6. Ulkoistaminen

Ylimmän hallintoelimen tulisi vahvistaa ART:ien liikkeeseenlaskijan ulkoistamista koskevat toimintaperiaatteet ja arvioida ja päivittää niitä säännöllisesti sekä varmistaa, että asianmukaiset muutokset pannaan täytäntöön oikea-aikaisesti.

Ulkoistamista koskevissa toimintaperiaatteissa tulisi ottaa huomioon ulkoistamisen vaikutukset ART:ien liikkeeseenlaskijan liiketoimintaan sekä ART:ien liikkeeseenlaskijaan kohdistuvat riskit (operatiiviset riskit, kuten oikeudelliset riskit, maine- ja keskittymäriskit).

Toimintaperiaatteisiin tulisi sisältyä raportointi- ja seurantajärjestelyt, jotka on pantava täytäntöön ulkoistamisjärjestelyjen alusta loppuun (mukaan lukien due diligence -prosessi ja riskinarviointi, järjestelyn hallinnointi ja seuranta, irtisanominen, valmiussuunnitelmat ja irtautumisstrategiat).

Toimintojen ulkoistaminen ei voi johtaa ylimmän hallintoelimen velvollisuuksien delegoimiseen. ART:ien liikkeeseenlaskijalla on täysi vastuu ja vastuuvelvollisuus kaikista ulkoistamistaan palveluista ja toimista sekä niitä koskevista hallinnollisista päätöksistä. Ulkoistamista koskevissa toimintaperiaatteissa tulisi tehdä selväksi, ettei ulkoistaminen vapauta ART:ien liikkeeseenlaskijaa siihen kohdistuvista oikeudellisista ja sääntelyyn perustuvista velvoitteista.

Toimintaperiaatteissa tulisi mainita, etteivät ulkoistamisjärjestelyt saa haitata ART:ien liikkeeseenlaskijan tehokasta paikan päällä (on-site) tai muualla kuin paikan päällä (off-site) tapahtuvaa valvontaa eivätkä poiketa palveluja ja toimia koskevista valvonnallisista rajoituksista. Toimintaperiaatteiden tulisi kattaa myös konsernin sisäiset ulkoistamisjärjestelyt, ja niissä tulisi tarpeen mukaan ottaa huomioon konsernin erityisolosuhteet.

ART:ien liikkeeseenlaskijoiden tulisi aina varmistaa toiminnan riittävä sisältö, jotta niistä ei tule pelkkiä ”tyhjiä kuoria” tai postilaatikkoyhteisöjä. Tätä varten niiden on täytettävä seuraavat ehdot:

• a. toimiluvan ehtoja on aina noudatettava, ja ylimmän hallintoelimen on hoidettava tehokkaasti näiden ohjeiden I jaksossa määritetyt velvollisuutensa
• b. selkeä ja läpinäkyvä organisaatiokehys ja -rakenne on säilytettävä, jotta 4 jaksossa tarkoitettuja oikeudellisia ja sääntelyvaatimuksia voidaan noudattaa
• c. jos sisäisen valvonnan operatiiviset tehtävät on ulkoistettu, asianmukainen valvonta on varmistettava ja kriittisten tai tärkeiden toimintojen ulkoistamisesta johtuvia riskejä on pystyttävä hallitsemaan ja
• d. kohdissa (a)–(c) esitettyjen vaatimusten noudattaminen on varmistettava riittävillä resursseilla ja valmiuksilla.