15 Belső kontrollkeretrendszer megvalósítása

A vezető testület felel a belső kontrollkeretrendszer, az eljárások és mechanizmusok létrehozásáért, valamint megfelelő jellegük és eredményességük nyomon követéséért, továbbá az összes üzletág és belső egység felügyeletéért, a belső kontroll funkciót ellátó területeket is beleértve (mind például a megfelel őség biztosítási részleg, az AML/CFT megfelel őségi i részleget is beleértve, amennyiben elkülönül a megfelel őség biztosítási i részlegtől, valamint a belső ellenőrzési részlegek, ha létrehozták őket). A befektetési vállalkozásoknak létre kell hozniuk, fenn kell tartaniuk és rendszeresen frissíteniük kell a megfelelő írásos belső kontroll-politikáikat, mechanizmusaikat és eljárásaikat, amelyeket a vezető testületnek kell jóváhagynia. Amennyiben nincs kockázatkezelési részleg, a vezető testületnek kell felelősséget vállalnia a megfelelő kockázatkezelési eljárások és politikák kialakításáért és nyomon követéséért.

A befektetési vállalkozásnak világos, átlátható és dokumentált döntéshozatali folyamattal, valamint a felelősségi körök és hatáskörök egyértelmű szétválasztásával kell rendelkeznie a belső kontroll- keretrendszerén belül, beleértve az üzletágakat, belső szervezeti egységeket és belső kontroll-részlegeket.

A befektetési vállalkozásoknak e politikákat, mechanizmusokat és eljárásokat kommunikálniuk kell az összes munkatárs felé, minden olyan esetben, amikor lényeges változtatásokat vezetnek be.

A belső kontroll funkciót ellátó területeknek ellenőrizniük kell, hogy a belső kontrollkeretrendszerben meghatározott politikákat, mechanizmusokat és eljárásokat megfelelően végrehajtják -e az egyes illetékességi területeken.

A megállapított fontosabb hiányosságokról a belső kontroll funkciót elltátó területeknek rendszeresen írás os jelentéseket kell benyújtaniuk a vezető testülethez. E jelentéseknek minden egyes újonnan azonosított súlyos hiányosságra vonatkozóan tartalmazniuk kell az azokban rejlő releváns kockázatokat, egy hatásvizsgálatot, az ajánlásokat és a végrehajtandó hely reállítására irányuló intézkedéseket. A vezető testületnek időben és hatékony módon figyelemmel kell kísérnie a belső kontroll funkciót ellátó területek megállapításait, és elő kell írnia a megfelelő korrekciós intézkedések meghozatalát. A megállapításokka l és a kiigazító intézkedésekkel kapcsolatban hivatalos nyomon követési eljárást kell bevezetni.