ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ II

ΜΕΡΟΣ A

Απαιτήσεις για το σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης βάσει του προτύπου EN ISO 14001:2015

ΜΕΡΟΣ Β

Πρόσθετες απαιτήσεις για τους Οργανισμούς που εφαρμόζουν το EMAS

Οι Οργανισμοί που συμμετέχουν στο σύστημα οικολογικής διαχείρισης και οικολογικού ελέγχου (EMAS) πληρούν τις απαιτήσεις του ευρωπαϊκού προτύπου EN ISO 14001:2015 (1) οι οποίες παρατίθενται αυτούσιες κατωτέρω.

A.4  Πλαίσιο λειτουργίας του Οργανισμού

A.4.1  Κατανόηση του Οργανισμού και του πλαισίου λειτουργίας του

Ο Οργανισμός πρέπει να προσδιορίζει τις εξωτερικές και εσωτερικές παραμέτρους που αφορούν το σκοπό του και επηρεάζουν την ικανότητά του να επιτύχει τα επιδιωκόμενα αποτελέσματα του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισής του. Οι εν λόγω παράμετροι πρέπει να περιλαμβάνουν τις περιβαλλοντικές συνθήκες που επηρεάζονται από ή είναι σε θέση να επηρεάζουν τον Οργανισμό.

A.4.2  Κατανόηση των αναγκών και των προσδοκιών των ενδιαφερομένων μερών

Ο Οργανισμός πρέπει να προσδιορίζει:

α)  τα ενδιαφερόμενα μέρη που σχετίζονται με το σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισής του,

β)  τις σχετικές ανάγκες και προσδοκίες (όπως απαιτήσεις) των εν λόγω ενδιαφερομένων μερών και

γ)  ποιες από αυτές τις ανάγκες και προσδοκίες γίνονται υποχρεώσεις συμμόρφωσής του.

Α.4.3  Καθορισμός του πεδίου εφαρμογής του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης

Ο Οργανισμός πρέπει να καθορίζει τα όρια και την εφαρμοσιμότητα του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης, προκειμένου να ορίζει το πεδίο εφαρμογής του.

Κατά τον καθορισμό του πεδίου εφαρμογής, ο Οργανισμός πρέπει να εξετάζει:

α)  τις εξωτερικές και εσωτερικές παραμέτρους που αναφέρονται στο Α.4.1,

β)  τις υποχρεώσεις συμμόρφωσης που αναφέρονται στο Α.4.2,

γ)  τις οργανωτικές μονάδες, τις λειτουργίες και τα φυσικά όριά του,

δ)  τις δραστηριότητες, τα προϊόντα και τις υπηρεσίες του και

ε)  την αρμοδιότητα και την ικανότητά του να ασκεί έλεγχο και επιρροή.

Κατόπιν του ορισμού του πεδίου εφαρμογής, όλες οι δραστηριότητες, τα προϊόντα και οι υπηρεσίες του Οργανισμού εντός του πεδίου εφαρμογής χρειάζεται να περιλαμβάνονται στο σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης.

Το πεδίο εφαρμογής πρέπει να διατηρείται ενήμερο ως τεκμηριωμένη πληροφορία και να είναι διαθέσιμο στα ενδιαφερόμενα μέρη.

Α.4.4  Σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης

Για την επίτευξη των επιδιωκόμενων αποτελεσμάτων, συμπεριλαμβανομένης της βελτίωσης της περιβαλλοντικής επίδοσής του, ο Οργανισμός πρέπει να καθιερώνει, να εφαρμόζει, να διατηρεί ενήμερο και να βελτιώνει συνεχώς το σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισής του, συμπεριλαμβανομένων των απαιτούμενων διεργασιών και των αλληλεπιδράσεών τους, σύμφωνα με τις απαιτήσεις του παρόντος Διεθνούς Προτύπου.

Ο Οργανισμός πρέπει να εξετάζει τη γνώση που αποκτήθηκε στα 4.1 και 4.2 κατά τη καθιέρωση και τη διατήρηση ενήμερου του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης.

A.5  Ηγεσία

A.5.1  Ηγεσία και δέσμευση

Η ανώτατη Διοίκηση πρέπει να ασκεί τον ηγετικό ρόλο και να καταδεικνύει τη δέσμευσή της σε σχέση με το σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης μέσω:

α)  της ανάληψης ευθύνης για την αποτελεσματικότητα του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης,

β)  της διασφάλισης ότι η περιβαλλοντική πολιτική και οι περιβαλλοντικοί στόχοι καθιερώνονται και είναι συμβατοί με το στρατηγικό προσανατολισμό και το πλαίσιο λειτουργίας του Οργανισμού,

γ)  της διασφάλισης ότι οι απαιτήσεις του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης ενσωματώνονται στις επιχειρησιακές διεργασίες του Οργανισμού,

δ)  της διασφάλισης ότι οι πόροι που απαιτούνται για το σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης είναι διαθέσιμοι,

ε)  της γνωστοποίησης της σημαντικότητας της αποτελεσματικής περιβαλλοντικής διαχείρισης και της συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης,

στ)  της διασφάλισης ότι το σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης επιτυγχάνει τα επιδιωκόμενα αποτελέσματα,

ζ)  της καθοδήγησης και υποστήριξης του προσωπικού ώστε να συμβάλλει στην αποτελεσματικότητα του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης,

η)  της προαγωγής της συνεχούς βελτίωσης και

θ)  της υποστήριξης των λοιπών διευθυντικών στελεχών του Οργανισμού ώστε να αναλαμβάνουν ηγετικό ρόλο στους τομείς ευθύνης τους.

