6. Esternalizzazione ( )

L’organo di amministrazione dovrebbe approvare nonché riesaminare e aggiornare regolarmente la politica di esternalizzazione di un emittente di ART, assicurando che le modifiche del caso siano attuate in modo tempestivo.

La politica di esternalizzazione dovrebbe considerare l’impatto dell’esternalizzazione sulle attività di un emittente di ART e sui rischi ai quali l’emittente è esposto (quali i rischi operativi, inclusi i rischi legali, i rischi reputazionali e i rischi di concentrazione).

(⁹ ) Ove applicabile, la presente sezione dovrebbe essere letta congiuntamente alla sezione 12.3 dei presenti orientamenti. Gli emittenti di ART dovrebbero fare riferimento, per quanto applicabile, agli orientamenti dell’ABE sull’esternalizzazione, tenendo conto dell’applicazione del principio di proporzionalità.

La politica dovrebbe includere le modalità di rendicontazione e monitoraggio da attuare dall’inizio alla fine degli accordi di esternalizzazione (compresi il processo di due diligence e la valutazione del rischio, la gestione e il monitoraggio dell’accordo, la cessazione, i piani di emergenza e le strategie di uscita ).

L’esternalizzazione di funzioni non può comportare la delega delle responsabilità dell’organo di amministrazione. Un emittente di ART resta pienamente responsabile di tutti i servizi e di tutte le attività esternalizzati, nonché delle decisioni di gestione da questi derivanti. Ne consegue che la politica di esternalizzazione dovrebbe chiarire che l’esternalizzazione non esime l’emittente di ART dai propri obblighi giuridici e regolamentari.

Tale politica dovrebbe indicare che il ricorso all’esternalizzazione non dovrebbe ostacolare l’efficace vigilanza ispettiva o cartolare dell’emittente di ART né essere in contrasto con le restrizioni di vigilanza in relazione a servizi e attività. La politica dovrebbe riguardare anche gli accordi di esternalizzazione infragruppo e tenere conto, ove opportuno, di eventuali circostanze specifiche del gruppo.

Gli emittenti di ART dovrebbero mantenere in ogni momento un contenuto sufficiente evitando di diventare «empty shells» o «letter-box entities». A tal fine essi dovrebbero:

• a. soddisfare in ogni momento tutte le condizioni della loro autorizzazione, tra cui assicurare che l’organo di amministrazione eserciti effettivamente le responsabilità di cui alla sezione I dei presenti orientamenti;
• b. mantenere una struttura e un quadro organizzativo chiari e trasparenti, che consentano loro di assicurare il rispetto delle previsioni di legge e degli obblighi normativi di cui alla sezione 4;
• c. se i compiti operativi delle funzioni di controllo interno sono esternalizzati, esercitare una sorveglianza adeguata ed essere in grado di gestire i rischi generati dall’esternalizzazione di funzioni essenziali o importanti;
• d. disporre di risorse e capacità sufficienti per assicurare l’osservanza delle lettere da a) a c).