6. Zunanje izvajanje

Upravljalni organ bi moral odobriti ter redno pregledovati in posodabljati politiko zunanjega izvajanja izdajatelja žetonov, vezanih na sredstva, ter zagotoviti, da se ustrezne spremembe izvedejo pravočasno.

Pri politiki zunanjega izvajanja bi bilo treba upoštevati vpliv uporabe zunanjega izvajanja na poslovanje izdajatelja žetonov, vezanih na sredstva, in tveganja, s katerimi se srečuje (kot so operativna tveganja, vključno s pravnimi tveganji, tveganji izgub e poslovnega ugleda in tveganji koncentracije).

Politika bi morala vključevati ureditev poročanja in spremljanja, ki se izvaja od začetka do konca veljavnosti ureditev zunanjega izvajanja (vključno s postopkom potrebne skrbnosti in oceno tveganja, upravljanjem in spremljanjem ureditve, odpovedjo, kriznimi načrti in izhodnimi strategijami).

Prenos funkcij v zunanje izvajanje ne sme voditi v prenos odgovornosti upravljalnega organa. Izdajatelj žetonov, vezanih na sredstva, ostaja v celoti odgovoren za vse storitve in dejavnosti, oddane v zunanje izvajanje, ter upravljavske odločitve, ki iz njih izhajajo. Zato bi morala politika zunanjega izvajanja jasno določati, da zunanje izvajanje izdajatelja žetonov, vezanih na sredstva, ne razbremeni njegovih pravnih in regulativnih obveznosti.

Politika bi morala določati, da ureditve zunanjega izvajanja ne smejo ovirati učinkovitega notranjega ali zunanjega nadzora izdajatelja žetonov, vezanih na sredstva, ter ne smejo biti v nasprotju z nadzorniškimi omejitvami v zvezi s storitvami in dejavnost mi. Politika bi morala zajemati tudi ureditve zunanjega izvajanja znotraj skupine in po potrebi upoštevati vse posebne okoliščine skupine.

Izdajatelji žetonov, vezanih na sredstva, bi morali vedno ohraniti dovolj vsebine in ne bi smeli postati slamnata podjetja oziroma subjekti „poštni nabiralniki“. V ta namen bi morali:

• a. vedno izpolnjevati vse pogoje dovoljenja, vključno s tem, da upravljalni organ učinkovito izvaja svoje odgovornosti, kot je določeno v oddelku I teh smernic;
• b. ohraniti jasen in pregleden organizacijski okvir in strukturo, s katerima lahko zagotavljajo skladnost s pravnimi in regulativnimi zahtevami iz oddelka 4;
• c. ustrezno nadzirati in znati upravljati tveganja, ki nastanejo zaradi zunanjega izvajanja kritičnih ali pomembnih funkcij, če se operativne naloge funkcij notranjih kontrol oddajo v zunanje izvajanje, ter
• d. imeti dovolj virov in zmogljivosti za zagotavljanje skladnosti s točkami od (a) do (c).