Σημείωση:  Ως «επιχειρησιακές διεργασίες» στο παρόν Διεθνές Πρότυπο νοούνται οι κύριες δραστηριότητες που αποτελούν τον πυρήνα του σκοπού ύπαρξης του Οργανισμού.

Α.5.2  Περιβαλλοντική πολιτική

Η ανώτατη Διοίκηση πρέπει να καθιερώνει, να εφαρμόζει και να διατηρεί ενήμερη την περιβαλλοντική πολιτική του Οργανισμού, εντός του καθορισμένου πεδίου εφαρμογής του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισής του, ώστε η περιβαλλοντική πολιτική:

α)  να είναι κατάλληλη για το σκοπό και το πλαίσιο λειτουργίας του Οργανισμού, συμπεριλαμβανομένων της φύσης, του εύρους και των περιβαλλοντικών επιπτώσεων των δραστηριοτήτων, προϊόντων και υπηρεσιών του,

β)  να παρέχει ένα πλαίσιο για τον καθορισμό των περιβαλλοντικών στόχων,

γ)  να περιλαμβάνει δέσμευση για την προστασία του περιβάλλοντος, συμπεριλαμβανομένης της πρόληψης της ρύπανσης και άλλων ειδικών δεσμεύσεων που σχετίζονται με το πλαίσιο λειτουργίας του Οργανισμού,

Σημείωση:  Οι άλλες ειδικές δεσμεύσεις για την προστασία του περιβάλλοντος μπορεί να αφορούν τη βιώσιμη χρήση πόρων, τον περιορισμό της επίδρασης και την προσαρμογή στην κλιματική αλλαγή καθώς και την προστασία της βιοποικιλότητας και των οικοσυστημάτων.

δ)  να περιλαμβάνει δέσμευση για εκπλήρωση των υποχρεώσεων συμμόρφωσης του Οργανισμού και

ε)  να περιλαμβάνει δέσμευση για συνεχή βελτίωση του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης προκειμένου να βελτιώνεται η περιβαλλοντική επίδοση.

Η περιβαλλοντική πολιτική πρέπει να:

B.1  Συνεχής βελτίωση των περιβαλλοντικών επιδόσεων

Οι Οργανισμοί μεριμνούν για τη συνεχή βελτίωση των περιβαλλοντικών τους επιδόσεων.

Εάν ένας Οργανισμός διαθέτει έναν ή περισσότερους χώρους δραστηριοτήτων, κάθε χώρος δραστηριοτήτων στον οποίον εφαρμόζεται το ΕΜΑSανταποκρίνεται σε όλες τις απαιτήσεις του ΕΜΑS, συμπεριλαμβανομένης της συνεχούς βελτίωσης των περιβαλλοντικών επιδόσεων, όπως ορίζονται στο άρθρο 2 παράγραφος 2.

A.5.3  Ρόλοι, υπευθυνότητες και αρμοδιότητες

Η ανώτατη Διοίκηση πρέπει να διασφαλίζει ότι οι υπευθυνότητες και οι αρμοδιότητες για τους σχετικούς ρόλους ανατίθενται και γνωστοποιούνται εντός του Οργανισμού.

Η ανώτατη Διοίκηση πρέπει να αναθέτει την αρμοδιότητα και ευθύνη για:

α)  τη διασφάλιση της συμμόρφωσης του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης με τις απαιτήσεις του παρόντος Διεθνούς Προτύπου και

β)  την αναφορά της επίδοσης του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης, συμπεριλαμβανομένης της περιβαλλοντικής επίδοσης, στην ανώτατη Διοίκηση.

B.2  Εκπρόσωπος/-οι της διοίκησης

Η ανώτατη Διοίκηση πρέπει να ορίζει συγκεκριμένο/-ους εκπρόσωπο/-ους της ανώτατης Διοίκησης ο οποίος, ανεξάρτητα από άλλες ευθύνες, πρέπει να έχει καθορισμένο ρόλο, ευθύνες και αρμοδιότητες προκειμένου να διασφαλίσει ένα σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης που συμμορφώνεται με τον παρόντα κανονισμό και να δίνει αναφορά στην ανώτατη Διοίκηση σχετικά με τις επιδόσεις του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης.

Ο εκπρόσωπος της ανώτατης Διοίκησης μπορεί να είναι μέλος της ανώτατης Διοίκησης του Οργανισμού.

A.6  Σχεδιασμός

A.6.1  Ενέργειες αντιμετώπισης απειλών και αξιοποίησης ευκαιριών

A.6.1.1  Γενικά

Ο Οργανισμός πρέπει να καθιερώνει, να εφαρμόζει και να διατηρεί ενήμερες τις διεργασίες που χρειάζονται για να ικανοποιούνται οι απαιτήσεις των σημείων 6.1.1 έως 6.1.4.

Κατά το σχεδιασμό του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης, ο Οργανισμός πρέπει να εξετάζει:

Εντός του πεδίου εφαρμογής του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης, ο Οργανισμός πρέπει να προσδιορίζει τις πιθανές καταστάσεις έκτακτης ανάγκης, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που μπορούν να έχουν περιβαλλοντικές επιπτώσεις.

Ο Οργανισμός πρέπει να διατηρεί ενήμερες τεκμηριωμένες πληροφορίες για:

Α.6.1.2  Περιβαλλοντικές πλευρές

Εντός του καθορισμένου πεδίου εφαρμογής του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης, ο Οργανισμός πρέπει να προσδιορίζει τις περιβαλλοντικές πλευρές των δραστηριοτήτων, προϊόντων και υπηρεσιών του που είναι σε θέση να ελέγχει και εκείνες που μπορεί να επηρεάζει, και τις σχετικές περιβαλλοντικές επιπτώσεις τους, βάσει της προσέγγισης του κύκλου ζωής.

