6. Auslagerung

Das Leitungsorgan sollte die Auslagerungsrichtlinien eines Emittenten von ART genehmigen sowie regelmäßig überprüfen und aktualisieren, um sicherzustellen, dass angemessene Änderungen zeitnah umgesetzt werden.

Die Auslagerungsrichtlinien sollten die Auswirkungen der Inanspruchnahme einer Auslagerung auf die Geschäftstätigkeit eines Emittenten von ART sowie auf dessen Risikosituation (etwa operationelle Risiken, einschließlich Rechtsrisiken, Reputationsrisiken und Konzentrationsrisiken) berücksichtigen.

Die Richtlinien sollten die Berichterstattungs- und Überwachungsregelungen enthalten, die vom Beginn bis zum Ende der Auslagerungsvereinbarungen (einschließlich des Due-Diligence-Prozesses und der Risikobewertung, der Verwaltung und Überwachung der Vereinbarung, der Beendigung, der Notfallpläne und der Ausstiegsstrategien) anzuwenden sind.

Die Auslagerung von Funktionen darf nicht zur Delegation der Verantwortlichkeiten des Leitungsorgans führen. Ein Emittent von ART bleibt voll und ganz für alle ausgelagerten Dienstleistungen und Tätigkeiten sowie für alle sich daraus ergebenden Geschäftsentscheidungen zuständig und verantwortlich. Dementsprechend sollte im Rahmen der Auslagerungsrichtlinien deutlich gemacht werden, dass der Emittent von ART durch eine Auslagerung nicht von seinen rechtlichen und regulatorischen Verpflichtungen entbunden wird.

In den Auslagerungsrichtlinien sollte geregelt werden, dass Auslagerungsvereinbarungen eine wirksame Beaufsichtigung des Emittenten von ART weder im Rahmen von bankgeschäftlichen Prüfungen vor Ort („on-site“) noch im Rahmen der laufenden Aufsicht („off-site“) behindern dürfen und nicht gegen aufsichtsrechtliche Einschränkungen von Dienstleistungen und Tätigkeiten verstoßen dürfen. Die Richtlinien sollten auch gruppeninterne Auslagerungsvereinbarungen abdecken und gegebenenfalls gruppenspezifische Umstände berücksichtigen.

Die Emittenten von ART sollten stets eine ausreichende Substanz wahren und nicht zu „leeren Hüllen“ oder „Briefkastenfirmen“ werden. Zu diesem Zweck sollten sie

• a. stets alle Voraussetzungen ihrer Zulassung erfüllen, einschließlich der wirksamen Wahrnehmung der Zuständigkeiten durch das Leitungsorgan entsprechend den Ausführungen in Abschnitt I dieser Leitlinien;
• b. einen klaren und transparenten organisatorischen Rahmen und eine Struktur aufrechterhalten, die es ihnen ermöglichen, die Einhaltung der rechtlichen und aufsichtlichen Anforderungen sicherzustellen, wie in Abschnitt 4 beschrieben;
• c. bei der Auslagerung von operationellen Aufgaben von internen Kontrollfunktionen eine geeignete Aufsicht ausüben und die Fähigkeit zur Steuerung der Risiken besitzen, die durch die Auslagerung kritischer oder wesentlicher Funktionen entstehen; sowie
• d. über ausreichende Mittel und Kapazitäten verfügen, um die Erfüllung der Buchstaben a bis c sicherzustellen.