15 Sisäisen valvonnan järjestelmän täytäntöönpano

Ylimmän hallintoelimen tulee olla vastuussa sisäisen valvonnan järjestelmän, prosessien ja mekanismien luomisesta ja niiden riittävyyden ja vaikuttavuuden seurannasta sekä kaikkien liiketoiminta-alueiden ja sisäisten yksiköiden valvonnasta, mukaan lukien sisäisten valvonta toimintojen (kuten säännösten noudattamisen valvonnan toiminto, mukaan lukien mahdollinen erillinen rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa koskevien säännösten noudattamista valvova toiminto, sekä mahdolliset riskienhallinnan ja sisäisen tarkastuksen toiminnot ) valvonta. Sijoituspalveluyritysten tulee laatia asianmukaiset kirjalliset sisäisen valvonnan käytännöt, mekanismit ja menettelyt sekä ylläpitää ja päivittää niitä säännöllisesti. Periaatteiden tulee olla ylimmän hallintoelimen hyväksymiä. Jos riskienhallintatoimintoa ei ole perustettu, ylin hallintoelin vastaa asianmukaisten riskienhallintamenettelyjen ja -käytäntöjen luomisesta ja seurannasta.

Sijoituspalveluyrityksellä tulee olla selkeä, avoin ja dokumentoitu päätöksentekomenettely ja selkeä vastuunjako ja toimivalta sisäisen valvonnan järjestelmässään, joka kattaa sen liiketoiminta-alueet, sisäiset yksiköt ja sisäiset valvontatoiminnot.

Sijoituspalveluyritysten tulee tiedottaa käytännöistään, mekanismeistaan ja menettelyistään koko henkilöstölle ja joka kerta, kun niihin on tehty olennaisia muutoksia.

Sisäisten valvontatoimintojen tulee tarkistaa, että sisäisen valvonnan järjestelmässä määritetyt käytännöt, mekanismit ja menettelyt pannaan täytäntöön oikealla tavalla niiden toimivaltuuksiin kuuluvilla osa-alueilla.

Sisäisten valvontatoimintojen tulisi toimittaa ylimmälle hallintoelimelle säännöllisesti kirjallisia raportteja, joissa tuodaan esiin vakavia havaittuja puutteita. Näiden raporttien tulee sisältää kunkin uuden havaitun puutteen osalta siihen liittyvät keskeiset riskit, vaikutusten arviointi, suositukset ja suoritettavat korjaavat toimenpiteet. Ylimmän hallintoelimen on suoritettava sisäisten valvontatoimintojen havaintojen pohjalta oikea-aikaista ja tehokasta seurantaa ja vaadittava asianmukaisia korjaavia toimia. Havaintoja ja suoritettuja korjaavia toimenpiteitä varten on luotava muodollinen seurantamenettely.