5.3 Postopki komisij

Komisije bi morale redno poročati upravljalnemu organu v nadzorni funkciji.

Kjer je primerno bi morale komisije med seboj sodelovati. Brez poseganja v odstavek 49 bi moralo biti tako tako sodelovanje vzpostavljeno v obliki navzkrižnega članstva , tako da je lahko predsednik ali član odbora tudi član drugega odbora.

Člani komisij bi morali sodelovati v odprti in kritični razpravi, v kat eri bi konstruktivno razpravljali o razhajajočih se mnenjih.

Komisije bi morale dokumentirati dnevni red ter glavne rezultate in sklepne ugotovitve.

Komisija za tveganja in komisija za imenovanja bi morala vsaj:

• a. imeti dostop do vseh pomembnih informacij in podatkov, potrebnih za opravljanje njihove vloge, vključno z informacijami in podatki ustreznih korporativnih in kontrolnih funkcij (npr. na področju prava, financ, človeških virov, IT, notranje revizije, tveganj in skladnosti poslovanja , vključno z infor macijami o skladnosti s predpisi za preprečevanje pranja denarja in financiranja terorizma in zbirnih informacij o poročilih
• o sumljivih transakcijah ter dejavnikov tveganja za pranje denarja in financiranja terorizma);
• b. redno prejemati poročila, ad hoc informacije, sporočila in mnenja vodij funkcij notranjih kontrol v zvezi s trenutnim profilom tveganosti institucije, njeni kulturi tveganj in limitih tveganj ter vseh morebitnih pomembnih kršitvah¹⁸ , ki so se lahko zgodile, s podrobnimi podatki o njih ter pr iporočilih glede korektivnih ukrepov ali sprejetih ukrepov ali ukrepov, ki jih je treba sprejeti ali obravnavati; redno pregledovati vsebino, obliko in pogostost informacij o tveganjih, o katerih je treba poročati , in sprejemati odločitve, ter
• c. po potrebi zagotoviti ustrezno vključevanj e funkcij notranjih kontrol in drugih relevantnih funkcij (kadrovskih, pravnih, finančnih) v okviru njihovih strokovnih področij in/ali zahtevati zunanje strokovno svetovanje.

¹⁸ V zvezi s hudimi kršitvami na področju preprečevanja pranja denarja in financiranja teror izma. Glej tudi smernice, ki se izdajo v skladu s členom 117(6) Direktive 2013/36/EU ter določajo način sodelovanja in izmenjave informacij med organi iz odstavka 5 navedenega člena, zlasti v zvezi s čezmejnimi skupinami in v okviru ugotavljanja hudih krši tev pravil o preprečevanju pranja denarja.