5.3 Jednání výborů

Výbory by měly podávat pravidelné zprávy vedoucímu orgánu v kontrolní funkci.

Výbory by spolu měly navzájem podle potřeby spolupracovat. Aniž by byl dotčen odstavec 49, tato spolupráce může mít formu účasti v různých výborech, takže předseda nebo člen jednoho výboru může být rovněž členem jiného výboru.

Členové výborů by měli vést otevřené a kritické diskuse, během kterých se konstruktivním způsobem projednají nesouhlasné názory.

Výbory by měly zdokumentovat program jednání výboru a hlavní výsledky a závěry.

Výbor pro rizika a výbor pro jmenování by měly alespoň:

• a. získat přístup ke všem relevantním informacím a údajům nezbytným k provádění jejich úkolů, včetně informací a údajů pocházejících od relevantních korporátních a kontrolních funkcí (např. právo, finance, lidské zdroje, informační technologie, interní audit, riziko, dodržování předpisů, včetně informací o dodržování předpisů pro boj proti praní peněz a financování terorismu a souhrnných informací o zprávách o podezřelých transakcích a rizikových faktorech praní peněz a financování terorismu);
• b. dostávat pravidelné zprávy, informace ad hoc, sdělení a stanoviska od vedoucích funkcí vnitřní kontroly týkající se aktuálního rizikového profilu instituce, její kultury řízení rizik a omezení rizik, jakož i o případném podstatném porušení stanovených předpisů a zásad¹⁸ , k němuž mohlo dojít, spolu s podrobnými informacemi a doporučeními ohledně nápravných opatření, která byla přijata, budou přijata nebo byla navržena s cílem tato porušení řešit; pravidelně přezkoumávat a rozhodovat o obsahu, formátu a četnosti informací o rizicích, které se jim mají oznamovat, a
• c. v případě potřeby zajistit řádné zapojení funkcí vnitřní kontroly a dalších relevantních funkcí (lidské zdroje, právní, finanční) v jejich příslušné oblasti odbornosti a/nebo si vyžádat externí odborné poradenství.

¹⁸ S ohledem na závažná porušení v oblasti boje proti praní peněz a financování terorismu. Viz rovněž pokyny, které budou vydány podle čl. 117 odst. 6 směrnice 2013/36/EU a které stanoví způsob spolupráce a výměny informací mezi orgány uvedenými v odstavci 5 tohoto článku, zejména s ohledem na přeshraniční skupiny a v kontextu identifikace závažných porušení předpisů v oblasti boje proti praní peněz.