5.3 Ramy mechanizmów kontroli

Na organie zarządzającym powinien spoczywać obowiązek utworzenia i monitorowania adekwatności i skuteczności wewnętrznych ram mechanizmów kontroli. W szczególności należy wdrożyć skuteczne i sprawne procesy kontroli wewnętrznej na potrzeby działań służących odzyskiwaniu należności z tytułu NPE, aby zapewnić pełne zharmonizowanie strategii w zakresie NPE i planu operacyjnego z jednej strony i ogólnej strategii biznesowej instytucji kredytowej, w tym strategii w zakresie NPE i planu operacyjnego oraz gotowości do podejmowania ryzyka z drugiej strony.

Funkcje kontroli wewnętrznej powinny regularnie przekazywać organowi zarządzającemu pisemne sprawozdania z zarządzania NPE, zwracając uwagę na najważniejsze wykryte uchybienia. W przypadku każdego nowego wykrytego poważnego uchybienia sprawozdania te powinny zawierać informację o związanych z tym zagrożeniach, ocenę wpływu, zalecenia i działania naprawcze, które należy podjąć. W razie konieczności szefowie funkcji kontroli wewnętrznej powinni mieć dostęp do organu zarządzającego w jego funkcji nadzorczej i bezpośrednio go informować, aby zwrócić uwagę na zagrożenia i ostrzec, gdy jest to wskazane, kiedy konkretne czynniki wpływają albo mogą wpłynąć na instytucję. Niezależnie od tego szefowie funkcji kontroli wewnętrznej powinni regularnie składać sprawozdania.

Organ zarządzający powinien odpowiednio szybko i skutecznie reagować na ustalenia funkcji kontroli wewnętrznej oraz żądać adekwatnych działań naprawczych. Należy opracować formalną procedurę reakcji na ustalenia i podejmowane działania naprawcze.

Ramy organizacyjne funkcji kontroli wewnętrznej powinny obejmować wszystkie trzy linie obrony zgodne z wytycznymi EUNB w sprawie zarządzania wewnętrznego²⁴ . Należy przydzielić zadania różnych zaangażowanych funkcji oraz czytelnie dokumentować, aby uniknąć luk i pokrywania się funkcji. Należy regularnie informować organ zarządzający o najważniejszych wynikach działań na drugiej i trzeciej linii oraz o określonych działaniach naprawczych i poczynionych postępach.

²⁴ Wytyczne w sprawie zarządzania wewnętrznego na podstawie dyrektywy 2013/36/UE (EBA/GL/2017/11).

Wdrażając ramy organizacyjne kontroli, większe i bardziej złożone instytucje kredytowe powinny stosować wszystkie trzy linie obrony; druga linia obrony nie musi dotyczyć wyłącznie NPE i może być realizowana przez działy (kontroli) ryzyka kredytowego.

Wdrażając ramy organizacyjne kontroli, mniejsze i mniej złożone instytucje kredytowe (np. zaklasyfikowane do kategorii 3 albo 4 SREP) nie muszą mieć kompletnych trzech linii obrony w zakresie NPE, ale muszą zapewnić dostateczne ograniczenie każdego konfliktu interesów.

5.3.1 Mechanizmy kontroli pierwszej linii obrony

5.3.2 Mechanizmy kontroli drugiej linii obrony

5.3.3 Mechanizmy kontroli trzeciej linii obrony