5.3 Verfahren der Ausschüsse

Die Ausschüsse sollten dem Leitungsorgan in seiner Aufsichtsfunktion regelmäßig Bericht erstatten.

Die Ausschüsse sollten soweit angemessen zusammenwirken und -arbeiten. Unbeschadet des Absatzes 49 könnte ein solches Zusammenwirken in der Form einer übergreifenden Mitwirkung erfolgen, sodass der Vorsitzende oder ein Mitglied eines Ausschusses auch Mitglied eines anderen Ausschusses sein kann.

Die Mitglieder von Ausschüssen sollten sich an offenen und kritischen Diskussionen beteiligen, in denen in konstruktiver Weise widersprechende Meinungen erörtert werden.

Die Ausschüsse sollten die Tagesordnungen der Ausschusssitzungen sowie deren wichtigste Ergebnisse und Schlussfolgerungen dokumentieren.

Der Risiko- und der Nominierungsausschuss sollte mindestens:

• a. Zugang zu allen maßgeblichen Informationen und Daten haben, die für die Wahrnehmung ihrer jeweiligen Funktion erforderlich sind, darunter Informationen und Daten von relevanten Unternehmens- und Kontrollfunktionen (z. B. Recht, Finanzen, Personal, IT, interne Revision, Risiko, Compliance, einschließlich Compliance im Bereich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie aggregierter Informationen über Berichte zu verdächtigen Transaktionen, sowie Risikofaktoren im Bereich Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung);
• b. regelmäßig Berichte, Ad-hoc-Informationen, Mitteilungen und Stellungnahmen von den Leitern der internen Kontrollfunktionen betreffend das aktuelle Risikoprofil des Instituts, seine Risikokultur und Risikolimite sowie über jegliche wesentliche Verstöße¹⁸ , die aufgetreten sind, mit detaillierten Informationen und Empfehlungen für eingeleitete, einzuleitende oder vorgeschlagene Abhilfemaßnahmen, erhalten; regelmäßig den Inhalt, die Form und Häufigkeit der Informationen über Risiken, über die ihnen Bericht erstattet wird, überprüfen und entsprechend darüber entscheiden; sowie
• c. soweit notwendig, die ordnungsgemäße Einbeziehung der internen Kontrollfunktionen und sonstiger relevanter Funktionen (Personal, Recht, Finanzen) innerhalb der jeweiligen Fachgebiete sicherstellen und/oder bei Bedarf externe fachliche Beratung in Anspruch nehmen.

¹⁸ Mit Blick auf gravierende Verstöße im Bereich Geldwäsche/Terrorismusfinanzierung. Weiterführende Informationen finden sich in den Leitlinien, die im Einklang mit Artikel 117 Absatz 6 der Richtlinie 2013/36/EU zu erlassen sind und in denen die Art und Weise der Zusammenarbeit und des Informationsaustauschs zwischen den in Absatz 5 dieses Artikels genannten Behörden festgelegt wird, insbesondere in Bezug auf grenzübergreifend tätige Gruppen und in Zusammenhang mit der Ermittlung gravierender Verstöße gegen die Vorschriften zur Bekämpfung der Geldwäsche.