6. Eksternalizacija

Upravljačko tijelo treba odobriti te redovito preispitivati i ažurirati politiku eksternalizacije izdavatelja ART - ova i time osigurati pravodobnu provedbu odgovarajućih promjena.

U politici eksternalizacije treba uzeti u obzir učinak eksternalizacije na poslovanje izdavatelja ART - ova i rizike s kojima se suočava (kao što su operativni rizici, uključujući pravne rizike, reputacijski rizici i koncentracijski rizici).

Politika treba obuhvatiti mehanizme izvješćivanja i praćenja koji će se primjenjivati od sklapanja do prestanka ugovora o eksternalizaciji (uključujući postupak dubinske analize i procjenu rizika, upravljanje i praćenje mehanizma, raskid, planove postupanja u kriznim situacijama i izlazne strategije).

Eksternalizacija funkcija ne smije za posljedicu imati delegiranje odgovornosti upravljačkog tijela. Izdavatelj ART - ova snosi punu odgovornost za sve eksternalizirane usluge i aktivnosti te upravljačke odluke koje proizlaze iz njih. Stoga se u politici eksternalizacije treba jasno navesti da se eksternalizacijom izdavatelja ART - ova ne oslobađa od njegovih pravnih i regulatornih obveza.

U politici treba navesti da sustavi eksternalizacije ne smiju ometati učinkovit izravan ili neizravan nadzor nad izdavateljem ART - ova niti biti u suprotnosti s nadzornim ograničenjima u pogledu usluga i aktivnosti. Politika također treba obuhvaćati unutargrupne sporazume o eksternalizaciji te, prema potrebi, uzeti u obzir sve specifične okolnosti unutar grupe.

Izdavatelji ART - ova trebaju u svakom trenutku održavati dostatnu razinu poslovanja, a ne pretvoriti se u „prazne ljušture” ili fiktivne subjekte. U tu svrhu trebaju:

• a. u svakom trenutku ispunjavati sve uvjete svojeg odobrenja za rad, uključujući upravljačko tijelo koje učinkovito izvršava svoje odgovornosti utvrđene u odjeljku 1. ovih smjernica;
• b. zadržati jasan i transparentan organizacijski okvir i strukturu koja im omogućuje osiguravanje usklađenosti s pravnim i regulatornim zahtjevima iz odjeljka 4.;
• c. ako se eksternaliziraju operativni zadatci internih kontrolnih funkcija, izvršavati odgovarajući nadzor i moći upravljati rizicima koji proizlaze iz eksternalizacije ključnih ili važnih funkcija; i
• d. raspolagati dostatnim resursima i kapacitetima za osiguravanje usklađenosti s točkama od (a) do (c).