Κατά τον προσδιορισμό των περιβαλλοντικών πλευρών, ο Οργανισμός πρέπει να λαμβάνει υπόψη:

α)  τις αλλαγές, συμπεριλαμβανομένων των προγραμματισμένων ή νέων εξελίξεων και των νέων ή τροποποιημένων δραστηριοτήτων, προϊόντων και υπηρεσιών και

β)  μη κανονικές συνθήκες και ευλόγως προβλέψιμες καταστάσεις έκτακτης ανάγκης.

Ο Οργανισμός πρέπει να προσδιορίζει, με τη χρήση καθιερωμένων κριτηρίων, εκείνες τις πλευρές που έχουν ή μπορεί να έχουν σημαντικές περιβαλλοντικές επιπτώσεις, δηλαδή τις σημαντικές περιβαλλοντικές πλευρές.

Ο Οργανισμός πρέπει να γνωστοποιεί τις σημαντικές περιβαλλοντικές του πλευρές στις διάφορες βαθμίδες και λειτουργίες του Οργανισμού, όπως ενδείκνυται.

Ο Οργανισμός πρέπει να διατηρεί ενήμερες τεκμηριωμένες πληροφορίες για:

Σημείωση:  Σημαντικές περιβαλλοντικές πλευρές μπορεί να οδηγήσουν σε απειλές και ευκαιρίες που συνδέονται είτε με δυσμενείς περιβαλλοντικές επιδράσεις (απειλές) είτε με ευεργετικές περιβαλλοντικές επιδράσεις (ευκαιρίες).

Β.3  Περιβαλλοντική επισκόπηση

Οι Οργανισμοί διενεργούν και τεκμηριώνουν την αρχική περιβαλλοντική επισκόπηση που ορίζεται στο παράρτημα I.

Οι Οργανισμοί εκτός Ένωσης παραπέμπουν επίσης στις νομικές απαιτήσεις σχετικά με το περιβάλλον που ισχύουν για ομοειδείς Οργανισμούς στα κράτη μέλη όπου προτίθενται να υποβάλλουν αίτηση.

A.6.1.3  Υποχρεώσεις συμμόρφωσης

Ο Οργανισμός πρέπει να:

α)  προσδιορίζει και έχει να πρόσβαση στις υποχρεώσεις συμμόρφωσης που σχετίζονται με περιβαλλοντικές του πλευρές,

β)  προσδιορίζει τον τρόπο εφαρμογής των εν λόγω υποχρεώσεων συμμόρφωσης από τον Οργανισμό και

γ)  λαμβάνει υπόψη τις υποχρεώσεις συμμόρφωσης κατά την καθιέρωση, εφαρμογή, διατήρηση ενήμερου και συνεχή βελτίωση του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισής του.

Ο Οργανισμός πρέπει να διατηρεί ενήμερες τεκμηριωμένες πληροφορίες για τις υποχρεώσεις συμμόρφωσής του.

Σημείωση:  Οι υποχρεώσεις συμμόρφωσης μπορεί να οδηγούν σε απειλές και ευκαιρίες για τον Οργανισμό.

A.6.1.4  Σχεδιασμός ενεργειών

Ο Οργανισμός πρέπει να σχεδιάζει:

α)  την ανάληψη ενεργειών για την αντιμετώπιση:

1)  των σημαντικών περιβαλλοντικών πλευρών,

2)  των υποχρεώσεων συμμόρφωσης,

3)  των απειλών και ευκαιριών που εντοπίζονται στο 6.1.1·

β)  πώς να:

1)  ενσωματώνει και εφαρμόζει τις εν λόγω ενέργειες στις διεργασίες του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισής του (βλέπε 6.2, κεφάλαιο 7, 8 και 9.1), ή σε άλλες επιχειρησιακές διεργασίες και

2)  αξιολογεί την αποτελεσματικότητα των ως άνω ενεργειών (βλέπε 9.1).

Κατά το σχεδιασμό των εν λόγω ενεργειών, ο Οργανισμός πρέπει να εξετάζει τις τεχνολογικές του επιλογές και τις χρηματοοικονομικές, λειτουργικές και επιχειρησιακές του απαιτήσεις.

Β.4  Συμμόρφωση με τις κείμενες διατάξεις

Οι Οργανισμοί που είναι καταχωρισμένοι ή επιθυμούν να καταχωριστούν στο EMAS πρέπει να αποδείξουν ότι πληρούν τους εξής όρους:

1)  έχουν εντοπίσει και γνωρίζουν τις συνέπειες που έχουν για τον Οργανισμό όλες οι εφαρμοστέες νομικές απαιτήσεις σχετικά με το περιβάλλον·

2)  εγγυώνται την τήρηση των κειμένων διατάξεων της περιβαλλοντικής νομοθεσίας, συμπεριλαμβανομένων των αδειών και των ορίων των τελευταίων, και προσκομίζουν τα κατάλληλα αποδεικτικά στοιχεία·

3)  έχουν θέσει σε εφαρμογή διαδικασίες οι οποίες επιτρέπουν στον Οργανισμό να διασφαλίζει τη σταθερή συμμόρφωση με τις κείμενες διατάξεις της περιβαλλοντικής νομοθεσίας.

A.6.2  Περιβαλλοντικοί στόχοι και σχεδιασμός επίτευξής τους

A.6.2.1  Περιβαλλοντικοί στόχοι

Ο Οργανισμός πρέπει να καθιερώνει περιβαλλοντικούς στόχους στις σχετικές λειτουργίες και βαθμίδες, λαμβάνοντας υπόψη τις σημαντικές περιβαλλοντικές πλευρές του Οργανισμού και τις συνδεόμενες υποχρεώσεις συμμόρφωσης και εξετάζοντας τις απειλές και ευκαιρίες του.

