10 Yrityksen arvot ja menettelytapasäännöt

Ylimmän hallintoelimen tulee olla vastuussa sellaisten tehokkaiden käytäntöjen perustamisesta, hyväksymisestä ja valvomisesta, joilla tunnistetaan, arvioidaan, hallitaan ja vähennetään tai ehkäistään sellaisia tosiasiallisia tai mahdollisia eturistiriitoja laitoksen etujen ja henkilöstön, myös ylimmän hallintoelimen jäsenten, henkilökohtaisten etujen välillä, jotka voivat vaikuttaa haitallisesti näiden henkilöiden tehtävien ja velvollisuuksien hoitamiseen. Konsolidoivan laitoksen tulee tarkastella etuja konsolidoidusti ja alakonsolidointiryhmän tasolla vahvistettujen konserninlaajuisten eturistiriitakäytäntöjen kontekstissa.

Käytännöillä on pyrittävä tunnistamaan henkilöstön eturistiriidat, mukaan lukien heidän lähimpien perheenjäsentensä eturistiriidat. Laitosten tulisi ottaa huomioon, että eturistiriidat voivat perustua paitsi nykyisiin myös aikaisempiin henkilökohtaisiin suhteisiin tai työsuhteisiin. Mikäli eturistiriitoja ilmenee, laitosten tulisi arvioida niiden olennaisuus sekä tarvittaessa päättää asianmukaisista lieventävistä toimenpiteistä ja panna ne täytäntöön

Aikaisemmista suhteista johtuvien eturistiriitojen osalta laitosten tulisi määritellä asianmukainen ajanjakso, jolta ne haluavat henkilöstönsä ilmoittavan tällaisista eturistiriidoista sen perusteella, että niillä voi vielä olla vaikutusta henkilöstön toimintaan ja päätöksentekoon osallistumiseen.

Käytäntöjen tulisi kattaa ainakin seuraavat tilanteet ja suhteet, joiden perusteella eturistiriitoja voi syntyä:

• a. taloudelliset edut (esim. osakkeet, muut omistusoikeudet ja jäsenyydet, hallintaosuudet ja muut kaupallisiin asiakkaisiin liittyvät taloudelliset edut, immateriaalioikeudet, laitoksen myöntämät lainat henkilöstön omistamalle yritykselle, sellaisen elimen jäsenyys tai sellaisen elimen tai yksikön omistusoikeus, jonka edut ovat ristiriidassa laitoksen etujen kanssa)
• b. henkilökohtaiset tai ammatilliset suhteet tahoihin, joilla on huomattavia omistusosuuksia laitoksesta
• c. henkilökohtaiset tai työhön liittyvät suhteet varovaisuusperiaatteen mukaisen konsolidoinnin piiriin kuuluvan laitoksen tai yksiköiden henkilöstöön (esim. perhesuhteet)
• d. muut työsuhteet ja aiemmat työsuhteet lähimenneisyydessä (esim. viimeisen viiden vuoden aikana)
• e. henkilökohtaiset tai työhön liittyvät suhteet keskeisiin ulkoisiin sidosryhmiin (esim. suhteet olennaisiin toimittajiin, neuvonta- ja asiantuntijapalveluihin tai muihin palveluntarjoajiin)
• f. poliittinen vaikutusvalta tai poliittiset suhteet.

Edellä sanotusta huolimatta laitosten tulisi huomioida, että jos henkilöstön jäsenellä on osakkuuksia tai yksityisiä tilejä tietyssä laitoksessa, tämä laitos on myöntänyt hänelle lainoja tai hän käyttää muita laitoksen tarjoamia palveluja, tämän perusteella ei tulisi syntyä tilannetta, jossa henkilöstön jäsenellä katsotaan olevan eturistiriita, jos pysytään asianmukaisen vähimmäistason alapuolella.