6. Uitbesteding

Het leidinggevend orgaan dient het uitbestedingsbeleid van een uitgever van ART’s goed te keuren, regelmatig te herzien en bij te werken, waarbij het ervoor dient te zorgen dat de benodigde wijzigingen tijdig ten uitvoer worden gelegd.

In het uitbestedingsbeleid dient rekening te worden gehouden met het uitbestedingseffect op de bedrijfsactiviteiten van een uitgever van ART’s en de daarmee gepaard gaande risico’s (zoals operationele risico’s, waaronder juridische en IT-risico’s, reputatie- en concentratierisico’s).

Het beleid dient de rapportage- en monitoringregelingen te bevatten die vanaf het begin tot het einde van de uitbestedingsovereenkomsten worden geïmplementeerd (inclusief het due diligence-proces en de risicobeoordeling, het beheer en de monitoring van de overeenkomst, de beëindiging, noodplannen en exitstrategieën).

Uitbesteding van functies kan er niet toe leiden dat de verantwoordelijkheden van het leidinggevend orgaan worden gedelegeerd. Een uitgever van ART’s blijft volledig verantwoordelijk voor alle uitbestede diensten en activiteiten en de hieruit voortvloeiende managementbesluiten. In het beleidsdocument inzake uitbesteding dient dus duidelijk te worden vastgelegd dat uitbesteding de uitgever van ART’s niet ontslaat van haar wettelijke verplichtingen en verantwoordelijkheden.

In het beleidsdocument dient te worden vastgelegd dat uitbestedingsregelingen een doelmatig toezicht ter plekke en op afstand niet mogen belemmeren en niet mogen indruisen tegen beperkingen inzake toezicht op het gebied van diensten en activiteiten. Het beleid dient ook betrekking te hebben op uitbestedingsovereenkomsten binnen de groep en in voorkomend geval rekening te houden met eventuele specifieke omstandigheden binnen de groep.

Uitgevers van ART’s dienen te allen tijde voldoende substantie te behouden en geen “lege hulzen” of “brievenbusmaatschappijen” te worden. Hiertoe dienen zij:

• a. te allen tijde te voldoen aan de voorwaarden van hun vergunning, hetgeen ook inhoudt dat het leidinggevend orgaan doeltreffend zijn verantwoordelijkheden uitoefent zoals beschreven in afdeling I van deze richtsnoeren;
• b. een helder en transparant organisatiekader en een heldere en transparante structuur in stand te houden die hen in staat stelt aan de wettelijke en regelgevingsvereisten te voldoen;
• c. wanneer operationele taken van internecontrolefuncties worden uitbesteed, passend toezicht uit te oefenen en in staat te zijn de risico’s die voortvloeien uit de uitbesteding van kritieke of belangrijke functies te beheren; en
• d. voldoende middelen en capaciteiten te hebben om a) tot en met c) na te leven.