Οι περιβαλλοντικοί στόχοι πρέπει να:

α)  είναι συμβατοί με την περιβαλλοντική πολιτική,

β)  είναι μετρήσιμοι (αν είναι εφικτό)

γ)  παρακολουθούνται,

δ)  γνωστοποιούνται και

ε)  επικαιροποιούνται, όπως ενδείκνυται.

Ο Οργανισμός πρέπει να διατηρεί ενήμερες τεκμηριωμένες πληροφορίες για τους περιβαλλοντικούς στόχους.

A.6.2.2  Σχεδιασμός ενεργειών για την επίτευξη των περιβαλλοντικών στόχων

Κατά το σχεδιασμό των ενεργειών για την επίτευξη των περιβαλλοντικών του στόχων, ο Οργανισμός πρέπει να προσδιορίζει:

α)  τι πρόκειται να γίνει,

β)  ποιοι πόροι απαιτούνται,

γ)  ποιος θα είναι υπεύθυνος,

δ)  πότε ολοκληρώνεται και

ε)  πώς τα αποτελέσματα θα αξιολογηθούν, συμπεριλαμβανομένων των δεικτών για την παρακολούθηση της προόδου προς την επίτευξη των μετρήσιμων περιβαλλοντικών του στόχων (βλέπε 9.1.1).

Ο Οργανισμός πρέπει να εξετάζει με ποιο τρόπο ενέργειες για την επίτευξη των περιβαλλοντικών του στόχων μπορεί να ενσωματώνονται στις επιχειρησιακές διεργασίες του Οργανισμού.

B.5  Περιβαλλοντικοί στόχοι

Ο Οργανισμός είναι σε θέση να αποδείξει ότι το σύστημα διαχείρισης και οι διαδικασίες ελέγχου καλύπτουν τις πραγματικές περιβαλλοντικές επιδόσεις του Οργανισμού όσον αφορά τις άμεσες και τις έμμεσες πλευρές.

Τα μέσα επίτευξης των σκοπών και στόχων δεν μπορούν να είναι περιβαλλοντικοί στόχοι.

A.7  Υποστήριξη

A.7.1  Πόροι

Ο Οργανισμός πρέπει να προσδιορίζει και να παρέχει τους πόρους που απαιτούνται για την καθιέρωση, εφαρμογή, διατήρηση ενήμερου και συνεχή βελτίωση του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης.

A.7.2  Επαγγελματική επάρκεια

Ο Οργανισμός πρέπει να:

α)  καθορίζει την απαραίτητη επαγγελματική επάρκεια του προσωπικού που εκτελεί εργασίες υπό τον έλεγχό του και επηρεάζει την περιβαλλοντική επίδοσή του και την ικανότητά του να εκπληρώνει τις υποχρεώσεις συμμόρφωσής του,

β)  διασφαλίζει ότι το εν λόγω προσωπικό διαθέτει την επάρκεια βάσει κατάλληλης εκπαίδευσης, κατάρτισης ή εμπειρίας,

γ)  προσδιορίζει τις ανάγκες κατάρτισης που σχετίζονται με τις περιβαλλοντικές του πλευρές και το σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισής του και

δ)  όπου έχει εφαρμογή, να λαμβάνει μέτρα για την απόκτηση της απαραίτητης επαγγελματικής επάρκειας και να αξιολογεί την αποτελεσματικότητα των μέτρων που λαμβάνονται.

Σημείωση:  Τα μέτρα μπορεί να περιλαμβάνουν, π.χ. την παροχή κατάρτισης, την καθοδήγηση, ή την ανάθεση διαφορετικών καθηκόντων στο υφιστάμενο προσωπικό, την πρόσληψη ή τη συνεργασία με πρόσωπα με επαγγελματική επάρκεια.

Ο Οργανισμός πρέπει να τηρεί τεκμηριωμένες πληροφορίες ως αποδεικτικά στοιχεία της επαγγελματικής επάρκειας.

B.6  Συμμετοχή των εργαζομένων

1)  Ο Οργανισμός θα πρέπει να αναγνωρίζει ότι η ενεργός συμμετοχή των εργαζομένων αποτελεί κινητήρια δύναμη και απαραίτητη προϋπόθεση για συνεχείς και αποτελεσματικές περιβαλλοντικές βελτιώσεις, ενώ παράλληλα συνιστά καίριας σημασίας πόρο για να βελτιωθούν οι περιβαλλοντικές επιδόσεις και την ορθή μέθοδο επιτυχούς καθιέρωσης του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης και ελέγχου στον Οργανισμό.

2)  Η «ενεργός συμμετοχή» πρέπει να γίνεται αντιληπτή τόσο ως άμεση συμμετοχή των εργαζομένων όσο και ως παροχή πληροφοριών στους εργαζομένους και στους εκπροσώπους τους. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να εφαρμόζεται ένα σύστημα συμμετοχής των εργαζομένων σε όλες τις βαθμίδες. Ο Οργανισμός θα πρέπει να αναγνωρίζει ότι η επίδειξη δέσμευσης, ανταπόκρισης και ενεργού συμμετοχής εκ μέρους της Διοίκησης αποτελεί απαραίτητη προϋπόθεση για την επιτυχία των σχετικών διαδικασιών. Σε αυτό το πλαίσιο η Διοίκηση πρέπει να παρέχει κατάλληλη αναπληροφόρηση στους εργαζομένους.

