5.3 A bizottságok eljárásai

A bizottságok rendszeresen beszámolnak a felügyeleti feladatot ellátó vezető testületnek.

A bizottságok egymással a megfelelő módon tartják a kapcsolatot. A 49. bekezdés sérelme nélkül ez a kapcsolattartás az egymás bizottságában való részvétel formájában is megvalósulhat, tehát az egyik bizottság elnöke vagy tagja egy másik bizottságban is lehet tag.

A bizottságok tagjai nyílt és kritikus vitákban vesznek részt, amelyek során az eltérő véleményekről konstruktív módon vitázhatnak.

A bizottságok dokumentálják a bizottsági ülések napirendjét, valamint fő eredményeiket és következtetéseiket.

A kockázatkezelési bizottság és a jelölőbizottság számára biztosítani kell, hogy legalább:

• a. hozzáférnek a szerepük ellátásához szükséges valamennyi releváns információhoz és adathoz, beleértve az idevágó vállalati és ellenőrzési feladatokból származó információkat és adatokat is (pl. jog, pénzügy, humán erőforrások, informatika, belső ellenőrzés, kockázatkezelés, megfelelés, beleértve a pénzmosás és a terrorizmusfinanszírozás elleni szabályok betartására vonatkozó információkat és a gyanús ügyletek összesített bejelentését, valamint a pénzmosással és a terrorizmusfinanszírozással kapcsolatos kockázati tényezőket is);
• b. a belsőkontroll - részlegek vezetőitől rendszeres beszámolókat, eseti információkat, közleményeket és véleményeket kapjanak az intézmény aktuális kockázati profiljáról, kockázatkezelési kultúrájáról és a kockázati limitekről, valamint bármely előfordult lényeges jogsértésről¹⁸ , továbbá részletes információkat és ajánlásokat kapjanak a meghozott, meghozandó vagy javasolt korrekciós intézkedésekről; rendszeres időközönként felülvizsgálják a feléjük jelentendő kockázatra vonatkozó információk tartalmát, formátumát és gyakoriságát, és döntsenek arról; valamint
• c. szükség esetén biztosítsák a belsőkontroll - részlegek és egyéb releváns részlegek (humán erőforrások, jogi, pénzügyi) megfelelő bevonását a saját szakterületükön, illetve külső szakértőhöz forduljanak tanácsért .

¹⁸ A pénzmosás és terrorizmusfinanszírozás elleni küzdelem terén elkövetett súlyos jogsértésekkel kapcsolatban. Figyelembe kell venni a 2013/36/EU irányelv 117. cikkének (6) bekezdése alapján kiadandó iránymutatásokat is, amelyek meghatározzák az e cikk (5) bekezdésében említett hatóságok közötti együttműködés és információcsere módját, különösen a határokon átnyúló tevékenységű csoportokkal kapcsolatban és a pénzmosás elleni szabályok súlyos megsértésének azonosításával összefüggésben.