15 Attuazione di un quadro di controllo interno

L’organo di gestione dovrebbe essere responsabile della definizione e del monitoraggio dell’adeguatezza e dell’efficacia dei processi, dei meccanismi e del quadro di controllo interno nonché della sorveglianza di tutte le linee di business e unità interne, incluse le funzioni di controllo interno (quali la conformità, compresa la conformità ai requisiti in materia di contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo laddove separata dalla funzione di conformità nonché le funzioni di gestione dei rischi e di audit interno, laddove istituite). Le imprese di investimento dovrebbero stabilire, mantenere e aggiornare periodicamente e per iscritto politiche, meccanismi e procedure di controllo interno adeguati, che dovrebbero essere approvati dall’organo di gestione. Qualora non sia istituita alcuna funzione di gestione del rischio, l’organo di gestione dovrebbe essere responsabile della definizione e del monitoraggio di adeguate procedure e politiche di gestione dei rischi.

Un’impresa di investimento dovrebbe disporre di un processo decisionale chiaro, trasparente e documentato e di una chiara ripartizione delle responsabilità e dell’autorità all’interno del suo quadro di controllo interno, incluse le sue linee di business, le unità interne e le funzioni di controllo interno.

Le imprese di investimento dovrebbero comunicare tali politiche, meccanismi e procedure a tutto il personale e ogniqualvolta vengano apportate modifiche sostanziali.

Le funzioni di controllo interno dovrebbero verificare che le politiche, i meccanismi e le procedure stabiliti nel quadro di controllo interno siano attuati correttamente nelle rispettive aree di competenza.

Le funzioni di controllo interno dovrebbero sottoporre regolarmente all’organo di gestione relazioni scritte sulle principali lacune individuate. Queste relazioni dovrebbero includere, per ciascuna nuova importante lacuna individuata, i relativi rischi connessi, una valutazione d’impatto, le raccomandazioni e le misure correttive da adottare. L’organo di gestione dovrebbe dare seguito tempestivamente ed efficacemente alle risultanze evidenziate dalle funzioni di controllo interno e richiedere misure correttive. Dovrebbe essere messa in atto una procedura formale di follow-up sui risultati rilevati e sulle misure correttive adottate.