5.3 Komiteju procesi

Komitejām būtu regulāri jāsniedz ziņojumi vadības struktūrai kā uzraudzības veicējai.

Vajadzības gadījumā komitejām būtu jāsadarbojas citai ar citu. Neskarot 49. punktu, šāda sadarbība var izpausties kā savstarpēja līdzdalība, tādējādi komitejas priekšsēdētājs vai loceklis var būt arī citas komitejas loceklis.

Komiteju locekļiem būtu jāiesaistās atklātās un kritiski svarīgās apspriedēs, kurās konstruktīvi apspriež arī atšķirīgus viedokļus.

Komitejām būtu jādokumentē komitejas sanāksmju darba kārtība, to galvenie rezultāti un secinājumi.

Riska un iecelšanas komitejām vajadzētu būt nodrošinātai vismaz:

• a. piekļuvei attiecīgajai informācijai un datiem, kas vajadzīgi, lai pildītu tās lomu, tostarp informācijai un datiem no attiecīgajām korporatīvajām un kontroles funkcijām (piemēram, juridiskā, finanšu, cilvēkresursu, IT, iekšējās revīzijas, riska, darbības atbilstības uzraudzības informācijai, tostarp informācijai par atbilstību nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma finansēšanas novēršanas jomā un apkopotajai informācijai par ziņojumiem par aizdomīgiem darījumiem un nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas / terorisma finansēšanas novēršanas riska faktoriem);
• b. regulāra ziņojumu, ad hoc informācijas, paziņojumu un atzinumu saņemšanai no iekšējās kontroles funkciju struktūru vadītājiem attiecībā uz pašreizējo iestādes riska profilu, riska kultūru un riska ierobežojumiem, kā arī jebkuriem būtiskiem pārkāpumiem¹⁸ , kas varēja notikt, ar detalizētu informāciju un ieteikumiem par korekcijas pasākumiem, kas ir veikti, vēl jāveic vai tiek ierosināti šo pārkāpumu novēršanai; tām būtu periodiski jāpārskata un jālemj par tām sniedzamo informāciju par risku saturu, formātu un biežumu;
• c. ja nepieciešams, iekšējās kontroles funkciju struktūru un citu attiecīgu struktūru (cilvēkresursu, juridiskās un finanšu) pareizas iesaistes nodrošināšanai atbilstošajās kompetences jomās un/vai ārēju ekspertu konsultāciju meklēšanai.

¹⁸ Attiecībā uz nopietniem pārkāpumiem nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizēšanas / teroristu finansēšanas apkarošanas jomā. Skatīt arī pamatnostādnes, kas tiks izdotas saskaņā ar Direktīvas 2013/36/ES 117. panta 6. punktu, kurās precizēta sadarbība un informācijas apmaiņa starp šā panta 5. punktā minētajām iestādēm, jo īpaši attiecībā uz pārrobežu grupām un saistībā ar nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas novēršanas noteikumu nopietnu pārkāpumu konstatēšanu.