3)  Πέραν των απαιτήσεων αυτών, οι εργαζόμενοι και οι εκπρόσωποί τους συμμετέχουν στη διαδικασία συνεχούς βελτίωσης των περιβαλλοντικών επιδόσεων του Οργανισμού με:

α)  την αρχική περιβαλλοντική επισκόπηση

β)  την καθιέρωση και την εφαρμογή συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης και ελέγχου που βελτιώνει τις περιβαλλοντικές επιδόσεις,

γ)  τη συγκρότηση επιτροπών ή ομάδων εργασίας για τη συλλογή πληροφοριών και τη διασφάλιση της συμμετοχής των αρμοδίων για το περιβάλλον διοικητικών στελεχών/εκπροσώπων της Διοίκησης μαζί με τους εργαζομένους και τους εκπροσώπους τους·

δ)  τη συγκρότηση μεικτών ομάδων εργασίας για το περιβαλλοντικό πρόγραμμα δράσης και τον περιβαλλοντικό έλεγχο·

ε)  τη σύνταξη των περιβαλλοντικών δηλώσεων.

4)  Για τον σκοπό αυτό, θα πρέπει να αξιοποιούνται οι κατάλληλες μορφές συμμετοχής, όπως το σύστημα του βιβλίου εισηγήσεων, οι ομαδικές εργασίες βάσει σχεδίων ή οι περιβαλλοντικές επιτροπές. Ο Οργανισμός λαμβάνει υπόψη τις κατευθυντήριες γραμμές της Επιτροπής για τη βέλτιστη πρακτική στο πεδίο αυτό. Εφόσον το ζητήσουν, συμμετέχουν επίσης εκπρόσωποι των εργαζομένων.

A.7.3  Ευαισθητοποίηση

Ο Οργανισμός πρέπει να διασφαλίζει ότι τα πρόσωπα που εργάζονται υπό τον έλεγχό του έχουν επίγνωση:

α)  της περιβαλλοντικής πολιτικής,

β)  των σημαντικών περιβαλλοντικών πλευρών και των σχετικών πραγματικών ή δυνητικών περιβαλλοντικών επιπτώσεων που σχετίζονται με την εργασία τους,

γ)  της συνεισφοράς τους στην αποτελεσματικότητα του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης, συμπεριλαμβανομένων των ωφελημάτων από τη βελτίωση της περιβαλλοντικής επίδοσης και

δ)  των επιπτώσεων της μη συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης, συμπεριλαμβανομένης της μη εκπλήρωσης των υποχρεώσεων συμμόρφωσης του Οργανισμού.

A.7.4  Επικοινωνία

A.7.4.1  Γενικά

Ο Οργανισμός πρέπει να καθιερώνει, να εφαρμόζει και να διατηρεί ενήμερες τις διεργασίες που απαιτούνται για την εσωτερική και εξωτερική επικοινωνία σχετικά με το σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης, συμπεριλαμβανομένων:

α)  το τι θα γνωστοποιείται,

β)  πότε,

γ)  ποιος επικοινωνεί και

δ)  πώς.

Κατά την καθιέρωση των διεργασιών επικοινωνίας, ο Οργανισμός πρέπει να:

Ο Οργανισμός πρέπει να ανταποκρίνεται στις ανάγκες επικοινωνίας που δημιουργούνται από άλλα μέρη σχετικά με το σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισής του.

Ο Οργανισμός πρέπει να τηρεί τεκμηριωμένες πληροφορίες ως αποδεικτικό στοιχείο της γνωστοποίησης δεδομένων του, όπως ενδείκνυται.

A.7.4.2  Εσωτερική επικοινωνία

Ο Οργανισμός πρέπει να:

α)  γνωστοποιεί εσωτερικά πληροφορίες σχετικά με το σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης στις διάφορες βαθμίδες και λειτουργίες του Οργανισμού, συμπεριλαμβανομένων των αλλαγών στο σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης, όπως ενδείκνυται, και,

β)  διασφαλίζει ότι οι διεργασίες επικοινωνίας δίνουν τη δυνατότητα στα πρόσωπα που εκτελούν εργασίες υπό τον έλεγχο του Οργανισμού να συμβάλλουν στη συνεχή βελτίωση.

A.7.4.3  Εξωτερική επικοινωνία

Ο Οργανισμός πρέπει να γνωστοποιεί εξωτερικά πληροφορίες σχετικά με το σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης, όπως καθορίζεται στις διεργασίες επικοινωνίας του Οργανισμού και όπως απαιτείται από τις υποχρεώσεις συμμόρφωσής του.

B.7.  Επικοινωνία

1)  Οι Οργανισμοί είναι σε θέση να αποδείξουν ότι διεξάγουν ανοικτό διάλογο με το κοινό, τις αρχές και τα λοιπά ενδιαφερόμενα μέρη, συμπεριλαμβανομένων των τοπικών κοινοτήτων και των πελατών σχετικά με τις περιβαλλοντικές επιπτώσεις των δραστηριοτήτων, προϊόντων και υπηρεσιών τους.

2)  Για να εξασφαλισθεί υψηλό επίπεδο διαφάνειας και η οικοδόμηση εμπιστοσύνης με τα ενδιαφερόμενα μέρη, οι Οργανισμοί που είναι καταχωρισμένοι στο EMAS κοινοποιούν συγκεκριμένες περιβαλλοντικές πληροφορίες όπως ορίζονται στο παράρτημα IV «Υποβολή περιβαλλοντικών εκθέσεων».

A.7.5  Τεκμηριωμένες πληροφορίες

A.7.5.1  Γενικά

Το σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης του Οργανισμού πρέπει να περιλαμβάνει τις τεκμηριωμένες πληροφορίες που:

α)  απαιτούνται από το παρόν Διεθνές Πρότυπο και·

β)  ο Οργανισμός καθορίζει ως απαραίτητες για την αποτελεσματικότητα του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης.

