5.2 Yleinen sisäinen hallinnointi- ja ohjausjärjestelmä

Toimivaltaisten viranomaisten tulisi arvioida, onko sijoituspalveluyrityksellä vankka sisäinen hallinnointi- ja ohjausjärjestelmä ja niihin liittyvät järjestelyt direktiivin (EU) 2019/2034 26 artiklan säännösten, EPV:n sisäistä hallinnointia ja ohjausta koskevien ohjeiden, EPV:n

moitteettomia palkitsemisjärjestelmiä koskevien ohjeiden¹⁴ , komission delegoidun asetuksen (EU) 2017/565¹⁵ , ESMAn MiFID II -direktiivin tuotehallintavaatimuksia koskevien ohjeiden¹⁶ , ja ESMAn ja EPV:n yhteisten ylimmän hallintoelimen jäsenten ja keskeisistä toiminnoista vastaavien henkilöiden sopivuuden arviointia koskevien ohjeiden mukaisesti¹⁷ . Toimivaltaisten viranomaisten tulisi arvioida, osoittaako sijoituspalveluyritys, että vähintään seuraavat seikat toteutuvat:

• a. Ylin hallintoelin on ottanut käyttöön ja hyväksynyt riittävän ja tehokkaan sisäisen hallinnoinnin ja sisäisen valvonnan kehyksen, jota se valvoo ja joka sisältää asianmukaisen ja avoimen organisaatiorakenteen ja toiminnallisen rakenteen ja hyvin toimivan sisäisen valvonnan kehyksen, mukaan lukien moitteettomat hallinto- ja kirjanpitomenettelyt sekä pysyvän ja tehokkaan säännösten noudattamisen valvontatoiminnon (compliance), sekä tarvittaessa ja oikeasuhteisesti sisäisen riskienhallinnan ja sisäisen tarkastuksen toiminnot, joilla on riittävät valtuudet, merkittävyys ja resurssit tehtäviensä hoitamiseen riippumattomasti. Jos sijoituspalveluyritykset eivät perusta ja ylläpidä riskienhallintatoimintoa ja sisäisen tarkastuksen toimintoa, toimivaltaisten viranomaisten tulisi arvioida, saavutetaanko sisäisen valvonnan järjestelmää varten hyväksytyillä ja täytäntöönpannuilla käytännöillä ja menettelyillä saavutetaan tehokkaasti sama tulos ottaen huomioon, että lopullinen vastuu jää ylimmälle hallintoelimelle.
• b. Ylin hallintoelin varmistaa sijoituspalveluyrityksen sisäisen hallinnointi- ja ohjausjärjestelyjen tehokkuuden, arvioi sitä määräajoin ja toteuttaa asianmukaiset toimet havaittujen puutteiden korjaamiseksi.
• c. Ylin hallintoelin on laatinut ja hyväksynyt yleisen liiketoiminta- ja riskistrategian ja valvoo sitä, mukaan lukien sijoituspalveluyrityksen riskinottohalun ja sellaisen riskinhallintajärjestelmän määrittämisen, johon sisältyvät asianmukaiset toimintaperiaatteet ja menettelyt.
• d. Ylin hallintoelin tuntee ja ymmärtää täysin sijoituspalveluyrityksen oikeudellisen, organisatorisen ja toiminnallisen rakenteen (know your structure -periaate) etenkin silloin, jos sijoituspalveluyrityksen rakenne on monimutkainen, ja varmistaa, että se vastaa sijoituspalveluyrityksen hyväksyttyä liiketoiminta- ja riskistrategiaa ja riskinottohalua.

14 EPV:n ohjeet direktiivin (EU) 2019/2034 mukaisista moitteettomista palkitsemisjärjestelmistä (EBA/GL/2021/13).

15 Komission delegoitu asetus (EU) 2017/565, annettu 25 päivänä huhtikuuta 2016, Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin 2014/65/EU täydentämisestä sijoituspalveluyritysten toiminnan järjestämistä koskevien vaatimusten, toiminnan harjoittamisen edellytysten ja kyseisessä direktiivissä määriteltyjen käsitteiden osalta (EUVL L 087, 31.3.2017,

• s. 1). 16 ESMAn ohjeet MiFID II -direktiivin tuotehallintavaatimuksista (ESMA35-43-620).

17 ESMAn ja EPV:n yhteiset ylimmän hallintoelimen jäsenten ja keskeisistä toiminnoista vastaavien henkilöiden sopivuuden arviointia varten (EBA/GL/2017/12).

