5.3 Procesy komitetów

Komitety powinny regularnie składać sprawozdania organowi zarządzającemu pełniącemu funkcję nadzorczą.

Komitety powinny w stosownych przypadkach współdziałać ze sobą. Bez uszczerbku dla pkt 49, współdziałanie takie może przyjąć formę łączenia udziału polegającego na tym, że przewodniczący lub członek komitetu może być zarazem członkiem innego komitetu.

Członkowie komitetów powinni prowadzić otwarte i krytyczne dyskusje, podczas których odmienne poglądy są omawiane w konstruktywny sposób.

Komitety powinny dokumentować porządek swoich posiedzeń oraz ich główne wyniki i wnioski.

Komitety ds. ryzyka i nominacji powinny co najmniej:

• a. mieć dostęp do wszystkich istotnych informacji i danych niezbędnych w celu pełnienia ich funkcji, w tym informacji i danych ze stosownych komórek korporacyjnych i kontrolnych (np. ds. prawnych, finansowych, kadrowych, informatycznych, audytu wewnętrznego, ryzyka, zgodności z przepisami, jak również informacji dotyczących zgodności z przepisami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, a także zagregowanych informacji o podejrzanych transakcjach oraz o czynnikach ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu);
• b. otrzymywać regularne sprawozdania, informacje doraźne, komunikaty i opinie od kierowników komórek kontroli wewnętrznej dotyczące aktualnego profilu ryzyka instytucji, kultury ryzyka i limitów ryzyka, a także wszelkich istotnych naruszeń¹⁸ , do których mogło dojść, ze szczegółowymi informacjami i zaleceniami dotyczącymi podjętych, planowanych lub sugerowanych środków naprawczych służących ich usunięciu; okresowo dokonywać weryfikacji i decydować w zakresie treści, formatu i częstotliwości informacji dotyczących ryzyka, które mają być im przekazywane; oraz
• c. gdy jest to niezbędne, zapewnić odpowiednie zaangażowanie komórek kontroli wewnętrznej i innych stosownych komórek (ds. kadrowych, prawnych i finansowych) w zakresie ich specjalizacji lub zasięgać porady zewnętrznych ekspertów.

¹⁸ W odniesieniu do poważnych naruszeń w obszarze przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Zob. również wytyczne, które zostaną wydane na podstawie art. 117 ust. 6 dyrektywy 2013/36/UE, określające metody współpracy i wymiany informacji pomiędzy organami, o których mowa w ust. 5 powyższego artykułu, w szczególności w odniesieniu do grup działających w skali transgranicznej oraz w kontekście identyfikacji poważnych naruszeń zasad w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy.