15 Implementação de um quadro de controlo interno

O órgão de administração deve ser responsável pelo estabelecimento e monitorização da adequação e eficácia dos processos, mecanismos e quadro de controlo interno, bem como pela supervisão de todas as áreas de negócio e unidades internas, incluindo as funções de controlo interno (como a função de conformidade, incluindo o controlo de cumprimento em matéria de BC/FT sempre que esta função esteja segregada da função de conformidade, e função de gestão de riscos e a função de auditoria interna, sempre que tenham sido estabelecidas). As empresas de investimento devem estabelecer, manter e atualizar regularmente, procedimentos, mecanismos e políticas de controlo interno, por escrito, que devem ser aprovados pelo órgão de administração. Caso não seja estabelecida uma função de gestão de riscos, o órgão de administração deve ser responsável pela implementação e monitorização de procedimentos e políticas adequados de gestão de riscos.

As empresas de investimento devem assegurar a existência de um processo de tomada de decisão claro, transparente e documentado e uma clara atribuição de responsabilidades e autoridade no âmbito do seu quadro de controlo interno, incluindo as suas áreas de negócio, unidades internas e funções de controlo interno.

As empresas de investimento devem comunicar esses mecanismos, procedimentos e políticas a todos os membros do pessoal e sempre que tenham sido efetuadas alterações significativas.

As funções de controlo interno devem verificar se as políticas, os mecanismos e os procedimentos estabelecidos no quadro de controlo interno são corretamente implementados nas respetivas áreas de competência.

As funções de controlo interno devem apresentar regularmente ao órgão de administração relatórios por escrito sobre as deficiências significativas identificadas. Os relatórios devem incluir, em relação a cada nova deficiência significativa identificada, os riscos relevantes envolvidos, a avaliação do seu impacto, recomendações e medidas corretivas a tomar. O órgão de administração deve dar seguimento às conclusões das funções de controlo interno de forma eficaz e atempada e exigir a adoção de medidas corretivas adequadas. Deve ser estabelecido um procedimento formal de seguimento das conclusões e das medidas corretivas adotadas.