10 Ondernemingswaarden en gedragscode

Het leidinggevend orgaan dient verantwoordelijk te zijn voor de vaststelling, de goedkeuring en het toezicht op de tenuitvoerlegging en de handhaving van doeltreffend beleid voor het identificeren, beoordelen, beheren en beperken of voorkomen van feitelijke en potentiële conflicten tussen de belangen van de instelling en de particuliere belangen van personeelsleden, met inbegrip van leden van het leidinggevend orgaan, die de vervulling van hun taken en verantwoordelijkheden negatief zouden kunnen beïnvloeden. Een consoliderende instelling dient rekening te houden met belangen binnen een groepsbreed beleid inzake belangenconflicten op een geconsolideerde of gesubconsolideerde basis.

Het beleid dient erop gericht te zijn belangenconflicten van personeelsleden te identificeren, met inbegrip van conflicten met de belangen van hun naaste familieleden. Instellingen dienen er rekening mee te houden dat belangenconflicten niet alleen kunnen ontstaan als gevolg van bestaande persoonlijke of professionele relaties, maar ook van dergelijke relaties uit het verleden. Wanneer belangenconflicten ontstaan, dienen instellingen te beoordelen hoe zwaarwegend deze zijn en besluiten te nemen over beperkende maatregelen, en die indien nodig uit te voeren.

Wat betreft belangenconflicten die het gevolg zijn van relaties uit het verleden, dienen instellingen een passende periode vast te stellen waarvoor zij willen dat personeelsleden dergelijke belangenconflicten melden, op basis van het feit dat deze nog steeds van invloed kunnen zijn op het gedrag van personeelsleden en hun aandeel in de besluitvorming.

Het beleid dient in ieder geval betrekking te hebben op de volgende situaties of relaties waarin belangenconflicten kunnen ontstaan:

• a. economische belangen (bijv. aandelen, andere eigendomsrechten en lidmaatschappen, financiële holdings en andere economische belangen in commerciële cliënten, intellectuele-eigendomsrechten, leningen die door de instelling zijn verstrekt aan een onderneming die in handen is van een personeelslid, lidmaatschap van een orgaan of eigendom van een orgaan of entiteit met conflicterende belangen);
• b. persoonlijke of professionele relaties met de bezitters van gekwalificeerde deelnemingen in de instelling;
• c. persoonlijke of professionele relaties met personeelsleden van de instellingen of entiteiten die onder de prudentiële consolidatie vallen (bijv. familiaire relaties);
• d. een andere baan en een eerdere baan uit het recente verleden (bijv. vijf jaar);
• e. persoonlijke of professionele relaties met relevante externe belanghebbenden (bijv. banden hebben met belangrijke leveranciers, adviesbedrijven of andere dienstverleners); en
• f. politieke invloed of politieke relaties.

Niettemin dienen instellingen er rekening mee te houden dat het feit dat iemand aandeelhouder van een instelling is of particuliere rekeningen of leningen heeft bij, of gebruikmaakt van andere diensten van een instelling, niet tot een situatie dient te leiden waarin personeelsleden worden geacht een belangenconflict te hebben als zij binnen een toepasselijke ‘de minimis’-drempel blijven.