Σημείωση:  έκταση των τεκμηριωμένων πληροφοριών του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης μπορεί να διαφέρει από τον ένα Οργανισμό στον άλλο, εξαιτίας:

A.7.5.2  Δημιουργία και επικαιροποίηση

Κατά τη δημιουργία και επικαιροποίηση των τεκμηριωμένων πληροφοριών, ο Οργανισμός πρέπει να διασφαλίζει την κατάλληλη:

α)  ταυτοποίηση και περιγραφή (π.χ. τίτλος, ημερομηνία, συντάκτης, ή αριθμός αναφοράς),

β)  μορφή (π.χ. γλώσσα, έκδοση λογισμικού, γραφικά) και μέσα εγγραφής (π.χ. χαρτί, ηλεκτρονικά) και

γ)  ανασκόπηση και έγκριση για την καταλληλότητα και την επάρκεια.

A.7.5.3  Έλεγχος των τεκμηριωμένων πληροφοριών

Οι τεκμηριωμένες πληροφορίες που απαιτούνται από το σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης και από το παρόν Διεθνές Πρότυπο πρέπει να ελέγχονται προκειμένου να διασφαλίζεται ότι:

α)  είναι διαθέσιμες και κατάλληλες για χρήση, όπου και όταν χρειάζεται και

β)  προστατεύονται επαρκώς (π.χ. από την παραβίαση της εμπιστευτικότητας, αθέμιτη χρήση ή απώλεια της ακεραιότητας).

Για τον έλεγχο των τεκμηριωμένων πληροφοριών, ο Οργανισμός πρέπει να αναλαμβάνει τις ακόλουθες ενέργειες, όπως έχει εφαρμογή:

Οι τεκμηριωμένες πληροφορίες εξωτερικής προέλευσης που προσδιορίζονται από τον Οργανισμό ως απαραίτητες για το σχεδιασμό και τη λειτουργία του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισής του πρέπει να ταυτοποιούνται κατάλληλα και να ελέγχονται.

Σημείωση:  Η πρόσβαση μπορεί να συνεπάγεται μόνο άδεια ανάγνωσης των τεκμηριωμένων πληροφοριών ή την άδεια και εξουσιοδότηση ανάγνωσης και τροποποίησής τους.

A.8  Λειτουργία

A.8.1  Σχεδιασμός, λειτουργία και έλεγχος διεργασιών

Ο Οργανισμός πρέπει να καθιερώνει, να εφαρμόζει, να ελέγχει και να διατηρεί ενήμερες τις διεργασίες που χρειάζονται για την ικανοποίηση των απαιτήσεων του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης, καθώς και για την υλοποίηση των ενεργειών που καθορίζονται στα 6.1 και 6.2 μέσω:

Σημείωση:  Οι έλεγχοι μπορεί να περιλαμβάνουν τεχνικούς ελέγχους και διαδικασίες. Οι έλεγχοι μπορεί να υλοποιούνται ακολουθώντας μια ιεράρχηση (όπως εξάλειψη, αντικατάσταση, διοικητικά μέτρα) και μπορεί να γίνονται μεμονωμένα ή σε συνδυασμό.

Ο Οργανισμός πρέπει να ελέγχει τις σχεδιαζόμενες αλλαγές και να ανασκοπεί τις συνέπειες των ακούσιων αλλαγών, αναλαμβάνοντας ενέργειες για τον περιορισμό τυχόν δυσμενών επιδράσεων, όταν χρειάζεται.

Ο Οργανισμός πρέπει να διασφαλίζει ότι οι διεργασίες που έχουν ανατεθεί σε εξωτερικά μέρη ελέγχονται ή επηρεάζονται. Το είδος και η έκταση ελέγχου ή επιρροής που εφαρμόζεται στις διεργασίες πρέπει να καθορίζεται εντός του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης.

Σε συμφωνία με την προσέγγιση του κύκλου ζωής, ο Οργανισμός πρέπει να:

α)  καθιερώνει ελέγχους, όπως ενδείκνυται, ώστε να διασφαλίζεται ότι οι περιβαλλοντικές του απαιτήσεις λαμβάνονται υπόψη κατά τη διεργασία σχεδιασμού και ανάπτυξης προϊόντων και υπηρεσιών, εξετάζοντας όλα τα στάδια του κύκλου ζωής τους,

β)  καθορίζει τις περιβαλλοντικές του απαιτήσεις για την προμήθεια προϊόντων και υπηρεσιών, όπως ενδείκνυται,

γ)  γνωστοποιεί τις σχετικές περιβαλλοντικές του απαιτήσεις στους εξωτερικούς παρόχους, συμπεριλαμβανομένων των υπεργολάβων και

δ)  εξετάζει την αναγκαιότητα παροχής πληροφόρησης σχετικά με τις δυνητικές σημαντικές περιβαλλοντικές επιπτώσεις

που συνδέονται με τη μεταφορά ή παράδοση, τη χρήση, την επεξεργασία στο τέλος του κύκλου ζωής και την τελική διάθεση των προϊόντων και υπηρεσιών του.

Ο Οργανισμός πρέπει να διατηρεί ενήμερες τεκμηριωμένες πληροφορίες στο βαθμό που είναι αναγκαίος για τη δημιουργία εμπιστοσύνης ότι οι διεργασίες υλοποιούνται σύμφωνα με τα προβλεπόμενα.

Α.8.2  Ετοιμότητα και ανταπόκριση σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης

Ο Οργανισμός πρέπει να καθιερώνει, εφαρμόζει και διατηρεί ενήμερες τις διεργασίες που απαιτούνται για την προετοιμασία και την ανταπόκριση σε ενδεχόμενες καταστάσεις έκτακτης ανάγκης που εντοπίζονται στο 6.1.1.

