5.3 Processen van comités

Comités dienen regelmatig verslag uit te brengen aan het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie.

Er dient een passende wisselwerking te zijn tussen comités. Met inachtneming van punt 49 kan een dergelijke wisselwerking de vorm aannemen van wederzijdse vertegenwoordiging zodat de voorzitter of een lid van een comité ook lid kan zijn van een ander comité.

Leden van comités dienen actief deel te nemen aan open en kritische discussies, tijdens welke afwijkende meningen op een constructieve manier worden besproken.

Comités behoren de agenda’s van comitévergaderingen vast te leggen, evenals de belangrijkste resultaten en conclusies van die vergaderingen.

Het risicocomité en het benoemingscomité dienen er in ieder geval voor te zorgen dat zij:

• a. toegang hebben tot alle relevante informatie en gegevens die nodig zijn om hun taak te verrichten, met inbegrip van informatie en gegevens die afkomstig zijn van relevante bedrijfs- en controlefuncties (zoals de afdelingen juridische zaken, financiën, personeelszaken, IT, interne controle, risico en naleving, waaronder ook informatie over naleving van de AML/CTF-voorschriften en geaggregeerde informatie over meldingen van verdachte transacties en de risicofactoren witwassen en terrorismefinanciering);
• b. regelmatig rapporten, ad-hocinformatie, mededelingen en adviezen van hoofden interne controlefuncties ontvangen met betrekking tot het actuele risicoprofiel van de instelling, haar risicocultuur en haar risicolimieten, evenals aangaande eventuele belangrijke inbreuken¹⁸ die mogelijk hebben plaatsgevonden, met gedetailleerde informatie over en aanbevelingen voor corrigerende maatregelen die zijn genomen, moeten worden genomen of worden voorgesteld, en dat zij de inhoud, het format en de frequentie van de risicoinformatie die aan hen wordt gerapporteerd, onderwerpen aan periodieke evaluatie en besluitvorming, en
• c. waar nodig zorgen voor voldoende betrokkenheid van de interne controlefuncties en andere relevante functies (personeelszaken, juridische zaken, financiën) binnen de respectieve deskundigheidsgebieden en/of advies van externe deskundigen inwinnen.

¹⁸ Wat betreft ernstige inbreuken op het gebied van AML/CTF, zie ook de uit hoofde van artikel 117, lid 6, van Richtlijn 2013/36/EU uit te brengen richtsnoeren met de nadere regelingen betreffende de wijze van samenwerking en informatie-uitwisseling tussen de in lid 5 van dit artikel bedoelde autoriteiten, met name met betrekking tot grensoverschrijdende groepen en in de context van het vaststellen van ernstige schendingen van de regels ter voorkoming van het witwassen van geld.