15 Izvajanje ureditve notranjih kontrol

Upravljalni organ bi moral biti odgovoren za vzpostavitev in spremljanje ustreznosti in učinkovitosti ureditve, postopkov in mehanizmov notranjih kontrol ter za nadzor vseh poslovnih področij in notranjih enot, vključno s funkcijami notranjih kontrol (na primer spremljanje skladnosti poslovanja, vključno s skladnostjo s predpisi na področju preprečevanja pranja denarja in financiranja terorizma, kjer je to ločeno od funkcije spremljanja skladnosti poslovanja, ter funkcija upravljanja tveganj in notranje revizije, kjer sta vzpostavljeni). Investicijska podjetja bi morala vzpostaviti, vzdrževati in redno posodabljati ustrezne pisne politike, mehanizme in postopke notranjih kontrol, ki bi jih moral odobriti upravljalni organ. Če funkcija upravljanja tveganj ni vzpostavljena, bi upravljalni organ moral biti odgovoren za vzpostavitev in spremljanje ustreznih postopkov in politik upravljanja tveganj.

Investicijsko podjetje bi moralo imeti vzpostavljen jasen, pregleden in dokumentiran postopek odločanja ter jasno razporeditev odgovornosti in pooblastil v ureditvi notranjih kontrol, vključno s poslovnimi področji, notranjimi enotami in funkcijami notranjih kontrol.

Investicijska podjetja bi morala o teh politikah, mehanizmih in postopkih obvestiti vse zaposlene, in sicer ob vsaki večji spremembi.

Funkcije notranjih kontrol bi morale preverjati pravilno izvajanje politik, mehanizmov in postopkov, določenih v okviru notranjih kontrol, na ustreznih področjih, za katera so pristojne.

Funkcije notranjih kontrol bi morale upravljalnemu organu redno oddati pisna poročila o večjih ugotovljenih pomanjkljivostih. Ta poročila bi morala za vsako na novo ugotovljeno večjo pomanjkljivost vključevati zadevna tveganja, oceno učinka, priporočila in predvidene korektivne ukrepe. Upravljalni organ bi moral na podlagi ugotovitev funkcij notranjih kontrol pravočasno in učinkovito ukrepati ter zahtevati primerne popravne ukrepe. Vzpostaviti bi bilo treba formalni postopek za ukrepanje na podlagi ugotovitev in sprejetje korektivnih ukrepov.