Ο Οργανισμός πρέπει να:

α)  προετοιμάζεται ώστε να ανταποκρίνεται μέσω του σχεδιασμού ενεργειών πρόληψης ή περιορισμού των δυσμενών περιβαλλοντικών επιπτώσεων από καταστάσεις έκτακτης ανάγκης,

β)  ανταποκρίνεται σε πραγματικές καταστάσεις έκτακτης ανάγκης,

γ)  αναλαμβάνει ενέργειες πρόληψης ή περιορισμού των συνεπειών από καταστάσεις έκτακτης ανάγκης ανάλογα με τη σοβαρότητα των καταστάσεων καθώς και των δυνητικών περιβαλλοντικών επιπτώσεων,

δ)  δοκιμάζει περιοδικά τις προβλεπόμενες ενέργειες ανταπόκρισης, όπου είναι εφικτό,

ε)  ανασκοπεί περιοδικά και αναθεωρεί τις διεργασίες και τις προβλεπόμενες ενέργειες ανταπόκρισης, ιδιαίτερα μετά από περιστατικά ή δοκιμές, και

στ)  παρέχει, όπως ενδείκνυται, σχετική πληροφόρηση και κατάρτιση για την ετοιμότητα και ανταπόκριση σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης στα σχετικά ενδιαφερόμενα μέρη, συμπεριλαμβανομένων των προσώπων που εργάζονται υπό τον έλεγχό του.

Ο Οργανισμός πρέπει να διατηρεί ενήμερες τεκμηριωμένες πληροφορίες στο βαθμό που είναι αναγκαίο για τη δημιουργία εμπιστοσύνης ότι οι διεργασίες υλοποιούνται σύμφωνα με τα προβλεπόμενα.

A.9  Αξιολόγηση περιβαλλοντικής επίδοσης

A.9.1  Παρακολούθηση, μέτρηση, ανάλυση και αξιολόγηση

A.9.1.1  Γενικά

Ο Οργανισμός πρέπει να παρακολουθεί, να μετρά, να αναλύει και να αξιολογεί την περιβαλλοντική του επίδοση.

Ο Οργανισμός πρέπει να προσδιορίζει:

α)  τι χρειάζεται να παρακολουθείται και να μετρείται,

β)  τις μεθόδους παρακολούθησης, μέτρησης, ανάλυσης και αξιολόγησης που είναι αναγκαίες για τη διασφάλιση έγκυρων αποτελεσμάτων,

γ)  τα κριτήρια, σύμφωνα με τα οποία ο Οργανισμός αξιολογεί την περιβαλλοντική του επίδοση, καθώς και τους κατάλληλους δείκτες,

δ)  πότε πρέπει να διενεργείται η παρακολούθηση και μέτρηση,

ε)  πότε πρέπει να αναλύονται και να αξιολογούνται τα αποτελέσματα παρακολούθησης και μέτρησης.

Ο Οργανισμός πρέπει να διασφαλίζει ότι ο εξοπλισμός παρακολούθησης και μέτρησης που χρησιμοποιείται είναι διακριβωμένος ή επαληθευμένος και συντηρείται, όπως ενδείκνυται.

Ο Οργανισμός πρέπει να αξιολογεί την περιβαλλοντική του επίδοση και την αποτελεσματικότητα του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης.

Ο Οργανισμός πρέπει να γνωστοποιεί τις σχετικές με την περιβαλλοντική του επίδοση πληροφορίες, τόσο εσωτερικά όσο και εξωτερικά, όπως προσδιορίζεται στις διεργασίες επικοινωνίας του και όπως απαιτείται από τις υποχρεώσεις συμμόρφωσής του.

Ο Οργανισμός πρέπει να τηρεί κατάλληλες τεκμηριωμένες πληροφορίες ως αποδεικτικό στοιχείο της παρακολούθησης, της μέτρησης, της ανάλυσης και των αποτελεσμάτων αξιολόγησης.

Α.9.1.2  Αξιολόγηση της συμμόρφωσης

Ο Οργανισμός πρέπει να καθιερώνει, εφαρμόζει και διατηρεί ενήμερες τις διεργασίες που χρειάζονται, για να αξιολογείται η εκπλήρωση των υποχρεώσεων συμμόρφωσής του.

Ο Οργανισμός πρέπει να:

α)  καθορίζει τη συχνότητα με την οποία αξιολογείται η συμμόρφωση,

β)  να αξιολογεί τη συμμόρφωση και να αναλαμβάνει ενέργειες, εφόσον χρειάζεται, και

γ)  να διατηρεί ενήμερη τη γνώση και την κατανόηση της κατάστασης της συμμόρφωσής του.

Ο Οργανισμός πρέπει να τηρεί κατάλληλες τεκμηριωμένες πληροφορίες ως αποδεικτικό στοιχείο των αποτελεσμάτων της αξιολόγησης συμμόρφωσης.

Α.9.2  Εσωτερική επιθεώρηση

A.9.2.1  Γενικά

Ο Οργανισμός πρέπει να διεξάγει, σε προκαθορισμένα χρονικά διαστήματα, εσωτερικές επιθεωρήσεις, ώστε να παρέχονται πληροφορίες σχετικά με το κατά πόσον το σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης

α)  συμμορφώνεται με:

1)  τις απαιτήσεις του ίδιου του Οργανισμού για το σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισής του και

2)  τις απαιτήσεις του παρόντος Διεθνούς Προτύπου,

β)  εφαρμόζεται αποτελεσματικά και διατηρείται ενήμερο.

A.9.2.2  Πρόγραμμα εσωτερικής επιθεώρησης

Ο Οργανισμός πρέπει να καθιερώνει, να εφαρμόζει και να διατηρεί ενήμερο πρόγραμμα(-τα) εσωτερικών επιθεωρήσεων, που συμπεριλαμβάνει τη συχνότητα, τις μεθόδους, τις υπευθυνότητες, τις απαιτήσεις σχεδιασμού και τις εκθέσεις των εσωτερικών του επιθεωρήσεων.

