6. Възлагане на дейности на външни изпълнители

Ръководният орган следва да одобрява, редовно да преразглежда и актуализира политиката за възлагане на дейности на външни изпълнители на издателя на ТОА, като гарантира, че подходящите промени са въведени своевременно.

Политиката за възлагане на дейности на външни изпълнители следва да вземе предвид въздействието на дейността по възлагане на дейности на външни изпълнители върху стопанската дейност на издателя на ТОА и рисковете, на които е изложена (напр. операционни рискове, включително правни, репутационни рискове и риск от концентрация).

Тази политика следва да включва договореностите за отчитане и наблюдение, които ще се прилагат от началото до края на споразумението за възлагане на дейности (включително процеса на надлежна проверка и оценката на риска, управлението и мониторинга на договореностите, прекратяването, плановете за действие при извънредни ситуации и стратегиите за прекратяване на споразумението).

Възлагането на функции на външни изпълнители не може да води до делегиране на отговорностите на ръководния орган. Издателят на ТОА остава изцяло отговорен и подотчетен за всички услуги и дейности, възложени на външни изпълнители, както и за управленските решения, произтичащи от тях. Съответно политиката за възлагане на дейности следва да поясни, че възлагането на дейности на външни изпълнители не освобождава издателя на ТОА от неговите правни и регулаторни отговорности.

В политиката следва да се посочи, че правилата за възлагане на дейности на външни изпълнители не трябва да затрудняват ефективния надзор над издателя на ТОА, осъществяван на място или дистанционно, и не трябва да възпрепятстват каквито и да е било надзорни ограничения, отнасящи се до услуги и дейности. Политиката следва също да обхваща вътрешногрупови споразумения за възлагане на дейности на външни изпълнители и да взема предвид всички специфични за групата обстоятелства, когато е целесъобразно.

Издателите на ТОА следва да извършват по всяко време достатъчно дейности и да не се превръщат в „празни черупки“ или „дружества — пощенски кутии“. За тази цел, те следва:

• а. във всеки един момент да отговарят на всички условия за издаване на лиценза си, включително ръководният орган ефективно да изпълнява отговорностите си, посочени в раздел I от настоящите насоки;
• б. да запазват ясна и прозрачна организационна рамка и структура, която им позволява да гарантират спазването на правните и регулаторните изисквания, както е посочено в раздел 4;
• в. когато оперативните задачи на функциите по вътрешен контрол са възложени на външни изпълнители, да упражняват подходящ контрол и да са в състояние да управляват рисковете, произтичащи от възлагането на критични или важни функции на външни изпълнители; и
• г. да разполагат с достатъчно ресурси и капацитет, за да гарантират спазването на букви а) — в).