6. Εξωτερική ανάθεση

Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να εγκρίνει, καθώς και να επανεξετάζει και να επικαιροποιεί ανά τακτά χρονικά διαστήματα την πολιτική εξωτερικής ανάθεσης του εκδότη ART S , μεριμνώντας για την έγκαιρη εφαρμογή των κατάλληλων αλλαγών.

Στην πολιτική εξωτερικής ανάθεσης λειτουργιών θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη ο αντίκτυπος της χρήσης της εξωτερικής ανάθεσης για τις επιχειρηματικές δραστηριότητες του εκδότη ART S και οι κίνδυνοι τους οποίους αντιμετωπίζει (όπως οι λειτουργικοί κίνδυνοι, συμπεριλαμβανομένων του νομικού κινδύνου, των κινδύνων φήμης και των κινδύνων συγκέντρωσης).

Η πολιτική θα πρέπει να περιλαμβάνει τις ρυθμίσεις υποβολής εκθέσεων και παρακολούθησης που πρέπει να εφαρμόζονται από την έναρξη έως το τέλος των ρυθμίσεων εξωτερικής ανάθεσης (συμπεριλαμβανομένης της διαδικασίας δέουσας επιμέλειας και της αξιολόγησης κινδύνου, της διαχείρισης και της παρακολούθησης της ρύθμισης, της λήξης, των σχεδίων έκτακτης ανάγκης και των στρατηγικών εξόδου).

Η εξωτερική ανάθεση λειτουργιών δεν μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα τη μεταβίβαση των ευθυνών του διοικητικού οργάνου. Ο εκδότης ART S παραμένει υπεύθυνος και πλήρως υπόλογος για όλες τις υπηρεσίες που αποτελούν αντικείμενο εξωτερικής ανάθεσης, καθώς και για τις δραστηριότητες και τις αποφάσεις της διοίκησης που απορρέουν από αυτές. Κατά συνέπεια, η πολιτική εξωτερικής ανάθεσης δραστηριοτήτων θα πρέπει να καθιστά σαφές ότι η εξωτερική ανάθεση δεν απαλλάσσει τον εκδότη ART S από τις νομικές και κανονιστικές υποχρεώσεις του.

Η συγκεκριμένη πολιτική θα πρέπει να αναφέρει ότι οι ρυθμίσεις εξωτερικής ανάθεσης δραστηριοτήτων δεν θα πρέπει να παρεμποδίζουν την άσκηση αποτελεσματικής εποπτείας, επιτόπιας και μη, επί του εκδότη ART S και δεν θα πρέπει να αντιβαίνουν σε εποπτικούς περιορισμούς αναφορικά με υπηρεσίες και δραστηριότητες. Η πολιτική θα πρέπει επίσης να καλύπτει τις ρυθμίσεις εξωτερικής ανάθεσης εντός του ομίλου και να λαμβάνει υπόψη τυχόν ειδικές περιστάσεις του ομίλου, κατά περίπτωση.

Οι εκδότες ART S θα πρέπει να διατηρούν ανά πάσα στιγμή επαρκή υπόσταση και να μην μετατρέπονται σε «οντότητες - βιτρίνες» ή σε «οντότητες - γραμματοθυρίδες». Για τον σκοπό αυτό, θα πρέπει:

• α. να πληρούν ανά πάσα στιγμή όλες τις προϋποθέσεις της άδειας λειτουργίας τους, συμπεριλαμβανομένης της αποτελεσματικής εκτέλεσης των αρμοδιοτήτων του διοικητικού οργάνου, όπως καθορίζονται στο τμήμα Ι των παρουσών κατευθυντήριων γραμμών·
• β. να διατηρούν σαφές και διαφανές οργανωτικό πλαίσιο και δομή που τους παρέχει τη δυνατότητα να διασφαλίζουν τη συμμόρφωσή τους προς τις νομοθετικές και κανονιστικές απαιτήσεις, όπως αναφέρονται στο τμήμα 4·
• γ. εάν τα επιχειρησιακά καθήκοντα των λειτουργιών εσωτερικού ελέγχου αποτελούν αντικείμενο εξωτερικής ανάθεσης, να ασκούν κατάλληλη εποπτεία και να είναι σε θέση να διαχειρίζονται τους κινδύνους που δημιουργούνται από την εξωτερική ανάθεση κρίσιμων ή σημαντικών λειτουργιών· και
• δ. να διαθέτουν επαρκείς πόρους και ικανότητες για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης προς τα στοιχεία α) έως γ).