5.3 Controlekader

Het leidinggevend orgaan is verantwoordelijk voor het vaststellen en monitoren van de toereikendheid en effectiviteit van het kader voor interne controle. Met name worden effectieve en efficiënte internecontroleprocessen ten uitvoer gelegd voor het NPE-herschikkingskader teneinde volledige afstemming te waarborgen tussen de NPE-strategie en het operationele NPE-plan enerzijds, en de algemene bedrijfsstrategie van de kredietinstelling, met inbegrip van de NPE-strategie en het operationele NPE-plan, en de risicobereidheid anderzijds.

Internecontrolefuncties brengen bij het leidinggevend orgaan regelmatig schriftelijk verslag uit over het NPE-beheer, waarin vastgestelde belangrijke gebreken onder de aandacht worden gebracht. Deze rapporten bevatten voor elk nieuw vastgesteld belangrijk gebrek de relevante betrokken risico's, een effectbeoordeling, aanbevelingen en te nemen corrigerende maatregelen. Waar nodig kunnen de hoofden van internecontrolefuncties toegang krijgen tot en rechtstreeks rapporteren aan het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie om punten van zorg aan te kaarten en de toezichtfunctie, waar nodig, te waarschuwen wanneer specifieke ontwikkelingen gevolgen hebben of kunnen hebben voor de instelling. Dit belet de hoofden van internecontrolefuncties niet om tevens binnen de reguliere rapportagelijnen te rapporteren.

Het leidinggevend orgaan volgt de bevindingen van de internecontrolefuncties tijdig en doeltreffend op en eist toereikende herstelacties. Er wordt een formele follow-upprocedure voor bevindingen en corrigerende maatregelen opgesteld.

Het kader voor interne controle omvat alle drie verdedigingslijnen in overeenstemming met de EBA-richtsnoeren inzake interne governance²⁴ . De rollen van de verschillende functies worden duidelijk toegewezen en gedocumenteerd, zodat hiaten of overlappingen worden voorkomen. Belangrijke uitkomsten van tweede- en derdelijnsactiviteiten, evenals beperkingsacties en hierbij geboekte voortgang worden regelmatig gerapporteerd aan het leidinggevend orgaan.

²⁴ Richtsnoeren inzake interne governance uit hoofde van Richtlijn 2013/36/EU (EBA/GL/2017/11).

Grote en complexe kredietinstellingen passen bij de tenuitvoerlegging van het controlekader alle drie verdedigingslijnen toe; de tweede verdedigingslijn hoeft niet NPE-specifiek te zijn en kan worden uitgeoefend door de kredietrisicofunctie.

Kleine en weinig complexe kredietinstellingen (bijv. kredietinstellingen die zijn ingedeeld in SREP-categorie 3 of 4) hoeven bij de tenuitvoerlegging van het controlekader niet noodzakelijkerwijs drie volledige NPE-specifieke verdedigingslijnen te hebben; zij moeten echter wel waarborgen dat eventuele belangenconflicten voldoende worden beperkt.

5.3.1 Controles van de eerste verdedigingslijn

5.3.2 Controles van de tweede verdedigingslijn

5.3.3 Controles van de derde verdedigingslijn