15 Genomförande av en ram för intern kontroll

Ledningsorganet ska ansvara för att upprätta och övervaka att ramen, processerna och mekanismerna för intern kontroll är tillräckliga och effektiva, samt övervaka alla affärsområden och interna enheter, inklusive interna kontrollfunktioner (däribland funktionen för regelefterlevnad, inklusive funktionen för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism om denna är en separat funktion, samt riskhanterings- och internrevisionsfunktioner i de fall sådana har inrättats). Värdepappersföretag ska införa, upprätthålla och regelbundet uppdatera lämpliga skriftliga policyer, mekanismer och förfaranden för intern kontroll, och dessa ska godkännas av ledningsorganet. Om ingen riskhanteringsfunktion har inrättats ska ledningsorganet ansvara för att upprätta och övervaka lämpliga förfaranden och policyer för riskhantering.

Värdepappersföretaget ska ha en tydlig, transparent och dokumenterad beslutsprocess och en tydlig fördelning av ansvarsområden och befogenheter inom ramen för intern kontroll. Detta gäller även företagets affärsområden, interna enheter och interna kontrollfunktioner.

Värdepappersföretag ska förmedla dessa policyer, mekanismer och förfaranden till all personal närhelst väsentliga förändringar har införts.

De interna kontrollfunktionerna ska kontrollera att de policyer, mekanismer och förfaranden som föreskrivs i ramen för intern kontroll tillämpas på ett korrekt sätt inom deras respektive behörighetsområden.

De interna kontrollfunktionerna ska regelbundet lämna skriftliga rapporter till ledningsorganet om allvarliga brister som har konstaterats. Dessa rapporter ska innehålla information om relevanta risker, en konsekvensbedömning, rekommendationer och korrigerande åtgärder som ska vidtas avseende varje ny allvarlig brist som har konstaterats. Ledningsorganet ska följa upp de interna kontrollfunktionernas iakttagelser i god tid och på ett effektivt sätt och ska utfärda krav om lämpliga korrigerande åtgärder. Ett formellt uppföljningsförfarande för iakttagelser och vidtagna korrigerande åtgärder ska införas.