5.3 Postupci odborâ

Odbori trebaju redovito izvješćivati upravljačko tijelo u nadzornoj funkciji.

Među odborima treba postojati odgovarajuća međusobna interakcija. Ne dovodeći u pitanje točku 49., ta interakcija može se ostvariti u obliku međuodborskog sudjelovanja, pri čemu predsjednik ili član jednog odbora može biti i član nekog drugog odbora.

Članovi odborâ trebaju sudjelovati u otvorenim i kritičkim raspravama u kojima se konstruktivno razgovara o različitim mišljenjima.

Odbori trebaju dokumentirati dnevne redove sastanaka odbora te glavne rezultate i zaključke s tih sastanaka.

Odbor za rizike i odbor za imenovanja trebaju barem:

• a. imati pristup svim relevantnim informacijama i podatcima koji su im nužni za obavljanje njihovih zada ća, uključujući informacije i podatke relevantnih korporativnih funkcija i kontrolnih funkcija (npr. pravni poslovi, financije, ljudski resursi, informacijska tehnologija, unutarnja revizija, rizici, praćenje usklađenosti, uključujući informacije o usklađenosti u području sprječavanja pranja novca i financiranja terorizma te skupne informacije o prijavama sumnjivih transakcija i čimbenicima rizika od pranja novca i financiranja terorizma);
• b. od osoba odgovornih za rad kontrolnih funkcija primati redovita izvj ešća, ad hoc informacije, priopćenja i mišljenja o trenutačnom profilu rizičnosti institucije, njezinoj kulturi rizika i ograničenjima rizika te o svim potencijalnim značajnim kršenjima¹⁸ , navodeći pojedinosti i preporuke o korektivnim mjerama koje su poduzete, koje će se poduzeti ili koje se preporučuju za njihovo ispravljanje; redovito preispitivati i utvrđivati sadržaj, oblik i učestalost informacija o rizicima o kojima ih se mora izvješćivati; i
• c. po potrebi osigurati odgovarajuće sudjelovanje kontrolnih funkcija i ostalih relevantnih funkcija (ljudski resursi, pravni poslovi, financije) u njihovim odgovarajućim područjima stručnosti i/ili zatražiti savjet vanjskog stručnjaka.

¹⁸ Uključujući ozbiljna kršenja u području sprječavanja pranja novca i financiranja terorizma. Vidjeti i smjernice koje se izdaju u skladu s člankom 117. stavkom 6. Direktive 2013/36/EU, a kojima se određuju načini suradnje i razmjene informacija među tijelima iz stavka 5. tog članka, posebno u pogledu prekograničnih grupa i u okviru utvrđivanja ozbiljnih povreda propisa o sprječavanju pranja novca.