10 Företagens värderingar och uppförandekod

Institutens åtgärder för att hantera eller i förekommande fall minska intressekonflikterna bör dokumenteras och bland annat innefatta följande:

• a. Lämplig åtskillnad mellan ansvarsområdena, till exempel genom att anförtro verksamheter inom transaktionskedjan eller i fråga om tjänster som kan innebära en intressekonflikt till olika personer eller genom att anförtro övervakningen och rapporteringen av sådana verksamheter till olika personer.
• b. Upprättande av informationsbarriärer, t.ex. genom en fysisk åtskillnad mellan vissa affärsområden eller enheter.

Ledningsorganet bör vara ansvarigt för att fastställa, godkänna och övervaka genomförandet och upprätthållandet av effektiva policyer för att identifiera, bedöma, hantera och minska eller förebygga faktiska eller potentiella konflikter mellan institutets intressen och privata intressen hos personalen, inbegripet ledningsorganets ledamöter, som kan inverka EBA Regular Use

menligt på deras fullgörande av sina uppgifter och ansvarsområden. Ett konsoliderande institut bör beakta olika intressen i en koncerngemensam policy om intressekonflikter på grupp- eller undergruppsnivå.

Policyn bör syfta till att identifiera intressekonflikter hos personalen, inbegripet deras nära familjemedlemmars intressen. Instituten bör ta hänsyn till att intressekonflikter inte enbart kan uppstå till följd av aktuella relationer utan även till följd av tidigare personliga eller yrkesmässiga relationer. När intressekonflikter uppstår bör instituten bedöma hur betydande de är samt besluta om och genomföra lämpliga åtgärder för att minska konflikterna.

När det gäller intressekonflikter som kan uppstå till följd av tidigare relationer bör instituten fastställa hur långt tillbaka personalens rapportering av sådana intressekonflikter bör sträcka sig mot bakgrund av att konflikterna fortfarande kan påverka personalens beteende och deras deltagande i beslutsfattandet.

Policyn bör omfatta åtminstone följande situationer eller relationer där intressekonflikter kan uppstå:

• a. Ekonomiska intressen (t.ex. aktieinnehav, andra äganderätter och medlemskap, finansiella innehav och andra ekonomiska intressen i företagskunder, immateriella rättigheter, lån som institutet beviljat ett företag som ägs av personalen, medlemskap i ett organ eller en enhet med intressen som står i strid med institutets).
• b. Personliga eller yrkesmässiga relationer till ägare till kvalificerade innehav i institutet.
• c. Personliga eller yrkesmässiga relationer till personal som arbetar för institutet eller företagen som omfattas av konsolidering under tillsyn (exempelvis familjerelationer).
• d. Andra anställningar och tidigare anställningar i nära förfluten tid (t.ex. fem år bakåt).
• e. Personliga eller yrkesmässiga relationer till relevanta externa intressenter (t.ex. samröre med betydande leverantörer, konsultföretag eller andra tjänsteleverantörer).
• f. Politiskt inflytande eller politiska relationer.