• e. Sijoituspalveluyrityksellä on asianmukainen ja läpinäkyvä yritysrakenne, joka on tarkoituksenmukainen eikä aiheuta huolta siitä, että sijoituspalveluyritystä voitaisiin käyttää talousrikoksiin liittyviin tarkoituksiin, sekä vakaa yritys- ja riskikulttuuri, joka on kattava ja oikeassa suhteessa sen liiketoimintamalliin ja sen toimintaan liittyvien riskien luonteeseen, laajuuteen ja monimuotoisuuteen nähden ja yhdenmukainen sijoituspalveluyrityksen riskinottohalun kanssa.
• f. Sijoituspalveluyritys edistää riskikulttuurin ja korkeiden eettisten ammatillisten normien toteutumista ja varmistaa sen menettelytapasääntöjen avulla sekä panee täytäntöön asianmukaiset sisäiset ilmoitusperiaatteet ja -menettelyt.
• g. Strategioista, yritysten arvoista, menettelytapasäännöistä, riskeistä ja muista käytännöistä tiedotetaan selkeästi, tehokkaasti ja tehokkaasti koko asiaankuuluvalle henkilöstölle.
• h. Ylin hallintoelin perustaa, hyväksyy ja valvoo sellaisten tehokkaiden käytäntöjen ja prosessien käyttöönottoa ja ylläpitoa, joilla tunnistetaan, arvioidaan, hallitaan ja vähennetään tai ehkäistään sellaisia tosiasiallisia tai mahdollisia eturistiriitoja yrityksen tasolla sekä myös sijoituspalveluyrityksen etujen ja henkilöstön, myös ylimmän hallintoelimen jäsenten, henkilökohtaisten etujen välillä, jotka voivat vaikuttaa haitallisesti näiden henkilöiden tehtävien ja velvollisuuksien hoitamiseen.
• i. Ylin hallintoelin on laatinut kehyksen lainojen ottamiselle ja muille liiketoimille ylimmän hallintoelimen jäsenten ja heidän lähipiiriinsä kuuluvien osapuolten osalta ja varmistaa sen täytäntöönpanon.
• j. Sijoituspalveluyritys on ottanut käyttöön asianmukaiset sisäiset ilmoitusperiaatteet ja -menettelyt, joiden mukaisesti henkilöstö ilmoittaa erityisen, riippumattoman ja itsenäisen kanavan kautta mahdollisista tai tapahtuneista rikkomuksista, jotka koskevat asetusta (EU) 2033/2019 ja kansallisia säännöksiä direktiivin (EU) 2019/2034 saattamisesta osaksi kansallista lainsäädäntöä.
• k. Ylimmän hallintoelimen jäsenten ja keskeisistä tehtävistä vastaavien henkilöiden valinta ja sopivuuden arviointi on toteutettu.
• l. Käytössä on järjestelyt, joiden tavoitteena on varmistaa kirjanpidon ja tilinpäätöstietojen raportointijärjestelmien eheys ja joihin sisältyvät taloudelliset ja operatiiviset tarkastukset ja lakien ja olennaisten standardien noudattaminen.
• m. Ylin hallintoelin on vahvistanut yleisen sisäisen hallinnointi- ja ohjausjärjestelmän ja se valvoo ja arvioi sitä säännöllisesti.
• n. Strategioista, toimintatavoista ja menettelyistä tiedotetaan sijoituspalveluyrityksen koko asiaankuuluvalle henkilöstölle ja kauttaaltaan sijoituspalveluyrityksen rakenteille, ja ne ovat selkeitä, tehokkaita ja läpinäkyviä sijoituspalveluyrityksen henkilöstölle, osakkeenomistajille ja muille sidosryhmille sekä toimivaltaiselle viranomaiselle.

Toimivaltaisten viranomaisten tulisi arvioida, sisältääkö sijoituspalveluyrityksen yleinen hallintokehys myös uusien tuotteiden hyväksymisprosessin (NPAP) ja ulkoistamisen. Analysoidessaan yleistä sisäisen hallinnoinnin- ja ohjauksen järjestelmää ja yrityksen laajuista valvontaa toimivaltaisten viranomaisten olisi myös otettava huomioon markkinavalvontaviranomaisilta saadut arvioinnit ja arvioitava, antavatko ne aihetta vakavaraisuutta koskeviin huoliin. Näin voi olla erityisesti silloin, kun havainnot viittaavat olennaisiin heikkouksiin sijoituspalveluyrityksen järjestelmissä ja valvonnassa, jotka koskevat NPAP-prosessia ja ulkoistamista. Vastaavasti, kun toimivaltaisen viranomaisen arvioinnista käy ilmi, että sijoituspalveluyrityksen sisäisten valvonnan ja hallintokehyksen sekä yrityksen laajuisen valvonnan puutteet antavat aihetta NPAP-prosessiin ja ulkoistamiseen liittyviin vakavaraisuutta koskeviin huoliin, toimivaltaisten viranomaisten olisi tiedotettava arvioinnin tuloksesta markkinavalvontaviranomaisille.

Luokkaan 3 kuuluvat sijoituspalveluyritykset

Oikeasuhteisuuden toteutumiseksi toimivaltaisten viranomaisten tulisi luokkaan 3 kuuluvien sijoituspalveluyritysten osalta ainakin arvioida, onko 107 kohdan a alakohtaa noudatettu.