des risques et opportunités;
c) le niveau de réalisation des objectifs environnementaux;
d) les informations sur la performance environnementale de l'organisme, y compris les tendances concernant:
1) les non-conformités et les actions correctives;
2) les résultats de la surveillance et de la mesure;
3) le respect de ses obligations de conformité;
4) les résultats d'audit;
e) l'adéquation des ressources;
f) les communications pertinentes provenant des parties intéressées, y compris les plaintes;
g) les opportunités d'amélioration continue.
Les éléments de sortie de la revue de direction doivent inclure:
— les conclusions sur la pertinence, l'adéquation et l'efficacité continues du système de management environnemental,
— les décisions relatives aux opportunités d'amélioration continue,
— les décisions relatives aux éventuels changements à apporter au système de management environnemental, y compris les ressources,
— les actions à mener, si nécessaire, lorsque les objectifs environnementaux n'ont pas été atteints,
— les opportunités d'amélioration de l'intégration du système de management environnemental avec d'autres processus métiers, si nécessaire,
— les éventuelles implications pour l'orientation stratégique de l'organisme.
L'organisme doit conserver des informations documentées comme preuves des éléments de sortie des revues de direction.
A.10. Amélioration
A.10.1. Généralités
L'organisme doit déterminer les opportunités d'amélioration (voir 9.1, 9.2 et 9.3) et mettre en œuvre les actions nécessaires pour atteindre les résultats escomptés de son système de management environnemental.
A.10.2. Non-conformité et actions correctives
Lorsqu'une non-conformité se produit, l'organisme doit:
a) réagir à la non-conformité et, le cas échéant,
1) agir pour la maîtriser et la corriger;
2) faire face aux conséquences, y compris en atténuant les impacts environnementaux négatifs;
b) évaluer s'il est nécessaire de mener une action pour éliminer les causes de la non-conformité, afin qu'elle ne se reproduise pas ou n'apparaisse pas ailleurs, en:
1) effectuant la revue de la non-conformité;
2) recherchant et analysant les causes de la non-conformité;
3) recherchant si des non-conformités similaires existent ou pourraient éventuellement se produire;
c) mettre en œuvre toutes les actions requises;
d) examiner l'efficacité de toute action corrective mise en œuvre;
e) modifier, si nécessaire, le système de management environnemental.
Les actions correctives doivent être appropriées à l'importance des conséquences des non-conformités rencontrées, incluant celles du ou des impacts environnementaux.
L'organisme doit conserver des informations documentées comme preuves:
— de la nature des non-conformités et de toute action menée ultérieurement;
— des résultats de toute action corrective.
A.10.3. Amélioration continue
L'organisme doit améliorer en continu la pertinence, l'adéquation et l'efficacité du système de management environnemental afin d'améliorer sa performance environnementale.
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