Όταν καταρτίζει το πρόγραμμα εσωτερικών επιθεωρήσεων, ο Οργανισμός πρέπει να λαμβάνει υπόψη την περιβαλλοντική σημαντικότητα των σχετικών διεργασιών, τις αλλαγές που επηρεάζουν τον Οργανισμό και τα αποτελέσματα προηγούμενων επιθεωρήσεων.

Ο Οργανισμός πρέπει να:

α)  ορίζει τα κριτήρια επιθεώρησης και το πεδίο εφαρμογής για κάθε επιθεώρηση,

β)  επιλέγει επιθεωρητές και να διενεργεί επιθεωρήσεις, με τρόπο που να διασφαλίζει την αντικειμενικότητα και την αμεροληψία της διεργασίας της επιθεώρησης και

γ)  διασφαλίζει ότι τα αποτελέσματα των επιθεωρήσεων αναφέρονται στην αρμόδια Διοίκηση.

Ο Οργανισμός τηρεί κατάλληλες τεκμηριωμένες πληροφορίες ως αποδεικτικά στοιχεία της εφαρμογής του προγράμματος επιθεώρησης και των αποτελεσμάτων των επιθεωρήσεων.

Α.9.3  Ανασκόπηση από τη Διοίκηση

Η ανώτατη Διοίκηση πρέπει να ανασκοπεί το σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης του Οργανισμού, σε προκαθορισμένα χρονικά διαστήματα, για να διασφαλίζει τη συνεχιζόμενη καταλληλότητα, επάρκεια και αποτελεσματικότητά του.

Η ανασκόπηση από την ανώτατη Διοίκηση πρέπει να περιλαμβάνει την εξέταση:

α)  της προόδου υλοποίησης ενεργειών που αποφασίστηκαν σε προηγούμενες ανασκοπήσεις της Διοίκησης,

β)  των αλλαγών σε:

1)  εξωτερικά και εσωτερικά θέματα σχετικά με το σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης,

2)  ανάγκες και προσδοκίες των ενδιαφερομένων μερών, συμπεριλαμβανομένων των υποχρεώσεων συμμόρφωσης,

3)  σημαντικές περιβαλλοντικές πλευρές του και

4)  απειλές και ευκαιρίες,

γ)  του βαθμού επίτευξης των περιβαλλοντικών στόχων·

δ)  των πληροφοριών για την περιβαλλοντική επίδοση του Οργανισμού, συμπεριλαμβανομένων τάσεων:

1)  των μη συμμορφώσεων και των διορθωτικών ενεργειών,

2)  των αποτελεσμάτων παρακολούθησης και μέτρησης,

3)  της εκπλήρωσης των υποχρεώσεων συμμόρφωσης και

4)  των αποτελεσμάτων επιθεωρήσεων,

ε)  της επάρκειας των πόρων,

στ)  της σχετικής επικοινωνίας από ενδιαφερόμενα μέρη, περιλαμβανομένων των παραπόνων και

ζ)  των ευκαιριών για συνεχή βελτίωση.

Τα αποτελέσματα της ανασκόπησης από τη Διοίκηση πρέπει να περιλαμβάνουν:

Ο Οργανισμός πρέπει να τηρεί τεκμηριωμένες πληροφορίες ως αποδεικτικό στοιχείο των αποτελεσμάτων των ανασκοπήσεων από τη Διοίκηση.

A.10  Βελτίωση

A.10.1  Γενικά

Ο Οργανισμός πρέπει να εντοπίζει τις ευκαιρίες βελτίωσης (βλέπε 9.1, 9.2 και 9.3), και να υλοποιεί τις αναγκαίες ενέργειες για την επίτευξη των επιδιωκόμενων αποτελεσμάτων του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισής του.

A.10.2  Μη συμμόρφωση και διορθωτικές ενέργειες

Όταν προκύπτει μία μη συμμόρφωσης, ο Οργανισμός πρέπει να:

α)  ανταποκρίνεται στη μη συμμόρφωση και, όπως ενδείκνυται:

1)  να αναλαμβάνει ενέργειες για τον έλεγχο και τη διόρθωσή της,

2)  να αντιμετωπίζει τις συνέπειες, συμπεριλαμβανομένου του περιορισμού των δυσμενώ νπεριβαλλοντικών επιπτώσεων,

β)  αξιολογεί την ανάγκη ανάληψης ενεργειών για την εξάλειψη των αιτίων της μη συμμόρφωσης, ώστε να μην επαναληφθεί ή να συμβεί και αλλού, μέσω:

1)  της ανασκόπησης της μη συμμόρφωσης,

2)  του προσδιορισμού των αιτίων της μη συμμόρφωσης και,

3)  του προσδιορισμού κατά πόσον υφίστανται παρόμοιες μη συμμορφώσεις, ή εάν θα μπορούσαν δυνητικά να εμφανιστούν,

γ)  υλοποιεί οποιαδήποτε αναγκαία ενέργεια,

δ)  ανασκοπεί την αποτελεσματικότητα οποιωνδήποτε διορθωτικών ενεργειών αναλαμβάνονται και

ε)  προβαίνει σε αλλαγές στο σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης, εφόσον είναι απαραίτητο.

Οι διορθωτικές ενέργειες πρέπει να είναι ανάλογες της σημαντικότητας των επιδράσεων των μη συμμορφώσεων που εντοπίστηκαν, συμπεριλαμβανομένων των περιβαλλοντικών επιπτώσεων.

Ο Οργανισμός πρέπει να τηρεί τεκμηριωμένες πληροφορίες, ως αποδεικτικό στοιχείο για:

A.10.3  Συνεχής βελτίωση

Ο Οργανισμός πρέπει να βελτιώνει συνεχώς την καταλληλότητα, την επάρκεια και την αποτελεσματικότητα του συστήματος περιβαλλοντικής διαχείρισης προκειμένου να βελτιώνει την περιβαλλοντική του επίδοση.