5.3 Valiokuntien menettelyt

Valiokuntien tulee säännöllisesti raportoida toiminnastaan valvontatehtäväänsä hoitavalle ylimmälle hallintoelimelle.

Valiokuntien tulee tarpeen mukaan olla vuorovaikutuksessa toistensa kanssa. Vuorovaikutuksen perustana voi olla ristiin osallistuminen siten, että valiokunnan puheenjohtaja tai jäsen voi olla jäsenenä myös toisessa valiokunnassa, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 49 kohdan soveltamista.

Valiokuntien jäsenten tulee osallistua avoimiin ja kriittisiin keskusteluihin, joiden aikana eriävistä näkemyksistä keskustellaan rakentavasti.

Valiokuntien tulee pitää kirjaa valiokunnan kokousten asialistoista ja tärkeimmistä lopputulemista ja päätelmistä.

Riski- ja nimitysvaliokuntien tulee vähintään

• a. saada kaikki tarvittava ja oleellinen tieto, jota tarvitaan niiden tehtävien suorittamiseen, kuten asianmukaisista yritystä koskevista toiminnoista ja valvontatoiminnoista saatava tieto (esim. lakiasiat, rahoitus, henkilöstöasiat, tietotekniikka, sisäiset tarkastukset, riskienhallinta, säännösten noudattamisen valvonta, mukaan lukien tiedot rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa koskevien säännösten noudattamisesta ja kootut tiedot epäilyttäviä liiketoimia koskevista ilmoituksista, sekä rahanpesua ja terrorismin rahoitusta koskevat riskitekijät)
• b. saada säännöllisiä raportteja, tapauskohtaisia tietoja, tiedonantoja ja lausuntoja sisäisten valvontatoimintojen päälliköiltä laitoksen senhetkisestä riskiprofiilista, sen riskikulttuurista ja riskirajoista sekä kaikista mahdollisista olennaisista laiminlyönneistä¹⁸ , mukaan lukien yksityiskohtaiset tiedot ja suositukset tehdyistä, suunnitelluista tai ehdotetuista korjaavista toimenpiteistä; säännöllisesti uudelleenarvioida sille toimitettavien riskitietojen sisältöä, muotoa ja ilmoitusväliä sekä tehdä niitä koskevia päätöksiä
• c. varmistaa tarvittaessa sisäisten valvontatoimintojen ja muiden asiaan liittyvien toimintojen (henkilöstö, lakiasiat, rahoitus) asianmukainen osallistuminen niiden asiantuntemusalan mukaisesti ja/tai hakea ulkopuolista asiantuntija-apua.

¹⁸ Rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjunnan alaan liittyvät vakavat laiminlyönnit. Ks. myös direktiivin 2013/36/EU 117 artiklan 6 kohdan mukaisesti annettavat ohjeet, joissa määritellään kyseisen artiklan 5 kohdassa tarkoitettujen viranomaisten välisen yhteistyön ja tietojenvaihdon tavat erityisesti rajat ylittävien ryhmien osalta ja rahanpesun torjuntaa koskevien sääntöjen vakavien rikkomisten tunnistamiseksi.